W tym wpisie przeczytasz:
- Podstawowe zasady odliczenia VAT – czy będą zmiany od przyszłego roku?
- Moment wystawienia i otrzymania faktury po nowemu – bądź czujny w przypadku faktur ustrukturyzowanych
- Tryb offline i faktury wystawiane poza systemem
- Co z fakturami wystawionymi poza KSeF? Czy istnieje prawo do odliczenia VAT?
- Stanowisko organów podatkowych
- Podsumowanie
- Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
Rewolucja w e-fakturowaniu zbliża się nieuchronnie. Począwszy od 1 lutego 2026 roku najwięksi podatnicy podatku od towaru i usług, u których wartość sprzedaży przekroczyła w 2024 roku kwotę 200 mln zł brutto, zaczną obowiązkowo wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Na kolejnym etapie (od 1 kwietnia 2026 roku), takie faktury wystawiać będą zasadniczo pozostałe podmioty – jedynie mikropodatnicy nazywani przez Ministerstwo Finansów „wykluczonymi cyfrowo”, wejdą w powyższy obowiązek od 1 stycznia 2027 roku (przy założeniu, że nie przekroczą wcześniej w żadnym miesiącu kwoty sprzedaży udokumentowanej fakturami w wysokości 10.000 zł brutto).
W praktyce, w obiegu dokumentów w 2026 roku będą funkcjonować zarówno faktury ustrukturyzowane, jak i faktury nieposiadające tej formy. Skutkiem powyższego w sposób naturalny u podatników mogą pojawiać się wątpliwości w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT od takich faktur oraz momentu odliczenia.
Warto zatem zastanowić się, czy po wejściu w życie KSeF podatnik może być pozbawiony prawa do odliczenia VAT od faktur, które zostały wystawione bez wymaganej formy, a także jaką datę należałoby przyjąć za datę otrzymania.
Podstawowe zasady odliczenia VAT – czy będą zmiany od przyszłego roku?
Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (dalej: uVAT), podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Zasadniczo kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Podatnik zaś (w myśl art. 86 ust. 10 uVAT), uzyskuje powyższe uprawnienie w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 10b pkt 1 przywołanej ustawy, prawo to powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Jednocześnie w art. 88 uVAT określone zostały przesłanki negatywne, których zaistnienie może pozbawić podatnika prawa do odliczenia podatku VAT.
Istotne natomiast jest to, że w stanie prawnym obowiązującym od przyszłego roku, w powołanych powyżej przepisach nie pojawi się żadna zmiana, co w praktyce będzie oznaczało dla podatników, iż tak jak do tej pory w celu uznania danego dokumentu za dający (lub nie) prawo do odliczenia istotne będzie wyłącznie precyzyjne określenie:
- daty obowiązku podatkowego,
- daty otrzymania faktury oraz
- braku negatywnych przesłanek wymienionych w art. 88 uVAT.
Dopiero po kumulatywnym ich wypełnieniu pojawi się możliwość odliczenia podatku naliczonego przez podatnika VAT.
Moment wystawienia i otrzymania faktury po nowemu – bądź czujny w przypadku faktur ustrukturyzowanych
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania 1 lutego 2026 roku, w ustawie o VAT pojawią się odrębne regulacje odnoszące się do określenia momentu wystawienia i odebrania faktury ustrukturyzowanej. W odniesieniu do faktur online, dla określenia daty wystawienia faktury kluczowa będzie, zgodnie z art. 106na ust. 1 uVAT, data przesłania faktury do KSeF. Pod tym pojęciem zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, rozumieć należy zainicjowanie wysyłki pliku w ramach otwartej sesji i jego rejestracja na bramce.
- Jeśli plik jest poprawny, to otrzyma numer KSeF.
- Jeśli plik posiada jakieś błędy, to system odrzuci go i faktura nie zostanie wystawiona. W takich okolicznościach trzeba go poprawić i wysłać ponownie.
Jeżeli natomiast chodzi o datę otrzymania faktury, to jest nią (w myśl art. 106na ust. 3 uVAT), dzień przydzielenia w Krajowym Systemie e-Faktur numeru identyfikującego tę fakturę (dzień nadania tej fakturze numeru KSeF). Data ta jest widoczna dla odbiorcy e-faktury w systemie w czasie rzeczywistym.
Już na tym etapie pojawiają się pytania:
- Czy opóźnienie w przesłaniu faktury skutkuje przesunięciem momentu odliczenia VAT na kolejny okres rozliczeniowy?
- Jak określić ten moment?
- Czy zawsze będzie to data nadania numeru KSeF?
Udzielenie na nie odpowiedzi będzie możliwe dopiero po wskazaniu drugiego z mechanizmów wystawiania faktur, a mianowicie wystawiania faktur w trybie offline i określonej przepisami prawa daty otrzymania.
Tryb offline i faktury wystawiane poza systemem
Rozwiązania przewidziane w ustawie odnoszą się do wystawiania faktur w sytuacji:
- niedostępności KSeF związanej z zaplanowanymi pracami serwisowymi tego systemu,
- awarii KSeF (ogłaszanej w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu),
- awarii systemu (ogłaszanej w środkach społecznego przekazu),
- braku możliwości wystawienia e-faktury przez podatnika – tzw. tryb offline24.
