W tym wpisie przeczytasz:
Zagadnienie dotyczące zwrotu ponoszonych wydatków budzi od lat szereg wątpliwości. Podatnicy stawiają sobie niejednokrotnie pytanie, czy fakt zapłaty np. opłaty sądowej w imieniu i na rzecz klienta stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu VAT? Temat ten jest szczególnie bliski pomiotom prowadzącym działalność w zakresie usług prawnych czy doradztwa podatkowego, ponieważ zawód ten wymaga niejednokrotnie, aby dokonywać takiej opłaty, działając w imieniu i na rzecz swojego klienta, celem przyspieszenia procesu czy biegu spraw.
W praktyce pojawiają się jednak wątpliwości czy otrzymany zwrot ponoszonych wydatków podlega opodatkowaniu VAT, czy też nie, a w konsekwencji czy powinien być ujęty na wystawionej fakturze, czy uwzględniony w nocie uznaniowej? Wprawdzie ustawa o podatku od towarów i usług reguluje powyższą kwestię, natomiast pojawiające się wątpliwości interpretacyjne skłaniają często podatników do podjęcia decyzji o opodatkowaniu takiego świadczenia.
Podstawy prawne i źródło wątpliwości
Zgodnie z brzmieniem art. 29a ust 7 pkt 3 uVAT, podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.
Z analizy powołanego przepisu wynika zatem, że aby dane świadczenie nie było uwzględnione w podstawie opodatkowania, powinno być:
- otrzymane od nabywcy kub usługobiorcy jako zwrot poniesionego wydatku,
- ponoszone w imieniu i na rzecz nabywcy,
- ujmowane przejściowe w prowadzonej przez podatnika na potrzeby podatku ewidencji.
Powyższy przepis stanowi implementację art. 79 lit. c) Dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, w którym dodatkowo czytamy, że podatnik musi przedstawić dowód na rzeczywistą kwotę poniesionych kosztów i nie może odliczyć VAT, który w danym przypadku mógł zostać naliczony.
Zatem na potrzeby podjęcia decyzji czy otrzymany od klienta zwrot podlega opodatkowaniu VAT, należy zweryfikować czy spełnia wszystkie przesłanki wynikające z powyższych przepisów.
Warunek 1: Otrzymane od klienta świadczenie stanowi zwrot udokumentowanych wydatków
Pierwszy z analizowanych warunków odnosi się do kolejności zdarzeń tj. to podatnik najpierw powinien ponieść dany wydatek, a następnie występować do swojego klienta z żądaniem jego zwrotu. Niedopuszczalne jest, aby pobierać takie kwoty jeszcze przed rzeczywistym ich poniesieniem.
Ustawodawca unijny dodatkowo stawia wymóg, aby potwierdzać poniesione wydatki posiadanymi dokumentami. Mogą to być przykładowo potwierdzenia przelewów czy dowody wpłaty gotówkowej. Dowody te powinny być wystawione na klienta podatnika jako na rzeczywistego beneficjenta.
Potwierdza to m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 5 kwietnia 2022 roku (sygn. I SA/Gd 1749/21), w którym czytamy: „[…] otrzymany przez podatnika zwrot wydatków poniesionych na rzecz zleceniodawcy nie stanowi podstawy opodatkowania podatkiem VAT wówczas, gdy podatnik dysponuje dowodami dokumentującymi rzeczywiste kwoty poniesionych kosztów oraz ww. dowody zostały wystawione na nabywcę (usługobiorcę), w którego imieniu i na rzecz którego poniesione zostały te wydatki”.
Wyrok ten zapadł w sprawie dotyczącej kosztów ponoszonych przez syndyka w związku z prowadzoną upadłością i w ocenie organu podatkowego oraz sądu nie wyczerpywał warunków art. 29a ust. 7 uVAT, tylko traktowany był wyłącznie jako dodatkowe świadczenie podlegające opodatkowaniu VAT.
Warunek 2: Zwracany wydatek jest wcześniej ponoszony w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy
Na wstępie wymaga wyjaśnienia, że ustawa o VAT nie wyjaśnia pojęcia „w imieniu i na rzecz”, a analiza wydawanych interpretacji prowadzi do wniosku, że powinno być ono interpretowane szeroko, zgodnie z ich potocznym znaczeniem na gruncie języka polskiego.
Co więcej, sformułowanie to należy odróżnić od wykorzystywanego na potrzeby refakturowania ponoszenia wydatku w imieniu własnym, ale na rzecz swojego klienta, o czym mowa w art. 8 ust. 2a uVAT. W takiej sytuacji bowiem wystąpi świadczenie usług, ponieważ działanie przez podatnika we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, skutkuje przyjęciem, że bierze on udział w świadczeniu usług, czyli sam nabył i wyświadczył te usługi.
