Awaria w KSeF – co wtedy zrobić?

Zdecydowanie dużym problem dla podatników po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur może być sytuacja, gdy pojawi się problem z wystawieniem faktury ustrukturyzowanej. Co prawda Ministerstwo Finansów utrzymywało, że KSeF nie będzie ulegał awariom, jednak biorąc pod uwagę brzmienie najnowszych przepisów oraz ogólne informacje dotyczące funkcjonowania Systemu, można się spodziewać, że system może być niedostępny zarówno z powodu awarii, jak i planowanych prac serwisowych.

W przypadku awarii, niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur lub problemów technicznych po stronie przedsiębiorcy, przewidziano trzy terminy dostarczenia faktur:

• 7 dni od dnia wystawienia faktury, w przypadku awarii samego KSeF;
• 1 dzień roboczy po ustąpieniu niedostępności KSeF;
• 1 dzień roboczy od dnia wykrycia problemu technicznego po stronie podatnika,
  w przypadku, gdy problem techniczny wystąpił po stronie podatnika.

Należy podkreślić, że wyżej wymienione terminy obowiązują również w przypadku, gdy faktura została wygenerowana przed wystąpieniem awarii, a niemożność przesłania jej do KSeF wynika z powodu awarii systemu.

Najczęstszymi przyczynami awarii KSeF należeć mogą: awaria serwera, problemy z oprogramowaniem, które obsługuje KSeF, ataki hakerskie albo zakłócenia sieci telekomunikacyjnej. W przypadku niemożności wystawienia faktury w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z powodu awarii systemu, podatnik ma możliwość wystawienia faktury poza platformą. Taka faktura powinna być wystawiona w formacie XML, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Kolejnym istotnym aspektem jest konieczność przekazania takiej faktury do nabywcy. Sposób dostarczenia faktury powinien być uzgodniony z nabywcą i może obejmować przesłanie jej w formie pliku PDF lub w formie dokumentu papierowego, zgodnie z indywidualnymi preferencjami strony nabywającej.

Taka faktura powinna spełniać określone wymogi, takie jak oznaczenie jej specjalnym kodem QR, który umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, weryfikację danych na niej zawartych oraz zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury. Po ustaniu awarii systemu podatnicy mają 7 dni od dnia ustania awarii (ogłoszonym przez MF w specjalnym komunikacie) na dostarczenie faktury do KSeF.

Warto wspomnieć, że możliwą korektę faktury, trzeba wystawić dopiero po jej wysłaniu do KSeF, ze względu na fakt, że w okresie awarii i trybu offline, akceptowane jest wystawianie faktur korygujących tylko dla faktur posiadających numer KSeF. W przypadku takiej awarii KSeF, faktury wystawione w sposób tradycyjny będą miały moc prawną jak faktury wystawione w systemie.

Przewidziano również możliwość niedostępności systemu, która w większość przypadków ma być zaplanowana i krótkotrwała. Najczęściej będzie ona związana z wykonywaniem przez MF prac serwisowych.

„(…) Sposób postępowania przez podatnika i nabywcę w przypadku tych faktur (art. 106nh ust. 3 ustawy o VAT), będzie analogiczny, jak w przypadku wystawianych w okresie awarii”, w tym w odniesieniu do:

• uzgodnienia sposobu jej przekazania odbiorcy;
• obowiązku oznaczenia faktury kodem QR;
• dat wystawienia i otrzymania faktury;
• wystawienia faktury korygującej dopiero do faktury korygowanej ustrukturyzowanej, a także przypadku konieczności wystawienia faktury korygującej stosowania do niej wzoru faktury.

Brak dostępu do KSeF może również być z przyczyn leżących po stronie podatnika. Jest to sytuacja, w której podatnik nie ma możliwości korzystania z systemu z powodu wystąpienia problemów po swojej stronie.

Przykłady sytuacji, w których może wystąpić brak dostępu do KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika:

• awaria komputera, na którym zainstalowano oprogramowanie do obsługi KSeF;
• awaria sieci Internet;
• problemy z konfiguracją oprogramowania do obsługi KSeF;
• brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego;
• inne przyczyny techniczne.

W takiej sytuacji podatnik może wystawić fakturę w trybie offline, czyli poza systemem KSeF. Dodatkowo, faktura wystawiona w trybie offline musi zostać opatrzona wspomnianym już wcześniej kodem QR, który umożliwia jej odczytanie przez system KSeF. Faktura wystawiona w trybie offline powinna zostać przesłana do KSeF w terminie 1 dnia od dnia ustania przyczyny braku dostępu do systemu.