Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF, jedyną formą poprawienia błędu w wystawionej fakturze ustrukturyzowanej będzie wystawienie faktury korygującej w KSeF. Po przesłaniu pliku faktury do KSeF nie jest możliwe jej edytowanie w systemie. Od 1 lutego 2026r. zostaną również uchylone przepisy dotyczące wystawiana not korygujących. Zatem w przypadku zidentyfikowania pomyłki w wystawionej fakturze podatnik zawsze będzie wystawiał fakturę korygującą.
Brak możliwości anulowania lub usunięcia danej faktury
Jeśli plik XML został wysłany do KSeF i przyjęty w systemie a końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, to faktura weszła do obrotu prawnego. W związku z powyższym, jeśli w wystawionym dokumencie zidentyfikowano błędy, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą w celu poprawienia tych błędów.
W KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury. Anulowanie faktury nie jest możliwe również w przypadku, gdy faktura została wystawiona na błędnego nabywcę (błędny identyfikator podatkowy NIP w polu Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP). W tej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą „do zera” i nową fakturę pierwotną zawierającą poprawne dane (w tym poprawny identyfikator podatkowy NIP) nabywcy.
Wystawienie faktury na błędnego nabywcę
W praktyce mogą zdarzyć się sytuacje, w których sprzedawca dokona dostawy towaru na rzecz podatnika „A”, ale omyłkowo wystawi fakturę ustrukturyzowaną na rzecz podmiotu „B” – czyli w części Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP struktury FA(3) sprzedawca wskaże identyfikator podatkowy NIP podmiotu „B” zamiast identyfikatora podatkowego NIP podmiotu „A”.
W takim przypadku fakturę w KSeF otrzyma podmiot „B”, którego identyfikator podatkowy znalazł się na fakturze, ale który nie był faktycznym nabywcą towaru. Jeżeli sprzedawca przesłał do KSeF fakturę z błędnym NIP nabywcy, zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej „do zera” z tym błędnym NIP nabywcy. Następnie jest obowiązany przesłać do KSeF poprawną fakturę (pierwotną) z prawidłowymi danymi nabywcy „A” (w tym w szczególności z jego prawidłowym numerem NIP).
W opisanej sytuacji nie należy wystawiać faktury korygującej na błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie jego numer NIP, podany w tej fakturze był błędny. Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (mimo iż to nie on jest faktycznym nabywcą towaru).
Weryfikacja faktur w KSeF
KSeF weryfikuje m.in. zgodność pliku XML faktury z obowiązującą strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej. Nie dokonuje natomiast żadnych obliczeń matematycznych i nie odrzuci faktury w przypadku wystąpienia na niej błędów rachunkowych (np. gdy dana faktura będzie zawierała nieprawidłowo wyliczoną kwotę podatku VAT w stosunku do wskazanej na tej fakturze kwoty netto).
Tego typu weryfikacje mogą jednak odbywać się na poziomie danej aplikacji do wystawiania e-Faktur.
Kluczowe pola przy wystawianiu faktury korygującej
Wystawiając fakturę korygującą, warto zwrócić uwagę na pola struktury FA (3) charakterystyczne dla tego typu dokumentu.
- Pole PrzyczynaKorekty, które pozwala na opisanie przyczyny wystawienia faktury korygującej (obecnie podawanie przyczyny korekty nie jest obowiązkowe).
- Pole TypKorekty, w którym można podać typ skutku korekty w ewidencji VAT – jest to pole nieobowiązkowe, które może przyjmować jedną z trzech wartości:
- „1” – korekta skutkująca w dacie ujęcia faktury pierwotnej,
- „2” – korekta skutkująca w dacie wystawienia faktury korygującej,
- „3” – korekta skutkująca w dacie innej, w tym, gdy dla różnych pozycji faktury korygującej daty te są różne.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Po wejściu systemu w życie nie będzie możliwości edycji ani anulowania faktury po jej wysłaniu.
- Od 1 lutego 2026 r. wszelkie błędy poprawisz jedynie fakturą korygującą.
- W razie pomyłki należy wystawić fakturę korygującą „do zera” oraz nową fakturę z prawidłowymi danymi.
- Warto zadbać o kontrolę po stronie oprogramowania księgowego, ponieważ system weryfikuje jedynie strukturę faktury, ale nie poprawność wyliczeń.
- Poprawne wypełnienie pól „PrzyczynaKorekty” i „TypKorekty” pozwoli uniknąć błędów w rozliczeniach VAT i ewidencji.
- Firmy powinny opracować nowe procedury w zakresie wystawiania, akceptacji i korekty e-faktur w KSeF.
Artykuł napisany przez:
Iwona Biernat-Baran
Prawnik, doradca podatkowy (nr wpisu 12273). Posiada ponad 10 – letnie doświadczenie zawodowe związane z prawem podatkowym. Początki kariery związała z pracą w administracji skarbowej, m.in. w urzędzie skarbowym oraz izbie skarbowej. Obecnie prowadzi kancelarię doradztwa podatkowego. Jest trenerem z zakresu podatku od towarów i usług (VAT) oraz KSeF. Pomaga wdrożyć KSeF w firmach oraz przeprowadza audyty wdrożeniowe KSeF. Jest autorką publikacji z zakresu prawa podatkowego oraz organizatorem i uczestnikiem wielu konferencji naukowych, na których prezentuje tematy związane z prawem podatkowym. Prezes Stowarzyszenia Naukowego Prawa Podatkowego, członek Krajowej Rady Doradców Podatkowych, Przewodnicząca Kolegium Redakcyjnego Wydawnictw KIDP, Redaktor Naczelna Wydawnictw KIDP.
