Zarządzanie dokumentacją w jednostkach budżetowych: Instrukcja Kancelaryjna, archiwizacja i EZD – kurs online

Program

Temat 1 – Obieg dokumentacji – Instrukcja Kancelaryjna.

1. Kluczowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją.
2. Rodzaje współczesnej dokumentacji – dokument papierowy i elektroniczny.
3. Instrukcja kancelaryjna w systemie tradycyjnym i w systemie EZD.
4. Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu:
   • pismo w formie papierowej,
   • pismo w formie elektronicznej,
   • przesyłka na informatycznym nośniku danych.
5. Postępowanie z mailami i dokumentami, które przyszły via e-Puap.
6. Punkty zatrzymania: Kancelaria/Sekretariat/Punkt Obsługi Klienta, Szef, Kierownik, Samodzielne stanowisko pracy.
7. Jednolity Rzeczowy Wykaz AKT:
   • budowa,
   • poprawne odliczanie czasu przechowywania dokumentacji,
   • uzupełnienie o nowe zadania.
8. Czynności kancelaryjne w EZD i systemie tradycyjnym.
9. Zadania kancelarii ogólnej:
   • otwieranie przesyłek,
   • rejestracja przesyłek,
   • skanowanie przesyłek (wyjątki),
   • rozdział przesyłek,
   • prowadzenie składów chronologicznych,
   • prowadzenie składów informatycznych nośników danych.
10. Zadania pracowników merytorycznych (prowadzących sprawy).
11. Zadania kierowników komórek organizacyjnych.
12. Prowadzenie składu chronologicznego – podzbiory składu.
13. Prowadzenie składu informatycznych nośników danych – podzbiory składu informatycznych nośników danych.
14. Współdziałanie między komórkami własnego podmiotu przy rozpowszechnianiu i udostępnianiu pism – zasada komórki merytorycznej i niemerytorycznej.
15. Koordynator Czynności Kancelaryjnych – zadania.
16. Zajęcia praktyczne z Instrukcji Kancelaryjnej – ok. 15 zadań polegających m.in na:
    • rejestracji pisma przychodzącego,
    • założeniu spisu spraw,
    • założeniu podteczki,
    • nadaniu znaku na piśmie, itp.

Temat 2 – Archiwizacja dokumentacji papierowej.

1. Przepisy prawne dotyczące archiwizacji dokumentacji papierowej.
2. Archiwum czy składnica akt? Poznaj różnice!
3. Podział dokumentacji:
   • na kategorie archiwalne,
   • na tworzącą akta sprawy i nietworzącą akta spraw.
4. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – poprawne odliczanie czasu przechowywania dokumentacji.
5. Archiwizacja dokumentacji papierowej z teczek aktowych, porządkowanie spraw zakończonych o kat. A (występuje tylko w archiwum zakładowym) i o kategorii wyższej niż 10 lat do archiwum zakładowego/składnicy – wewnętrzne uporządkowanie teczki.
6. Foliacja czy paginacja – na czym polega różnica?
7. Archiwizacja dokumentacji papierowej z teczek aktowych, porządkowanie spraw zakończonych o kategorii B 10 i niższej niż B10 – wewnętrzne uporządkowanie teczki.
8. Podteczki i zasada ich tworzenia oraz archiwizacji.
9. Opis teczki i podteczki do archiwum zakładowego/składnicy akt.
10. Umieszczenie dokumentacji w odpowiednich pudłach archiwizacyjnych i dokonanie ich opisu.
11. Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum zakładowego/składnicy akt dla Kategorii A/B25.
12. Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum zakładowego/składnicy akt dla Kategorii B.
13. Archiwizacja materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.
14. Sporządzenie odpowiednich spisów zdawczo odbiorczych materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.
15. Zajęcia praktyczne z archiwizacji – ok. 15 zadań polegających m.in na:
    • znalezieniu w JRWA kategorii archiwalnej dla dokumentacji X,
    • uporządkowanie wewnętrznie teczki,
    • sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum zakładowego,
    • sporządzeniu spis zdawczo odbiorczy do archiwum państwowego,
    • nadaniu sygnatury archiwalnej, itp.

Temat 3 – Prowadzenie Archiwum Zakładowego/Składnicy akt.

1. Organizacja i personel archiwum zakładowego/składnicy akt – wykształcenie.
2. Lokal, topografia i wyposażenie archiwum zakładowego/składnicy akt.
3. Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych.
4. Prowadzenie ewidencji archiwum zakładowego/składnicy akt – dwa zbiory.
5. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji – Wykaz Spisów Zdawczo-Odbiorczych.
6. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji.
7. Porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym.
8. Udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom trzecim i pracownikom jednostki.
9. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej.
10. Przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów.
11. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu.
12. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego – zawiadomienie.
13. Sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym.
14. Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych.
15. Kontrola archiwum zakładowego.
16. Zajęcia praktyczne z  prowadzenia archiwum zakładowego – ok.15 zadań polegających m.in na:
    • sporządzeniu sprawozdania z działalności archiwum,
    • zarządzenia powołującego skontrum,
    • wykazu spisów zdawczo-odbiorczego,
    • zawiadomienia o rozpoczęciu procesu archiwizacji materiałów archiwalnych, itp.