Zasadniczo w takich przypadkach za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 uVAT, czyli wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Natomiast za datę jej otrzymania datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile nie dotyczy podmiotów wskazanych w art. 106gb ust. 4 uVAT (np. konsumentów czy podmiotów zagranicznych).
Przepisy określają zatem w sposób precyzyjny, którą z dat uznać za datę otrzymania faktury. Co ważne w przypadku faktury offline, będzie ona stanowiła (zgodnie ze stanowiskiem zaprezentowanym przez Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do projektu ustawy) pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik będzie zobowiązany opatrzyć kodem weryfikującym i przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Co z fakturami wystawionymi poza KSeF? Czy istnieje prawo do odliczenia VAT?
Wątpliwości podatników w zakresie prawa do odliczenia VAT mogą pojawić się także w przypadku, w którym pomimo obowiązku wystawienia faktur ustrukturyzowanych, podatnik otrzyma fakturę wystawioną w dotychczasowej formie (papierowej czy elektronicznej).
W tym zakresie organy podatkowe zgadzają się z podatnikami, iż taka faktura wystawiona poza KSeF, mimo ciążącego na podatniku obowiązku, nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT, o ile transakcja jest rzeczywista i spełnia inne warunki ustawowe. Za powyższym twierdzeniem przemawia również fakt, iż art. 88 uVAT wśród przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do odliczenia kwoty podatku naliczonego, nie wymienia sytuacji odnoszącej się do faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. Brak przesłanek negatywnych dla faktur poza KSeF potwierdza, że odpowiedzialność za przesłanie faktury spoczywa na wystawcy.
Stanowisko organów podatkowych
Pogląd ten znajduje swoje potwierdzenie w licznych interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Podatkowej, m.in:
- nr 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA z 4 marca 2025 r.,
- nr 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN z 13 października 2025 r.,
- 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK z 19 marca 2024 r.,
- nr 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK z 21 marca 2024 r.
Organy podkreślają w głównej mierze, iż skoro żaden przepis ustawy o VAT nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawienia przez sprzedającego faktury w danej postaci, to nie istnieje ryzyko pozbawienia podatnika prawa do odliczenia VAT, o ile pozostałe warunki jak związek z prowadzoną działalnością czy rzeczywisty przebieg transakcji zostaną zachowane. Wystawienie faktury bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. Żaden przepis ustawy o VAT nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez sprzedającego faktury w określonej postaci np. zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (awaria, niedostępność KSeF czy inna przyczyna).
Jedyne skutki negatywne w tych okolicznościach przewidziane zostały wobec wystawy faktury. Na takiego podatnika, zgodnie z art. 106ni ust. 1 uVAT, w sytuacji niewystawienia (mimo obowiązku) faktury przy użyciu KSeF, może być nałożona kara pieniężna (zgodnie z przepisami epizodycznymi kary będą nakładane od 1 stycznia 2027 roku)
Podsumowanie
O prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami. W przypadku, w którym obrocie prawnym pojawią się faktury wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie będą one powodowały utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Faktura wystawiona poza KSeF – mimo obowiązku – nadal pozwala na odliczenie VAT, o ile transakcja jest rzeczywista.
- Odpowiedzialność za przesłanie faktury do KSeF spoczywa na wystawcy, a nie na nabywcy.
- Dla celów odliczenia VAT kluczowe pozostają: data powstania obowiązku podatkowego, data otrzymania faktury i brak przesłanek z art. 88 uVAT.
- System KSeF wprowadza nowe zasady ustalania momentu wystawienia i otrzymania faktury – szczególnie istotne przy fakturach w trybie offline.
- Sankcje finansowe za brak wystawienia faktury w KSeF dotyczyć będą jedynie wystawcy faktury i zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.
- Warto już teraz przygotować procesy księgowe i systemy ERP do pracy w środowisku KSeF, aby uniknąć błędów i opóźnień w rozliczeniach VAT.
Artykuł napisany przez:
Agnieszka Sadowska
Doradca podatkowy (nr wpisu 11914), absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu oraz Wydziału Finansów i Rachunkowości Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu. Posiada ponad 15 – letnie doświadczenie zawodowe związane z prawem podatkowym. Początki swojej kariery zaczynała jako pracownik administracji skarbowej, m.in. w urzędzie skarbowym oraz w Krajowej Informacji Skarbowej. Obecnie jako in-house kieruje działem podatków jednej z większych spółek giełdowych z branży finansowej, a od 2013 roku prowadzi własną kancelarię doradztwa podatkowego. Doświadczony wykładowca, realizujący od 2011 roku z pasją szkolenia z zakresu prawa podatkowego (głównie podatek od towarów i usług oraz podatki dochodowe) dla firm szkoleniowych oraz Wyższej Szkoły Bankowej. Wyróżniona przez Stowarzyszenie Księgowych srebrną odznaką za zasłużenie dla środowiska księgowych.
