Kurs zatrudniania i rozliczania cudzoziemców oraz kontrola PIP i ZUS

Program

Moduł I – Cudzoziemcy oraz pracownicy oddelegowani do państw UE – od zatrudnienia do rozliczenia (3 dni)

Temat 1 –  Zatrudnianie cudzoziemców w 2023r.:

1. Najnowsze zmiany wprowadzone w konsekwencji koronawirusa – czy wiesz jak legalnie zatrudniać w dobie koronawirusa?

• • przedłożenia prawa pobytu,
  • legalne wykonywanie pracy – przedłużenie terminów oświadczeń i zezwoleń na pracę,
  • problemy ze zmianą treści oświadczeń i zezwoleń na pracę,
  • praktyczne sposoby legalnego zatrudniania w przypadku zmiany wymiarów etatu i wynagradzania.

2. Zatrudnianie obywateli Ukrainy po 24.02.2022r.:

• • legalny pobyt przez 18 miesięcy,
  • wymogi związane w zatrudnianiem obywateli Ukrainy,
  • zakres powiadomienia do PUP w związku zatrudnianiem obywateli Ukrainy po 24.02.2022r.

3. Planowane zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców:

• • pełna elektronizacja procesów związanych z zatrudnianiem cudzoziemców,
  • likwidacja, tzw. testu rynku,
  • zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca, tylko jeśli proporcjonalnie wzrośnie jego wynagrodzenie,
  • odmowa wydania zezwolenia na pracę w przypadku nieopłacania składek na ubezpieczenie społeczne,
  • możliwość zwiększenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy w tygodniu lub miesiącu pod warunkiem proporcjonalnego podwyższenia wynagrodzenia bez konieczności zmiany lub uzyskania nowego zezwolenia na pracę albo oświadczenia o zatrudnieniu cudzoziemców,
  • nowy wymiar kary grzywny, zgodnie, z którym kara powinna być wymierzona proporcjonalnie do liczby cudzoziemców, którym powierzono pracę nielegalnie w kwocie nie niższej niż 500 zł za każdego cudzoziemca.

4. Legalność pobytu i możliwość wykonywania pracy na terenie RP. Czy można zatrudniać bez wizy osobę z Ukrainy?

• • osoby/pracownicy zwolnieni z obowiązku posiadania jakiegokolwiek tytułu prawnego zezwalającego na wykonywanie pracy,
  • kategorie pracowników, od których jest wymagane zezwolenie na pracę,
  • pracownicy wykonujące pracę na oświadczeniu o zamiarze powierzenia wykonywania pracy na terenie RP na okres 24 miesięcy – uprzywilejowani obywatele 6 państw,
  • inne formy wykonywania pracy lub zarządzania/nadzorowania w ramach spółek i działalności gospodarczych.

5. Regulacje prawne związane z zatrudnianiem cudzoziemców w Polsce. Czy wiesz od kiedy jest wymagane zezwolenie na pracą dla osoby z Gruzji?

• • regulacje prawne zatrudniania obcokrajowców na terytorium RP,
  • swoboda przepływu pracowników,
  • procedura zatrudniania cudzoziemców objętych i nieobjętych swobodą przepływu.

6. Dokumenty związane z zatrudnianiem cudzoziemców. W jaki sposób prowadzić dokumentację personalną obcokrajowców? Po co jest mi potrzebne zezwolenie na pracę dla obcokrajowca?

• • zezwolenia na pracę,
  • zezwolenia na pobyt i na pracę,
  • oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy,
  • zezwolenie na pracę krótkoterminową i sezonową cudzoziemca,
  • dokumentacja dotycząca pobytu cudzoziemca i sposoby przedłużania pobytu,
  • opłaty za złożone wnioski do organów publicznych,
  • zawieranie umów o pracę,
  • ustalenia w umowach cywilnoprawnych,
  • tłumaczenia dokumentacji pracowniczej oraz sporządzanie dokumentacji w dwóch językach,
  • inne wymogi, np. bhp, ubezpieczenia społeczne, wynagrodzenie, potrącenia w umowy o pracę, i umów cywilnoprawnych, zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu,
  • praktyczne wskazówki w zatrudnianiu cudzoziemców w organizacji.

7. Delegowanie pracowników na teren RP celem wykonywania pracy:

• • wymogi prawne wynikające z implementacji dyrektyw UE w zakresie delegowania,
  • pracownicy z terenu UE i spoza terenu UE,
  • pracownicy tymczasowi delegowani do RP,
  • wyłączenia z zakresu stosowania unormowań dot. delegowania pracowników do RP,
  • sankcje za nieprawidłowości w zakresie delegowania pracowników – jaką karę poniosę jak się pomylę przy zatrudnianiu cudzoziemców?
  • kara grzywny dla pracodawcy lub jego pełnomocnika, którzy nie dopełnili obowiązków zgłoszeniowych oraz nie wykonywali nałożonych na nich obowiązków,
  • kara grzywny za brak tłumaczeń lub nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej.

