Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej – Szkolenie

Program

1. Na co należy zwrócić szczególna uwagę przy prowadzeniu całości dokumentacji pracowniczej oraz omówienie najczęściej popełnianych błędów przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej – podpowiedzi praktyka.

• Kontynuacja zatrudnienia na podstawie kolejnej umowy a obowiązek prowadzenia NOWYCH akt osobowych.
• Zmienione obowiązki pracodawcy związane z ewidencjonowaniem czasu w związku z modyfikacją zasad w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.
• Części składowe dokumentacji pracowniczej w tym dokumentowanie czasu pracy.
• Skład dokumentacji pracowniczej: ewidencje, dokumenty, wnioski i zgody jako część dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy.

2. Jak prowadzić akta osobowe pracownika cudzoziemca i jakie dokumenty w nich gromadzić?
3. Jak prowadzić akta osobowe ewidencję czasu pracy pracownika kierowcy?
4. Ewidencja czasu pracy dla osób zarządzających i zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy.
5. Okres na jaki należy sporządzić NOWĄ dokumentację pracownicza – na jaki okres ją sporządzać oraz jakie dane są niezbędne od 2019r.?

• Okres przez jaki należy przechowywać dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy – 3 czy 10 lat?
• Praktyczne skutki obowiązku wskazania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w ewidencji czasu pracy.
• Obowiązek określenia rodzaju dni wolnych od pracy w ewidencji czasu pracy – jakie rodzaje dni wolnych od pracy wymagają wskazane w ewidencji?
• Określanie w ewidencji czasu pracy rodzaju zwolnienia od pracy oraz usprawiedliwionej nieobecności.

6. Odpowiedzialność wykroczeniowa pracodawcy za naruszanie obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy.
7. Czasookres przechowywania zwolnień lekarskich według stanowiska MRPiPS oraz stanowiska Centrali ZUS z 2019r.
8. Zmiany kodeksu pracy w związku z RODO – praktyczne wskazówki na podstawie wyjaśnień MPRiPS

• Pozyskiwanie adresów: zamieszkania, zameldowania, do korespondencji według Resortu pracy i UDO.
• Art. 5 RODO dotyczący przechowywania danych osobowych a zakaz kopiowania dowodów osobistych.
• Przykłady dokumentów publicznych.
• Co z dawnymi kopiami dokumentów tożsamości przechowywanym w aktach, jak i czy w ogóle należy je usunąć z akt?
• Adres zamieszkania osoby przyjmowanej do pracy.
• Dane zgłoszeniowe do ZUS a kwestionariusz osobowy pracownika.

9. Najnowsze stanowiska MRPiPS dotyczące dokumentacji pracowniczej.

• Nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej.
• Zasady prowadzenia innej dokumentacji pracowniczej niewymienionej w nowym rozporządzeniu dot. prowadzenia dokumentacji.
• Przechowywanie list obecności, dokumentacji wypadkowej, harmonogramów czasu pracy, wniosków pracowników o wyjścia prywatne oraz wniosków pracowników o odbiór nadgodzin.
• Dopuszczalność sporządzania harmonogramów w formie elektroniczne a prowadzenie dokumentacji papierowej.

10. Zasady przechowywania dokumentacji płacowej i dokumentacji urlopowej.

• Jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji urlopowej a jakie należy zamieścić obowiązkowo w dokumentacji płacowej?
• Gdzie umieścić PIT- y?
• Przechowywania wniosków pracowników o wypłatę wynagrodzenia na rachunek bankowy złożone przed 2019 r.
• Obowiązek dołączenia do dokumentacji placowej wniosków pracowników o wypłatę wynagrodzenia do rak własnych.

11. ODPIS CZY KOPIA świadectwa pracy oraz jak po zmianach od 7 września 2019 r. wydać pracownikowi świadectwo pracy.

• Jak krok po kroku wydać kopie świadectwa pracy (podpis na każdej stronie kopii, nagłówek dokumentu, data sporządzenia kopii, termin na wydanie kopii świadectwa pracy).
• Dwa odmienne sposoby na wydanie kopii świadectwa pracy w zależności od formy prowadzenia dokumentacji – w formie papierowej lub elektronicznej.
• Przechowywanie w aktach kopii świadectwa pracy.
• Osoba uprawniona do odebrania kopii świadectwa pracy.
• Dwie teczki – akta osobowe a jedno świadectwo pracy, w których aktach należy je przechowywać?