Temat 4 – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD).

1. Jak wdrożyć system EZD w Podmiocie?
2. Co to jest EZD RP? Dla kogo i od kiedy będzie ustawowy obowiązek jego stosowania?
3. Powołanie Zespołu do wdrożenia EZD.
4. Dostosowanie do EZD własnych normatywów kancelaryjno-archiwalnych.
5. Sporządzenie zarządzenia wdrażającego EZD.
6. Dokonanie inwentaryzacji JRWA (Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt).
7. Wybór wyjątków-od podstawowego sposobu dokumentowania spraw w Urzędzie.
8. Utworzenie składu/ów chronologicznych oraz składu/ów informatycznych nośników danych.
9. EZD jako System wspomagający system tradycyjny.
10. System tradycyjny z wyjątkami elektronicznymi – wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw – tzw. „wyjątki w EZD elektroniczne”.
11. System EZD jako podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych i prowadzenia spraw. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw – tzw. „wyjątki na papierze”.
12. Czynności kancelaryjne w systemie EZD:
    • rejestracja,
    • dekretacja,
    • zakładanie spraw,
    • sporządzanie projektów pism,
    • akceptacja,
    • podpisywanie,
    • wysyłka pisma.
13. Zadania punktów kancelaryjnych (Kancelarii Ogólnej i innych):
    • otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki,
    • rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora) – wyjątki,
    • skanowanie – wyjątki,
    • wprowadzanie metadanych.
14. Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie.
15. Tworzenie i prowadzenie składu informatycznych nośników danych.
16. Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
17. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:
    • dekretacja pisma – wyjątki,
    • akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),
    • podpisanie pisma podpisem elektronicznym i podpisem odręcznym.
18. Zadania prowadzących sprawy (pracowników merytorycznych):
    • zakładanie spraw,
    • dekretacja zastępcza,
    • uzupełnianie metadanych,
    • prowadzenie kompletnych akt sprawy,
    • prowadzenie metryk spraw,
    • sporządzanie projektów pism,
    • dokonywanie akceptacji.
19. Korespondencja wewnętrzna w EZD- współdziałanie na zasadzie komórki merytorycznej i niemerytorycznej.
20. Udostępnianie dokumentacji w formie wkładu własnego i w trybie edycji.
21. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD.
22. Przerejestrowanie spraw.

Temat 5 – Archiwizacja dokumentacji elektronicznej z EZD i składu informatycznych nośników danych oraz archiwizacja składu chronologicznego

1. Przepisy prawne dotyczące archiwizacji dokumentacji elektronicznej.
2. Obowiązek archiwizacji dokumentacji również elektronicznej.
3. Jak przekazać sprawy w EZD?
4. Pojęcie teczki aktowej w EZD.
5. Uporządkowanie dokumentacji w EZD – uzupełnienie metadanych, nazw dokumentów, nazw spraw.
6. Przekazywanie spraw przez pracownika merytorycznego w module Archiwum do archiwum zakładowego.
7. Czynności, które musi wykonać pracownik merytoryczny chcąc skutecznie przekazać sprawy w EZD.
8. Akceptacja lub odrzucenie przez archiwistę.
9. Akta spraw u prowadzącego po przekazaniu do Modułu Archiwum.
10. Automatyczna archiwizacja.
11. Brakowanie dokumentacji w EZD.
12. Wycofanie sprawy z archiwum.
13. Wyjęcie odpowiedników zbrakowanej dokumentacji ze składu chronologicznego.
14. Archiwizacja składu chronologicznego w podziale na podzbiory:
    • pełny,
    • niepełny,
    • elementów akt sprawy,
    • zwrotek i przesyłek nieskutecznie doręczonych.
15. Przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych składów chronologicznych do archiwum zakładowego.
16. Archiwizacja składu informatycznych nośników danych w podziale na informację w pełni wprowadzoną do systemu lub nie wprowadzoną.
17. Przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych składów informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego.
18. Sporządzenie wniosku do Archiwum Państwowego o przekazanie elektronicznych materiałów do Archiwum Państwowego.
19. Stworzenie paczki archiwalnej materiałów do przekazania.
20. Przekazanie elektronicznych materiałów archiwalnych do Archiwum Dokumentów Elektronicznych przez archiwum zakładowe.