Jak rozliczamy umowy cywilnoprawne z własnym pracownikiem?

Czy wiesz jak rozliczać umowy cywilnoprawne z własnym pracownikiem? W naszym najnowszym newsletterze pozyskasz wszystkie cenne informacje.

Dodatkowo dowiesz się w jaki sposób przygotowywać listę płac, w sytuacji gdy pracownik wykonuje umowę zlecenia lub umowę o dzieło. Zgłębisz także swoją wiedzę odnośnie obowiązku obniżania składki zdrowotnej do wysokości zaliczki podatkowej.

Zawierając z własnym pracownikiem umowy cywilnoprawne (zlecenia lub umowy o dzieło) należy pamiętać o bardzo istotnym zastrzeżeniu. Otóż zakres obowiązków wynikający z  umowy cywilnoprawnej realizowanej na rzecz własnego pracodawcy nie może być tożsamy z rodzajem pracy świadczonej w ramach umowy o pracę. Wykonywanie przez pracownika w oparciu o stosunek cywilnoprawny takiej samej pracy jak w ramach stosunku pracy, jest kwalifikowane jako obejście przepisów prawa pracy i/lub tych z zakresu ubezpieczeń społecznych.

Potwierdzenie znajdziemy m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z 18 grudnia 2014 r. (sygn. akt III UK 69/14, OSNP 2016/8/107), w którym czytamy: „(…) Wprawdzie pracodawca może zawierać z zatrudnionym pracownikiem umowy cywilnoprawne, ale jedynie w zakresie obowiązków lub czynności, które nie są objęte treścią stosunku pracy ani zakresem obowiązków pracowniczych. W przeciwnym razie umowa cywilnoprawna na wykonywanie w istocie rzeczy tych samych obowiązków pracowniczych jest sprzeczna z prawem pracy oraz prawem ubezpieczeń społecznych lub zmierza do obejścia przepisów tych działów prawa, przeto jest nieważna w taki sposób, że w miejsce nieważnych postanowień umowy cywilnoprawnej wchodzą odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 58 § 1 k.c. w związku z art. 300 k.p.) (…)”.

W tym roku zmiany w podatkach są nieuniknione. Jesteś na nie przygotowana/y?
Zapraszamy na szkolenia kadrowe, szkolenia menadżerskie, szkolenia językowe, kursy cyberbezpieczeństwakursy MS Office oraz: kursy księgowe,   szkolenia zamknięte dla grup powyżej 4 osób.

Przygotowując listę płac w przypadku pracownika wykonującego umowę zlecenia lub umowę o dzieło zawartą z własnym pracodawcą, należy przestrzegać następujących zasad:

  1. w przedmiocie naliczeń składek ZUS: wynagrodzenie za umowę o pracę i umowę zlecenia sumuje się i od łącznej kwoty oblicza się składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli zaś chodzi o składkę zdrowotną, to oblicza się ją odrębnie od przychodów z umowy o pracę i umowy zlecenia, a następnie po zsumowaniu wykazuje w jednym bloku raportu ZUS RCA (por. interpretacja indywidualna ZUS z 13 stycznia 2015 r., znak: DI/100000/43/1509/2014 oraz z 14 lutego 2017 r., znak: WPI/200000/43/168/2017);
  2. w sferze podatku: zaliczkę podatkową oblicza się osobno od przychodów ze stosunku pracy i oddzielnie z umowy zlecenia, co oznacza, że składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z wynagrodzenia uzyskanego w ramach umowy o pracę pomniejszają dochód do opodatkowania z umowy o pracę, zaś składki na ww. ubezpieczenia naliczone od umowy zlecenia – przychód z tej umowy.

Rozliczając od 2022 r. umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenia lub umowę o dzieło) zawartą z własnym pracownikiem należy pamiętać, iż:

  1. nie można odliczać składki zdrowotnej ani od zaliczki podatkowej z umowy o pracę ani od podatku z umowy cywilnej,
  2. ulgą dla tzw. klasy średniej objęte mogą być tylko podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych przychody z umowy o pracę,
  3. tak jak do końca 2021 r. – wynagrodzenie za umowę o pracę i umowę zlecenia sumuje się i od łącznej kwoty oblicza się składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli zaś chodzi o składkę zdrowotną i zaliczkę podatkową, to oblicza się je odrębnie od przychodów z umowy o pracę i oddzielnie z umowy zlecenia.

W sytuacji, gdy pracodawca zatrudnia swojego pracownika dodatkowo na umowę zlecenia, wówczas:

  1. limit 12.800 zł warunkujący stosowanie nowego mechanizmu pobierania zaliczek podatkowych stosuje dla każdego źródła przychodów osobno;
  2. zatrudniony może zrezygnować w stosunku do przychodów z umowy zlecenia i/lub z umowy o pracę z przesuwania terminu poboru zaliczek podatkowych, nawet jeśli przy rozliczaniu świadczeń z umowy o pracę ma stosowaną 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Przychody z umowy o pracę i umowy zlecenia należą wszakże do dwóch różnych źródeł przychodów, od których zaliczki na podatek pobierają płatnicy uregulowani w odrębnych przepisach ustawy PIT.

Bardzo ważną kwestią jest również obowiązek obniżania składki zdrowotnej do wysokości zaliczki podatkowej przy stosunkowo niskich przychodach uzyskiwanych przez pracownika. Z uwagi na obowiązek odrębnego wyliczania podatku od umowy o pracę i umowy zlecenia, ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej do poziomu podatku (obliczonego według przepisów obowiązujących w dniu 31 grudnia 2021 r.) należy dokonywać oddzielnie w ramach danego źródła przychodów (składkę zdrowotną od zlecenia obniżamy do kwoty zaliczki podatkowej wyliczonej od zlecenia i analogicznie robimy przy umowie o pracę).

Krzysztof Stucke – Ekspert z dziedziny prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz ochrony danych osobowych. Prawnik. Absolwent wydziału prawa w Europejskiej Wyższej Szkole Prawa i Administracji w Warszawie Od ponad 20 lat specjalizuje się w zagadnieniach związanych z szeroko rozumianym obszarem prawa pracy ubezpieczeń społecznych, ochrony danych osobowych. Prowadzi własną kancelarię prawa pracy, doradza i świadczy pomoc prawną. Wieloletni inspektor Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, gdzie przeprowadzał kontrole płatników w zakresie opłacania składek i rozliczania wypłaconych zasiłków. Posiada przygotowanie (uprawnienia) pedagogiczne.

Zapraszamy do e-mailowego newslettera z cyklu „Wiedza i Praktyka w prawie pracy” – comiesięczne zmiany w postaci treści bezpośrednio na Twoją skrzynkę mailową! Zapisz się tutaj >>> 

POLECANY:  kadrowym, księgowym, biurom rachunkowym, właścicielom firm.

Chcesz rozwijać biznes szybciej?

Skorzystaj z dofinansowania i przeszkól pracowników!