Od czerwca 2026 roku planowane są zmiany w uprawnieniach Inspektorów PIP w zakresie wydawania decyzji o stwierdzeniu istnienia umowy o pracę w zamian za umowę cywilnoprawną. Uprawnienia te mają wynikać ze zgody Rady Unii Europejskiej wynegocjowanej przez rząd z Komisją Europejską, które mają zapewnić lepszą ochronę osób świadczących pracę w Polsce przed nieuczciwym traktowaniem i wyzyskiem. Zmiany te mają wpływać na przekształcenie instrumentów prawnych i finansowych określonych w Krajowym Planie Odbudowy.
Nowe uprawnienia mają dotyczyć:
- upoważnienia Inspektorów PIP do wydawania decyzji administracyjnych przekształcających umowy cywilnoprawne w umowy o pracę,
- umożliwienia wymiany informacji pomiędzy PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową dla celów inspekcji pracy,
- wprowadzenia możliwości przeprowadzania kontroli zdalnych, czyli prowadzenia wszystkich lub części czynności kontrolnych w wersji elektronicznej, o ile istnieje taka możliwość techniczna.
Z planowanych rozwiązań najbardziej problematyczne ma być uprawnienie do arbitralnego (subiektywnego) stwierdzenia w formie decyzji administracyjnej, że umowa cywilnoprawna została zawarta błędnie i w jej miejsce powinna być zawarta umowa o pracę.
Z wyjaśnień Głównego Inspektora Pracy Marcina Staneckiego wynika, że takie stwierdzenie ma wynikać ze złożonej skargi. W początkowym okresie PIP ma skoncentrować swoje działania na rozpatrywaniu skarg osób wykonujących pracę. W przypadku uznania skargi za zasadną ma być wydana decyzja administracyjna. Od wydanej decyzji pracodawcy będą mogli się odwołać, ale wyłącznie w trybie administracyjnym, a nie sądowym.
Inspektor jako organ jednoosobowy
Decyzje ma wydawać Inspektor PIP, czyli jednoosobowy organ I instancji, na podstawie ustaleń zawartych w protokole kontroli. Samo stwierdzenie, iż złożona skarga jest zasadna, ma stanowić podstawę do wydania decyzji administracyjnej. Nie określono, czy skarga ma być imienna, czy anonimowa. Ponadto, aby decyzja miała podstawy merytoryczne, jej uzasadnienie powinno opierać się nie tylko na złożonej skardze, ale także mieć potwierdzenie w przesłuchaniu lub wysłuchaniu strony skarżącej.
Już na tym etapie nasuwa się kilka ważnych pytań:
- Co w przypadku skarg anonimowych – czy takie skargi również będą uwzględniane?
- Co ze skargami osób, z którymi Inspektor PIP nie mógł się spotkać i wysłuchać/przesłuchać?
Oceniając to z perspektywy byłego Inspektora PIP, bez jasnej procedury decyzje mogą być uchylane.
Decyzje wydawane w trybie administracyjnym
Kolejny problem to prawomocność i ostateczność wydanych decyzji administracyjnych.
- Kiedy i w jakim zakresie pracodawca będzie zobligowany do ich wykonania?
- Czy decyzje będą terminowe, czy będą wydawane z rygorem natychmiastowej wykonalności?
W trybie „terminowym” decyzja może określać wykonanie po upływie terminów odwoławczych, natomiast rygor natychmiastowy oznacza obowiązek wykonania decyzji od razu, choć odwołanie się w międzyczasie będzie możliwe.
Niezależnie od wariantu, każdy z nich oznacza ewentualną walkę w sądzie o zgodność decyzji z prawem oraz o skutki prawne tych decyzji.
Odpowiedzialność za błędne decyzje
Jeżeli decyzja o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę zostanie utrzymana w mocy, oznacza to nie tylko zmianę formy zatrudnienia, ale także obciążenie „nowego pracodawcy” dodatkowymi kosztami, np. kosztami urlopu wypoczynkowego.
- Jak będzie wyglądała procedura zwrotu kosztów dla pracodawcy w sytuacji, gdy wygra on sprawę w sądzie?
- Czy Inspektor Pracy poniesie finansowe konsekwencje wraz z naliczonymi odsetkami czy Okręgowe Inspektoraty Pracy będą musiały pokrywać te koszty?
Wielu Inspektorów PIP ubezpiecza się indywidualnie od następstw błędnie wydanych decyzji, ale po pierwsze jest to ich indywidualna (nie obligatoryjna) decyzja, a po drugie nie wiadomo, czy ich ubezpieczenia będą obejmowały te nowe uprawnienia.
Warto zastanowić się również co będzie w przypadku gdy firma porozumie się ze zleceniobiorcą (tak jak to praktykują niektóre firmy ochroniarskie), a zleceniobiorca wycofa swoją skargę lub zmieni zeznania? Kto wtedy będzie zobowiązany do zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów? Czy zleceniobiorcy nie zaczną wykorzystywać tej sytuacji do „motywowania” firm?