Warunek 3: Ujmowanie ponoszonych wydatków przejściowo w prowadzonej przez podatnika na potrzeby podatku ewidencji
Powyższy warunek odnosi się w bezpośredni sposób do ewidencji prowadzonej na potrzeby podatku od towarów i usług. Z regulacji tej nie sposób wywieść, że dopuszczalne jest ujęcie tych wydatków w innej ewidencji, np. prowadzonej dodatkowo w formie zestawienia Ms Excel.
Nie może to być ewidencja niezwiązana z ewidencją sprzedaży i zakupu VAT prowadzoną dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. Wydatki niewchodzące do podstawy opodatkowania VAT mają być w tej ewidencji wyodrębnione (wyróżnione), nie zaś znajdować się poza tą ewidencją.
Podatnicy mają w praktyce szereg wątpliwości jak właściwie zaewidencjonować taki zwrot wydatków. W praktyce w ewidencji dla celów VAT (i często w księgach rachunkowych), ujmuje się je na kontach rozrachunkowych w taki sposób, aby było jasne, że otrzymane środki są przekazane przez klienta na pokrycie określonych kosztów. Pozycja ta jest „neutralna” podatkowo, a podatnik występuj jedynie jako „pośrednik finansowy”.
Na tle tym zapadł interesujący wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku z dnia 9 lipca 2025 roku (sygn. I SA/Bk 152/25), w którym sąd oddalił skargę podatnika i zgodził się ze stanowiskiem Dyrektora Krajowej Informacji Podatkowej, iż ewidencja prowadzona na potrzeby podatku to nie może być ewidencja prowadzona np. w MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb rozliczenia VAT.
Sąd podkreślał, że pomimo zrozumienia występującego po stronie skarżącego i wskazywanego przez niego problemu o charakterze technicznym, nie może go rozwiązać w postępowaniu, którego funkcją i zadaniem jest interpretacja przepisów prawa podatkowego.
Podsumowanie
Wyłączenie z podstawy opodatkowania VAT zwrotu udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy ma na celu uniknięcie podwójnego opodatkowania i prawidłowe odzwierciedlenie roli podatnika w transakcji. Kluczowe jest prawidłowe udokumentowanie wydatku, odpowiednie ujęcie w ewidencji oraz jasne określenie, czy podatnik działał w imieniu klienta, czy we własnym imieniu. Błędne zakwalifikowanie takich kosztów może prowadzić do sporów z organami podatkowymi i niepotrzebnych zaległości podatkowych. Podatnicy powinni zatem każdorazowo indywidualnie analizować swoją sytuację a w przypadku pojawiających się wątpliwości występować z wnioskiem o wydanie interpretacji podatkowej lub zasięgać opinii profesjonalnego pełnomocnika.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Zwrot wydatków nie podlega VAT jedynie w sytuacji, gdy spełnione są wszystkie trzy warunki: udokumentowanie, działanie w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy oraz ujęcie w ewidencji VAT.
- Dokumenty potwierdzające wydatek muszą być wystawione na klienta, a nie na Ciebie jako podatnika.
- Nie można pobierać środków „z góry” przed faktycznym poniesieniem kosztu.
- Ewidencja musi być częścią oficjalnych rejestrów VAT, a nie osobnych zestawień (np. w Excelu).
- W przypadku wątpliwości warto uzyskać interpretację indywidualną, aby uniknąć sporów z organami podatkowymi.
Artykuł napisany przez:
Agnieszka Sadowska
Doradca podatkowy (nr wpisu 11914), absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu oraz Wydziału Finansów i Rachunkowości Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu. Posiada ponad 15 – letnie doświadczenie zawodowe związane z prawem podatkowym. Początki swojej kariery zaczynała jako pracownik administracji skarbowej, m.in. w urzędzie skarbowym oraz w Krajowej Informacji Skarbowej. Obecnie jako in-house kieruje działem podatków jednej z większych spółek giełdowych z branży finansowej, a od 2013 roku prowadzi własną kancelarię doradztwa podatkowego. Doświadczony wykładowca, realizujący od 2011 roku z pasją szkolenia z zakresu prawa podatkowego (głównie podatek od towarów i usług oraz podatki dochodowe) dla firm szkoleniowych oraz Wyższej Szkoły Bankowej. Wyróżniona przez Stowarzyszenie Księgowych srebrną odznaką za zasłużenie dla środowiska księgowych.