8. Wykroczenia i kary dotyczące naruszania przepisów dotyczących cudzoziemców.

Temat 2 – Rozliczanie podatkowo-składkowe wynagrodzeń i świadczeń pracowników oddelegowanych do państw UE oraz cudzoziemców zatrudnionych na terytorium RP (2 dni)

1. Delegowanie pracowników – nowe zasady świadczenia usług:

• • Dyrektywa 2018/957 – wprowadzająca od 31.07.2020r. do dyrektywy 96/71 zasadę „taka sama płaca, za taką samą płacę”:
    • nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy – według jakiego prawa?
    • „wynagrodzenie” w przepisach ustawowych i innych wykonawczych układach zbiorowych na poziomie krajowym, sektorowym, lokalnym i na poziomie przedsiębiorstwa – co to oznacza i gdzie ich szukać?
    • jakie składniki wynagrodzenia wchodzą w wynagrodzenie w państwie świadczenia usługi?
    • kto ponosi wydatki na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych?
    • co stanie się w chwili przekroczenia okresu delegowania krótkoterminowego?
    • jakie informacje ma obowiązek przekazać pracodawca na piśmie dla pracownika przed delegowaniem według dyrektywy (UE) 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy,
    • delegowanie obywateli państw trzecich (np. z Ukrainy) do państwa członkowskiego UE.
    • Delegowanie, a podróż służbowa – podobieństwa i różnice: transgraniczna działalność związana z pracą (delegowanie a podróż służbowa) – czy zawsze potrzebne jest zaświadczenie a1?
    • stanowisko państwowej inspekcji pracy na temat łącznego wystąpienia przesłanek delegowania i podróży służbowej.
    • informacje o aktualnych warunkach zatrudnienia – gdzie ich szukać?

2. Podleganie ubezpieczeniom społecznym pracowników oddelegowanych do państw UE

• • Oddelegowanie pracownika i zleceniobiorcy:
    • kiedy spełniony jest warunkiem co najmniej miesięcznego podlegania ubezpieczeniom?
    • czy możliwe jest delegowanie pracownika na okres dłuższy niż 24 miesiące?
    • jak liczyć okres 24 miesięcy?
    • zaświadczenia a1 i postępowanie przed zakładem ubezpieczeń społecznych,
    • różnice między terminem „zamieszkanie” i „ośrodek interesów życiowych”,
    • jak ZUS interpretuje przepisy po wyroku trybunału sprawiedliwości unii europejskiej w sprawie c-477/17 (balandin)?
    • wykonywanie pracy na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich.

• • Podstawa wymiaru składek ZUS oddelegowanego w 2023r.:
    • kurs, po którym należy przeliczyć przychody w walutach obcych,
    • wyłączenie równowartości diet za każdy dzień pobytu za granicą,
    • podstawa wymiaru składek ZUS w razie wykonywania pracy przez część miesiąca w różnych stanach faktycznych: rozpoczęcie pracy w trakcie miesiąca, pełny i niepełny miesiąc wykonywania pracy za granicą, praca w Polsce i za granicą w danym miesiącu, wykonywanie pracy w danym miesiącu za granicą w sytuacji absencji chorobowej lub wykorzystania urlopu wypoczynkowego.
    • jak przerwy w pracy spowodowane chorobą wpływają na okres delegowania pracowników?

3. Jak obliczyć podstawę zasiłku chorobowego dla pracownika oddelegowanego w 2023r.?

• • wyłączenie stosowania ogólnych zasad uwzględniania składników wynagrodzenia w podstawie wymiaru (nagrody, premie, dodatki),
  • zmiana wymiaru czasu pracy w okresie oddelegowania,
  • uzupełnianie składników wynagrodzenia w przypadku nieprzepracowania pełnego okresu przyjętego do podstawy.

·     4. Delegowanie kierowcy w transporcie międzynarodowym:

• • regulacje unijne i prawo pracy tzw. „pakiet mobilności”,
  • czy zgłoszenie jest zawsze konieczne (system imi)?
  • uregulowanie warunków płacowych, PIT i ZUS.