Jak widać, pytania wciąż się mnożą, a na dzień dzisiejszy jasnej odpowiedzi w tej sprawie nie ma.
Istota umów cywilnoprawnych
Umowa cywilnoprawna jest w opozycji do umowy o pracę, przy czym definicja umowy o pracę została szczegółowo określona w art. 22 §1 Kodeksu pracy.
„Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem”.
Taki zapis oznacza, że Inspektor PIP lub inny organ (np. funkcjonariusz ZUS czy US) chcąc wykazać, że dana umowa cywilnoprawna posiada cechy umowy o pracę, musi dokonać porównania każdego elementu definicji stosunku pracy. Taka analiza jest konieczna szczególnie w przypadku wpłynięcia skargi od pracownika, że obiecana mu była umowa o pracę, a zawarta z nim została umowa zlecenie.
Jak zatem należy sprawdzić, czy zawarta umowa (np. zlecenie) nie spełnia wymogów umowy o pracę? Najlepiej każdy z aspektów definicji stosunku pracy porównać do uwarunkowań umowy cywilnoprawnej. Przeanalizujmy zatem przykład umowy zlecenie dotyczącej wykonywania usług sprzątania.
- Pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy: Każda umowa – zarówno o pracę, jak i zlecenie – określa, co ma być wykonane. W przypadku zlecenia można argumentować, że usługa jest wykonywana na rzecz innej firmy, niekoniecznie pracodawcy.
- Pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy pod kierownictwem: W umowie o pracę kierownictwo jest obowiązkowe, natomiast w umowie zlecenia – nie. W naszym przykładzie sprzątanie nie wymaga stałego nadzoru, co może świadczyć o cywilnoprawnym charakterze umowy. I to jest argument za tym, że to nie jest umowa o pracę, gdyż wszystkie warunki definicji muszą być spełnione.
- Praca w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę: W umowie o pracę miejsce i czas są narzucone. W zleceniu sprzątania można wykonać usługę o dowolnej porze, co jest kolejnym argumentem przeciwko uznaniu tych ustaleń za umowę o pracę.
Zatrudnienie pracownika za wynagrodzeniem: Zarówno umowa o pracę, jak i umowa zlecenie przewidują wynagrodzenie. Sam ten element nie przesądza o charakterze umowy.
Konsekwencje nieprawidłowo zawartej umowy cywilnoprawnej
Jeżeli zostanie stwierdzone, że w miejsce umowy cywilnoprawnej powinna być zawarta umowa o pracę, pracodawca będzie musiał uregulować zaległości sięgające nawet 3 lat wstecz. Dotyczyć to będzie m.in.:
- urlopu wypoczynkowego,
- wynagrodzenia chorobowego,
- świadczeń związanych z opieką nad dzieckiem,
- urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego,
- wynagrodzenia za nadgodziny,
- ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej.
Potencjalne koszty mogą sięgać od kilku tysięcy złotych do znacznie wyższych kwot
Podsumowanie
Problemy PIP w zakresie procedur, ustaleń faktycznych, wydawania decyzji oraz ich egzekwowania mogą paradoksalnie stać się szansą dla pracodawców w trybie odwoławczym. Błędy proceduralne mogą być podstawą do skutecznych odwołań od niekorzystnych decyzji administracyjnych.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Inspektorzy PIP od czerwca 2026 roku będą mogli wydawać decyzje administracyjne przekształcające umowy cywilnoprawne w umowy o pracę, co zwiększa ryzyko sporów i kosztów po stronie pracodawcy.
- Postępowania PIP będą najczęściej inicjowane na podstawie skarg osób wykonujących pracę, również tych anonimowych.
- Pracodawcy będą musieli odwoływać się od decyzji PIP w trybie administracyjnym, co może wymagać szybkiej reakcji i znajomości nowych procedur.
- W przypadku uznania, że umowa cywilnoprawna powinna być umową o pracę, pracodawca może być zobowiązany do zapłaty wynagrodzeń, urlopów, świadczeń chorobowych oraz innych należności nawet do trzech lat wstecz.
- Kluczowe będzie precyzyjne rozróżnianie umów o pracę od umów cywilnoprawnych na podstawie przesłanek Kodeksu pracy.
Artykuł napisany przez:

Daniel Pałyga
Absolwent Uniwersytetu Opolskiego Wydziału Ekonomicznego na kierunku Administracja. Ukończył także Studia podyplomowe na Wydziale Zarządzania, Informatyki i Finansów na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu. Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener oraz wykładowca na uczelni wyższej, który od 2012 r. który przeprowadza szkolenia dla podmiotów publicznych i prywatnych. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. W trakcie wykonywania pracy w PIP Opole wielokrotnie współpracował z jednostką Straży Granicznej w Opolu oraz Komendami Powiatowymi Policji na terenie województwa opolskiego. Prowadził szkolenia dla jednostek publicznych z ramienia PIP w Opolu np. Urzędów Pracy i szkół. Od 1997 r. związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada szerokie doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.