ZFŚS w 2025 roku – wpływ zmian w RODO na gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych

Opis

PROGRAM:

1. Obowiązek oraz cel tworzenia i przeznaczenie ZFŚS.
   • Obowiązek tworzenia funduszu:
     • Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników.
     • Przedsiębiorstwa średniej wielkości, zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników – na wniosek związku.
   • Swoboda wyboru między prowadzeniem funduszu a wypłatą świadczeń urlopowych – pracodawcy do 50 pracowników oraz Ci zatrudniający poniżej 50 pracowników.
   • Kto i na jakich warunkach może odstąpić od tworzenia ZFŚS?
   • Udział związków zawodowych i przedstawiciela załogi w sferze zakładowej działalności socjalnej.
   • Pracodawca jako administrator środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – zakres ingerencji.
   • Obowiązek zaspokajania potrzeb socjalnych załogi.
   • Definicja działalności socjalnej pracodawcy i zasady jej finansowania.
   • Dofinansowanie obiektów socjalnych.
   • Tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego.

2. ZFŚS w kontekście przepisów RODO – dokumentacja.
   • Komisja ZFŚS a przepisy o ochronie danych.
   • Dokumentacja ZFŚS a RODO:
     • dane pracownika,
     • dane i PIT małżonka oraz dzieci,
     • dane z dokumentacji medycznych itp.
   • Sytuacja życiowa osób uprawnionych w świetle znowelizowanych przepisów rozporządzenia unijnego RODO.
   • Prowadzenie działalności socjalnej w świetle unijnego rozporządzenia RODO, z uwzględnieniem zmian w przepisach obowiązujących po 4.05.2019 r.
   • Obowiązek informacyjny.
   • Sposoby pozyskiwania i potwierdzenia przez pracodawcę sytuacji materialnej osób uprawnionych.
   • Czy potrzebna jest zgoda członków rodziny na przetwarzanie danych w świetle nowych przepisów?
   • Na podstawie jakich przepisów pracodawca może żądać przedstawienia zaświadczenia o dochodach członków rodziny?
   • Stanowisko GIODO w sprawie przechowywania dokumentów składanych przez osoby uprawnione.
   • Czy można wypłacić świadczenie bez potwierdzenia przez pracownika sytuacji życiowej?
   • Program 500+ a badanie sytuacji życiowej.
   • Zmiany w zakresie przetwarzania danych osobowych w RODO po zmianach w kodeksie pracy.

3. Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS.
   • Osoby uprawnione na mocy regulaminu.
   • Osoby na urlopach bezpłatnych, wychowawczych i macierzyńskich.
   • Katalog ustawowy – pracownicy i renciści oraz członkowie rodzin.
   • Czy różnicować świadczenia między pracownikami a emerytami?
   • ZFŚS dla emerytów i rencistów (byłych pracowników).

4. Wysokość odpisów podstawowych na ZFŚS.
   • Zasady naliczania odpisu i metodyka ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych.
   • Kiedy istnieje możliwość jego kształtowania Funduszu, rezygnacji z jego tworzenia i wypłacania świadczenia urlopowego?
   • Statystyczne metody przeliczania pracowników na pełne etaty.
   • Naliczenie i przekazanie:
     • I raty odpisów (do końca maja).
     • II raty odpisów (do końca września).
   • Korekta środków socjalnych na stan 31 grudnia.

5. Zasady tworzenia komisji socjalnych oraz tworzenie regulaminu socjalnego.
   • Udział związków zawodowych i przedstawiciela załogi w sferze zakładowej działalności socjalnej.
   • Pracodawca jako administrator środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (zakres ingerencji).
   • Regulamin socjalny.
     • Zasady wprowadzenia.
     • Elementy składowe.
   • Komisja socjalna.
     • Zasady działania.
     • Skład i reprezentacja.
   • Rozpoznanie potrzeb socjalnych załogi – tworzenie preliminarza socjalnego.
   • Budowanie kryterium socjalnego na potrzeby konkretnego pracodawcy i pod potrzeby personelu.
   • Ustalanie w regulaminie socjalnym osób fakultatywnie uprawnionych do świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).
   • Ustalanie średniego dochodu przypadającego na członka rodziny.
   • Definicja rodziny w regulaminie socjalnym ZFŚS.
   • Kryteria stosowane przy przydzielaniu świadczeń (socjalne i ogólny dostęp).
   • Weryfikacja kryterium socjalnego – ocena sytuacji rodzinnej, materialnej i życiowej uprawnionego.
   • Dokumentacja przyznanej pomocy.
   • Ustalanie średniego dochodu przypadającego na członka rodziny.
   • Ujmowanie w regulaminie ZFŚŚ innych kryteriów socjalnych.
     • Liczba dzieci.
     • Zdarzenie losowe.
     • Długość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

6. Osoby uprawnione do korzystania ze świadczeń socjalnych.
   • Katalog ustawowy – pracownicy, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin.
   • Osoby uprawnione na mocy regulaminu.
   • Czy można różnicować świadczenia między pracownikami?

7. Rodzaje świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu, które są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych.
   • Limity zwolnień wypłat z ZFŚS wynikające z:
     • ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
     • ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz
     • ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów.
   • Świadczenia socjalne jako przychód ze stosunku pracy.
   • Zasady ogólnego zwolnienia dla ZFŚS o charakterze składkowym i podatkowym.
   • Ulga podatkowa dla dofinansowania wypoczynku dzieci i młodzieży.
   • Zwolnienia świadczeń dla emerytów i rencistów.
   • Ulgi z tytułu zapomóg.

8. Rodzaje świadczeń różnicowane według kryterium socjalnego.
   • Paczki dla dzieci.
   • Karnety do klubu fitness.
   • Organizacja wycieczek i imprez zbiorowych oraz integracyjnych ze środków funduszu.
   • Pożyczki na cele mieszkaniowe:
     • wzory umów,
     • oprocentowanie,
     • warunki umarzania,
     • potrącanie rat z wynagrodzenia pracownika w kontekście art. 91 Kodeksu pracy,
     • dochodzenie roszczeń przez pracodawcę.
   • Świadczenia na rzecz emerytów i rencistów.
   • Dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży.
   • Świadczenia rzeczowe i bony do supermarketów.
   • Wyjście do kina, teatru czy opery.

9. Rezygnacja z tworzenia funduszu – niższe odpisy.
   • Rezygnacja z tworzenia ZFŚS przez dużych i małych pracodawców oraz zasady obniżania wysokości odpisów na fundusz socjalny.
   • Zmiana aktów wewnątrzzakładowych (regulaminów, układów zbiorowych pracy).
   • Rola związków zawodowych.
   • Informacja dla pracowników przekazywana do końca stycznia.

10. Odpowiedzialność karno-wykroczeniowa związana z działalnością socjalną.
    • Odpowiedzialność związana z działalnością socjalną (analiza przypadków).
    • Orzecznictwo sądowe dotyczące ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.