5. Opodatkowanie wynagrodzenia pracownika oddelegowanego:

• • ustalenie kraju właściwego do opodatkowania pracownika,
  • w jaki sposób obliczyć dni pobytu pracownika w innym państwie?
  • odliczenie od podatku 30% diety,
  • zaprzestanie poboru zaliczek na podatek w związku z oddelegowaniem,
  • wniosek pracownika o naliczanie podatku dochodowego,
  • czy pracownik delegowany za granice podlega PPK?
  • jak opodatkować wynagrodzenie pracowników oddelegowanych do ukończenia 26 lat?
  • zasady dotyczące opodatkowania innych kategorii dochodów otrzymywanych przez osoby delegowane: wolny zawód, opodatkowanie dochodów członków organów stanowiących spółek, działalność gospodarcza,
  • umowy o unikania podwójnego opodatkowania, kiedy stosować i którą metodę wybrać?
  • konwencja mli – znaczenie zmian wprowadzonych w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania,
  • zasady sporządzania przez płatników informacji dla pracowników pracujących za granicą: obowiązki płatników, sporządzanie informacji pit-11, przeliczanie dochodów zagranicznych i podatku zapłaconego za granicą na złote.

6. Wybrane świadczenia otrzymywane przez pracowników oddelegowanych za granicę:

• • zakwaterowanie, transport pracownika, polisy ubezpieczeniowe, wyżywienie – kontrowersje związane z ustaleniem, czy świadczenia te stanowią przychód dla pracownika, czy nie najnowsze orzeczenia sądów, interpretacje podatkowe,
  • opieka medyczna, dodatek za rozłąkę, zwrot kosztów przeniesienia służbowego, używanie samochodu prywatnego do celów służbowych i służbowego do celów prywatnych.
  • Przychody cudzoziemców zatrudnionych w Polsce na podstawie umowy o pracę i umów cywilnoprawnych:
  • zatrudnienie obywateli państw trzecich (np. Ukrainy) na podstawie umowy o pracę i umowy zlecenia wykonującym pracę na terytorium RP,
  • funkcja rezydencji podatkowej i jej prawidłowe ustalenie,
  • umowa zlecenia z obywatelami państw UE. Jakie elementy muszą być zawarte w umowie zleceniu z obcokrajowcem?
  • zakres obowiązku podatkowego w Polsce,
  • certyfikat rezydencji. stanowisko ministerstwa finansów w sprawie pisemnych oświadczeń obywateli z Ukrainy dotyczące rezydencji podatkowej,
  • obowiązki płatnika dla rezydenta i nierezydenta – deklaracje: pit-11, ift-1/ift-1r.

Moduł II – Kontrola PIP oraz ZUS bez stresu ( 3 dni )

 Temat 1 – Klasyfikacja umów w świetle kontroli ZUS i PIP

1. Umowy o pracę – aspekt nawiązania stosunku pracy:

• • rodzaje umów o pracę i ich obligatoryjne elementy,
  • treść umowy o pracę po zmianach,
  • jak zawieramy umowę na okres próbny po zmianach przepisów?
  • jakie mogą być przesłanki zawarcia umowy na zastępstwo i jakie może zawierać elementy w świetle najnowszych stanowisk ministerstwa i RODO?
  • przebieg zgłoszenia do PIP umowy na czas określony zawartej powyżej 33 miesięcy – z obiektywnymi przyczynami,
  • na jakich zasadach pracownik będzie mógł wnioskować o zmianę warunków zatrudnienia?

2. Umowa zlecenia a umowa o pracę – podobieństwa i różnice:

• • umowy cywilnoprawne, a umowa o pracę w świetle kontroli inspekcji pracy,
  • kiedy inspektor zakwestionuje rodzaj umowy?
  • co jest wykroczeniem?

3. Rozwiązanie umowy:

• • jakie mamy tryby rozwiązania umowy o pracę?
  • jakie są wymogi formalne oświadczenia o rozwiązaniu umowy?
  • zmiany w rozwiązaniu umowy na czas określony,
  • kiedy następuje doręczenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę?
  • gdzie i w jaki sposób przesyłać korespondencję do cudzoziemców?
  • w jaki sposób rozwiązać umowę cywilnoprawną?
  • jakie kwestie dotyczące rozwiązania umów podlegają kontroli?

