Nowe Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej po zmianie Kodeksu pracy. Czy wiesz, co się zmienia?

Kurs Kadry i Płace od podstaw

Jedyny taki kurs w Polsce, prowadzony przez byłego Inspektora Pracy Daniela Pałygę oraz Iwonę Hendel

Od 26 kwietnia 2023 w związku z nowelizacją Kodeksu pracy weszły w życie nowe przepisy wynikające z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 znanej pod nazwą Dyrektywy Work Life-Balance oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej. Do najważniejszych zmian należą:

  • zmiany w umowach o pracę zawartych na okres próbny;
  • prawo do jednoczesnego zatrudniania;
  • nowa rozszerzona informacja o warunkach zatrudnienia;
  • prawo do wnioskowania o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony, a także o bardziej przejrzyste i bezpieczne warunki zatrudniania;
  • obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia umów na czas określony, a także obowiązek konsultacji ze związkami zawodowymi;
  • prawo do zwolnienia w wymiarze 16 h lub 2 dni roboczych z powodu “siły wyższej”;
  • nowy urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym;
  • dodatkowe przerwy wliczane do czasu pracy;
  • szkolenia wliczane do czasu pracy pracownika;
  • ochrona stosunku pracy pracownika, który korzysta z urlopów związanych
    z rodzicielstwem oraz  ochrona przed niekorzystnym traktowaniem z powodu korzystania z uprawnień pracowniczych; 
  • konieczność uzyskania zgody na pracę w godzinach nadliczbowych, porze nocnej, delegowanie poza stałe miejsce pracy, pracę w przerywanym systemie czasu pracy od pracownika – rodzica dziecka do 8 roku życia;
  • wydłużenie urlopu rodzicielskiego i przyznanie jednej z części w wymiarze 9 tygodni charakteru nieprzenaszalnego;
  • doprecyzowanie zasad korzystania z urlopu wychowawczego i obniżonego wymiaru czasu pracy;
  • nowe zasady urlopu rodzicielskiego skierowane do pracowników, którzy przyjęli dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza;
  • prawo pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia do złożenia wniosku o elastyczną organizację pracy;
  • oraz nowe sankcje.

Zmiany w Kodeksie pracy to też zmiany w zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej.  W dniu 9 maja zostało ogłoszone nowe Rozporządzenie Ministra Rodziny
i Polityki Społecznej z dnia 9 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy rozporządzenia wprowadzają zmiany
w sposobie prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikające z nowelizacji Kodeksu pracy.

Co się zmienia?

Przyjrzyjmy się na czym polegają zmiany:

W części B akt osobowych dodaje się lit. x – y – z, czyli:

x) wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 293 § 1 i 3 Kodeksu pracy), 

y) wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem, albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 294 § 3 i 4 Kodeksu pracy), 

z) dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 1881 Kodeksu pracy).

Ponadto zmiany przewidziane są również w części akt osobowych związanych
z prowadzeniem ewidencji czasu pracy pracownika. Informacje oraz dokumenty, jakie pracodawca jest zobowiązany przetwarzać, dotyczą ewidencjonowania czasu pracy reguluje § 6 w pkt 1  rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

W związku z nowymi uprawnieniami do urlopu opiekuńczego w wymiarze 5 dni oraz zwolnienia w wymiarze 16 h lub 2 dni roboczych z powodu “siły wyższej” dokumentacja
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, prowadzona przez pracodawcę, obejmować będzie również wnioski pracownika dotyczące ubiegania się i korzystania z tych uprawnień.

 

Nowe przepisy przewidują, że w § 6 w pkt 1 w lit. b dodaje się tiret ósme i dziewiąte
w brzmieniu: 

– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej
(art. 1481 Kodeksu pracy), 

– ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 1731 Kodeksu pracy),

Należy również wziąć pod uwagę zmianę wieku dziecka, o którym jest mowa w art. 178 § 2 Kodeksu pracy z 4 do 8 roku życia, co wpływa na wprowadzenie kolejnej zmiany do § 6 pkt 1 lit. d tiret pierwszy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Wobec tego w lit. d tiret pierwsze otrzymuje brzmienie: 

„– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy)”. 

Nowe Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia. Co istotne z uzasadnienia odczytujemy, że pracodawcy będą włączali nowe dokumenty składane przez pracowników oraz wytwarzane przez siebie począwszy od dnia wejścia w życie znowelizowanych przepisów rozporządzenia.

Zatrudnianie uczniów i studentów w okresie wakacji
Czy pracownik administracyjno-biurowy potrzebuje badań BHP do prowadzenia pojazdu?
Urlop wypoczynkowy - czy pracodawca może zmusić pracownika do 14 dni urlopu?