Artykuł napisany przez:
Wioletta Biel-Madoń
Absolwentka Wydziału Prawa na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie oraz Podyplomowych Studiów z zakresu prawa podatkowego na Uniwersytecie Warszawskim. Zarówno pracę magisterską, jak i dyplomową pisała o międzynarodowych systemach podatkowych. Z wykształcenia prawnik, z zawodu licencjonowany doradca podatkowy z wieloletnim doświadczeniem w pracy dla największych spółek w Polsce. Doświadczenie zdobywała m.in. w jednej z największych spółek świadczących usługi doradztwa podatkowego na świecie (Deloitte Poland). Specjalizuje się w podatkach dochodowych oraz międzynarodowym doradztwie podatkowym. Asystowała przy wielu transakcjach restrukturyzacyjnych, zarówno z wykorzystaniem podmiotów prawa polskiego, jak i prawa obcego. Prowadzi szkolenia z zakresu podatków dochodowych i międzynarodowego doradztwa podatkowego. Przygotowuje przyszłych doradców podatkowych do egzaminów zawodowych. Wykładowca Wyższej Szkoły Administracji i Biznesu w Gdyni oraz Wyższej Szkoły Bankowej w Gdańsku oraz Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie.
Przychodem pracownika ze stosunku pracy nie są jedynie otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne, ale również wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Wysokość przychodu przy świadczeniach rzeczowych
To na co należy zwrócić szczególną uwagę, to sposób ustalenia wysokości przychodu w związku z otrzymaniem dodatkowego świadczenia niepieniężnego przez pracownika. Zgodnie z art. 11 ust. 1 i 2 ustawy o PIT wartość pieniężną świadczeń w naturze, co do zasady, określa się „na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.”
Wydawane pracownikom napoje czy posiłki mogą korzystać w określonych przypadkach ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym. Objęto nim „świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o BHP, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw” (Art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT).
Wyrok Trybunału Konstytucyjnego – kiedy otrzymane świadczenie stanowi przychód ze stosunku pracy?
Jeśli wydawanie posiłków i napoi nie wynika z żadnych przepisów odrębnych, należy przeanalizować czy omawiane nieodpłatne świadczenia w ogóle stanowi przychód?
Tu z pomocą przyszedł nam Trybunał Konstytucyjny w Wyroku z dnia 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13), w którym stwierdził, iż za przychód pracownika mogą być uznane tylko takie świadczenia, które spełniają łącznie następujące warunki:
- spełnione zostały za zgodą pracownika – czyli skorzystanie z nich było w pełni dobrowolne,
- spełnione zostały w jego interesie (nie w interesie pracodawcy) oraz przyniosły mu korzyść – powiększenie aktywów lub uniknięcie wydatku, który musiałby ponieść,
- osiągnięta korzyść jest wymierna i przypisana do indywidualnego pracownika – co pozwala ustalić precyzyjnie wysokość tego przychodu.
Niestety, z orzecznictwa płyną proste wnioski – jeśli pracownik wyraził zgodę na otrzymanie świadczenia, wówczas uznaje się, że leży ono w jego interesie. Z kolei ustalenie zindywidualizowanej podstawy opodatkowania nie stanowi w takim przypadku problemu – będzie to po prostu wartość posiłku czy napoju zgodna z ceną ich zakupy przez pracodawcę.
W konsekwencji, otrzymywane świadczenie, jeśli obowiązek jego zapewnienia pracownikowi nie wynika z odrębnych ustaw, stanowi przychód ze stosunku pracy.
Co z kosztami podatkowymi?
Tu nie będzie zaskoczenia, bowiem jeśli wspomniany wcześniej obowiązek spoczywa na pracodawcy, to nie ma wątpliwości, że wydatki na posiłki czy napoje stanowią koszt uzyskania przychodu.
Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na prostą zasadę, że jeżeli jakiś obowiązek po stronie pracodawcy wynika z odrębnych ustaw, to ustawodawca podatkowy pozwala wydatki z tym związane zaliczać do kosztów działalności. W przypadku, kiedy obowiązek zapewnienia posiłków nie wynika z odrębnych ustaw, z pomocą przyjdą nam interpretacje indywidualne Dyrektora KIS.
Przykładem może być Interpretacja indywidualna z dnia 2 marca 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.2.2022.1.EJ, w której Dyrektor KIS potwierdził, iż wydatki na zapewnienie pracownikom posiłków nie są wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie Art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, gdyż nie należy ich kwalifikować do kategorii kosztów reprezentacyjnych. Są to “koszty pracownicze”, które mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych.
Powyższe wpisuje się już w utrwaloną praktykę interpretacyjną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który potwierdza, że wydatki na zakup produktów spożywczych przez podatnika na rzecz jego pracowników, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Za przykład mogą posłużyć choćby następujące opinie:
- 0115-KDIP2-2.4010.465.2023.1.KW z 27 października 2023 r.;
- 0111-KDIB2-1.4010.329.2023.1.AJ z 30 sierpnia 2023 r.;
- 0114-KDIP2-2.4010.189.2023.4.RK z 20 czerwca 2023 r.;
- 0111-KDIB2-1.4010.720.2022.1.k.k. z 2 marca 2023 r.
Podsumowanie
Ważnym argumentem powoływanym przez podatników, opisujących swoje stany faktyczne jest to, iż obecnie mamy rynek pracownika. Zatem należy o niego zadbać, tak aby poczuł się częścią przedsiębiorstwa. Dobrym zatem pomysłem jest zapewnienie posiłków czy napojów pracownikom, zwłaszcza w sytuacji, gdy dany pracodawca ma siedzibę w miejscowości, gdzie ciężko o pozyskanie pracowników lub pracownicy Ci wykonują prace fizyczne.
Co te zmiany oznaczają dla Ciebie i Twojej firmy?
- Świadczenia w naturze lub inne nieodpłatne korzyści mogą stanowić przychód pracownika, jeśli są dobrowolne, leżą w interesie pracownika, oraz korzyść z nich jest wymierna i przypisana indywidualnie. Jeśli świadczenie wynika z przepisów BHP, korzysta ze zwolnienia podatkowego.
- Wydatki na posiłki czy napoje pracownicze możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, o ile nie mają charakteru reprezentacyjnego. Potwierdzają to interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
- Warto rozważyć zapewnienie świadczeń takich jak posiłki, ponieważ może być to ważnym elementem strategii na rynku pracownika, zwłaszcza w trudniejszych lokalizacjach lub przy pracach fizycznych.