4. Umowy cywilnoprawne – aspekt zatrudnieniowy:

• • umowa o dzieło, a umowa zlecenia (o świadczenie usług) – charakterystyka umowy rezultatu
    i umowy starannego działania,
  • pojęcie „dzieła” i charakterystyka jego elementów konstytutywnych pozwalających na ustalenie, czy mamy do czynienia z „dziełem”,
  • postanowienia umowy o dzieło autorskie (utwór jako rezultat umowy, pola eksploatacji, dyspozycje odnośnie praw autorskich, zasady kształtowania wynagrodzenia),
  • wskazówki w zakresie prawidłowego konstruowania postanowień umów cywilnoprawnych,
  • kiedy ZUS zakwestionuje umowę o dzieło w razie kontroli?
  • kto i kiedy może kwestionować zawarte umowy cywilnoprawne z cudzoziemcami?
  • jakie elementy umów o pracę najczęściej kontrolują funkcjonariusze straży granicznej i PIP?
  • postępowanie kontrolne ZUS,
  • postępowanie odwoławcze po kontroli ZUS.

5. Nowy Obowiązek informowanie ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło:

• • zakres podmiotowy i przedmiotowy obowiązku zgłoszenia,
  • terminy zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS,
  • kiedy nie mamy obowiązku zgłoszenia?

6. Umowy cywilnoprawne – aspekt ubezpieczeniowy:

• • umowy cywilnoprawne podlegające i niepodlegające ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym,
  • zasady opłacania składek za pracownika na zleceniu lub umowie o dzieło w przypadku, gdy wykonują pracę na rzecz swojego pracodawcy,
  • zbieg tytułu ubezpieczenia społecznego – jednoczesne wykonywanie umowy o pracę i umowy zlecenia,
  • zbieg tytułu ubezpieczenia społecznego przy jednoczesnym wykonywaniu kilku umów cywilnoprawnych.

7. Płaca minimalna w umowach zlecenia w 2023 r.:

• • dozwolone zasady wynagradzania oraz minimalne stawki godzinowe w umowach cywilnoprawnych,
  • zasady dokumentowania wypłaty minimalnego wynagrodzenia,
  • potrącenia z wynagrodzeń zleceniobiorców, a płaca minimalna,
  • zakres kontroli PIP.

Temat 2 –  Dokumentacja pracownicza po zmianach w świetle kontroli (2 dni)

1. Szkolenia z zakresu BHP w świetle kontroli
2. Czy należy przeszkolić zleceniobiorcę?
3. Badania lekarskie:

• • jakie rodzaje badań przeprowadzamy?
  • kiedy możemy uwzględnić badania z poprzedniego zakładu?
  • czy należy uzyskać orzeczenie od zleceniobiorcy?

4. Jak zapewniać badania medycyny pracy i szkolenia bhp dla obcokrajowców?
5. W jaki sposób najlepiej prowadzić dokumentację dotyczącą odzieży i obuwia roboczego?
6. Kwestia odpłatności za BHP przy umowach cywilnoprawnych.
7. Umowa cywilnoprawna a przepisy BHP.
8. Co jest dokumentacją pracowniczą po zmianie przepisów?

9. Teczka akt osobowych po nowemu:

• • przepisy o ochronie danych osobowych, a dokumentacja pracownicza,
  • jakich danych żądamy przy umowach cywilnoprawnych?
  • dokumenty cudzoziemca,
  • informacja dodatkowa w teczce akt osobowych po zmianach ,
  • kiedy mamy obowiązek kontynuacji teczki akt osobowych?

10. Czy prowadzimy akta osobowe dla umów cywilnoprawnych?
11. Przechowywanie dokumentacji w świetle stanowisk Ministerstwa i PIP – kontrola Inspekcji Pracy – jakie są nowe okresy?

12. Jakich dokumentów, informacji i wyjaśnień może żądać inspektor pracy – czy regulacje RODO ograniczają dostęp inspektora do danych osobowych pracowników?

13. Co może zakwestionować PIP?
14. Dokumentacja czasu pracy w świetle kontroli PIP:

• • jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy po zmianach?
  • w jakich sytuacjach możemy prowadzić uproszczoną ewidencję czasu pracy?
  • różnice między listą obecności, a ewidencją czasu pracy,
  • co to jest czas pracy i jakie elementy zaliczamy do czasu pracy?
  • kiedy i w jaki sposób tworzymy plany pracy – stanowiska ministerstwa i inspekcji pracy,
  • jakie elementy planu pracy mogą być zakwestionowane w czasie kontroli?
  • jakie są najczęściej popełniane błędy przy organizowaniu czasu pracy pracowników?
  • w jaki sposób prowadzić ewidencję czasu pracy obcokrajowców?

15. Zatrudnienie młodocianych – jak i w jakim celu zawieramy umowy z pracownikiem młodocianym:

• • czas pracy pracownika młodocianego,
  • urlop wypoczynkowy,
  • odpowiedzialność za naruszanie przepisów.

16. Zasady stosowania pracy zdalnej na podstawie nowych znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy:

• • w jaki sposób będzie wprowadzana praca zdalna oraz jakie będą jej rodzaje?
  • kiedy pracodawca, co do zasady, będzie zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika?
  • jakie będą wzajemne prawa i obowiązki w trakcie wykonywania pracy zdalnej?
  • jakie będą zasady zwrotu kosztów pracy zdalnej?

17. Nowe zasady kontroli obecności alkoholu i środków działających podobnie do alkoholu:

• • którzy pracodawcy będą mogli wprowadzić prewencyjną kontrolę trzeźwości?
  • jak w zakładzie wprowadzić regulacje dotyczące takiej kontroli?
  • jakie pracodawca będzie miał obowiązki informacyjne?
  • w jaki sposób będzie mogła być przeprowadzona kontrola prewencyjna?
  • na jakich zasadach będzie mogła być przeprowadzana kontrola trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu wobec pracowników nieobjętych kontrolą prewencyjną?

18. Zakres kontroli Inspekcji Pracy.

DZIEŃ II

1. Dokumentacja urlopów wypoczynkowych w świetle kontroli:

• • kiedy nabywamy prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego, a kiedy do następnych ?
  • jak prawidłowo ustalić wymiar urlopu?
  • udzielanie urlopu wypoczynkowego – co może zakwestionować inspektor?
  • co to jest urlop na żądanie i czy pracodawca może odmówić jego udzielenia?
  • kiedy istnieje obowiązek wypłaty ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego urlopu?
  • jak udzielamy urlopu osobie niepełnosprawnej?

2. Pozostałe usprawiedliwione nieobecności w pracy.
3. Zwolnienia od pracy oraz sposoby usprawiedliwiania nieobecności w pracy – jakich dokumentów żądamy od pracownika?
4. Urlop bezpłatny:

• • tryb udzielenia urlopu bezpłatnego,
  • zakaz stosowania przymusowych urlopów bezpłatnych na czas przestoju.

5. Zwolnienia od pracy i ich usprawiedliwianie:

• • z prawem do wynagrodzenia,
  • bez prawa do wynagrodzenia,
  • zasady usprawiedliwiania.

6. Opieka nad dzieckiem do lat 14:

• • wymiar i wnioskowanie,
  • zasady wykorzystania,
  • skrócony czas pracy a opieka na godziny.

7. Urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy.
8. Zmiany w związku z dostosowaniem przepisów do dyrektywy work-life balance:

• • zmiany w urlopach rodzicielskich,
  • obowiązek wprowadzenia urlopu opiekuńczego,
  • zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej,
  • elastyczna praca na wniosek,
  • ochrona trwałości stosunku pracy.

9. Dokumentacja wynagrodzeń:

• • jakie są obligatoryjne składniki wynagrodzenia?
  • jakie są nowe zasady ustalenia wynagrodzenia minimalnego?
  • procedura zmiany w przepisach wewnątrzzakładowych,
  • jak ustalić wynagrodzenie w przypadku nie przepracowania pełnego miesiąca, np. rozpoczęcia i zakończenia pracy w trakcie miesiąca?
  • jak wyliczyć wynagrodzenie w przypadku zmiany wynagrodzenie lub wymiaru etatu w trakcie miesiąca?
  • obligatoryjne potrącenia z wynagrodzenia za pracę,
  • jak dokonujemy potrąceń z umów cywilnoprawnych?

10. Pracownicze Plany Kapitałowe a rozliczenie wynagrodzeń: 

• • PPK a lista płac,
  • podstawa obliczenia wpłat do PPK,
  • limit 30% przeciętnego wynagrodzenia, a wpłaty do PPK,
  • podatkowe i ubezpieczeniowe konsekwencje wpłat na PPK,
  • PPK a umowa cywilnoprawna.

11. Jakich dokumentów w czasie kontroli może zażądać inspektor?
12. Co jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika?
13. Zakres kontroli PIP z uwzględnieniem najczęściej występujących nieprawidłowości.
14. Regulacje prawne w zakresie uprawnień PIP:

• • zakres dokumentacji jaką może żądać inspektor pracy,
  • kontrola legalności zatrudnienia,

15. Kontrola umów cywilno-prawnych.
16. Przestępstwa przeciwko prawom pracownika.
17. Jakie prawa i obowiązki ma kontrolowany pracodawca?
18. Dokumentacja pokontrolna PIP:
19. Protokół z kontroli i środki prawne stosowane przez inspektora pracy,
20. Postępowanie odwoławcze i postępowanie egzekucyjne.
21. Środki prawne stosowane przez inspektora – zastosowanie i przykłady oraz tryb odwoławczy.
22. Jakie są skutki niewykonania nakazu lub wystąpienia?