Zgubione świadectwo pracy? Pracodawca nie wystawi duplikatu

Wstęp

Jeśli pracownik zgubił świadectwo pracy lub uległo ono zniszczeniu, pracodawca nie wystawi duplikatu czy też odpisu utraconego dokumentu, a przygotuje kopię dokumentu potwierdzoną za zgodność z dokumentacją pracowniczą. I choć zmiana w przepisach obowiązuje od 7 września 2019 roku, wciąż nie wszyscy pracodawcy i obsługujące ich biura księgowe o niej pamiętają.

Co zrobić w przypadku zgubienia świadectwa pracy?

Zgodnie z przepisami, pracownik, który utracił oryginał świadectwa pracy, powinien (powołując się na art. 9412 Kodeksu pracy) złożyć wniosek o wydanie części dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku wnioskowane wydanie części dokumentacji pracowniczej zostanie ograniczone do pojedynczego dokumentu tj. świadectwa pracy. Wniosek może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Ponieważ forma elektroniczna wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, którym pracownicy zazwyczaj nie dysponują, w praktyce wniosek składany jest przede wszystkim w formie papierowej. Wniosek może być złożony przez pracownika lub byłego pracownika, a w przypadku jego śmierci o wydanie kopii świadectwa pracy może ubiegać się najbliższy członek rodziny (tj. małżonek, rodzice – w tym macocha lub ojczym, dzieci, rodzeństwo lub wnuki). Wniosek nie musi zawierać powodu żądania. W przypadku, gdy wniosek pochodzi od członka rodziny, zasadna jest weryfikacja uprawnienia do żądania wydania dokumentu poprzez przedstawienie do wglądu aktu zgonu pracownika oraz dokumentu, z którego będzie wynikać relacja rodzinna. Wniosek o wydanie kopii części (całości) dokumentacji pracowniczej pracodawca umieszcza w aktach osobowych: w części B (jeśli został złożony przez pracownika) lub w części C (jeśli został złożony przez byłego pracownika albo członka rodziny). 

Podstawa prawna: Art. 94¹² Kodeksu pracy

1. Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:
   1. pracownika lub byłego pracownika albo
   2. osób, o których mowa w art. 949 § 3 () w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika

złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Termin, forma i koszt wydania kopii dokumentu

Pracodawca od momentu otrzymania wniosku ma 30 dni, aby wydać dokument. Jeśli dokumentacja pracownicza jest przechowywana w formie papierowej, pracodawca wydaje jej kopię w formie papierowej z podpisem pracodawcy albo osoby, która jest upoważniona przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. Pracodawca może również wydać dokument w formie elektronicznej, tj. jako odwzorowanie cyfrowe w formacie PDF potwierdzone za zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.

Przepisy Kodeksu pracy ani Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nie regulują kwestii ewentualnej odpłatności za wydanie kopii świadectwa pracy. Wskazówkę w tym temacie daje art. 15 ust 3 RODO, który wprawdzie przewiduje możliwość odpłatności, ale dopiero za kolejną kopię dokumentacji pracowniczej, co oznacza, iż wydanie pierwszej kopii dokumentacji jest nieodpłatne.

Podstawa prawna: Art. 15 ust 3 RODO

Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej.

Co w sytuacji, gdy nie można żądać kopii?

Czasami może zdarzyć się tak, że pracownik nie będzie miał możliwości żądania kopii świadectwa pracy bezpośrednio od pracodawcy. Taka sytuacja będzie mieć miejsce, gdy pracodawca, który wystawił dokument, następnie przestał już istnieć. Wówczas pracownik po kopię dokumentu powinien zwrócić się do podmiotu, który przejął po zlikwidowanym pracodawcy obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej.

• Może to być archiwum państwowe, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich lub podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentów.
• Dokumenty pracownicze pochodzące ze zlikwidowanych spółek handlowych lub prawa cywilnego zabezpiecza syndyk masy upadłościowej albo likwidator, który wskazuje przechowawcę.
• W przypadku, gdy podmiot nie dysponuje środkami finansowymi na zabezpieczenie dokumentacji osobowej i płacowej, należy wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o wydanie postanowienia w przedmiocie braku środków na dalsze przechowywanie dokumentacji. Wniosek do sądu należy złożyć w trakcie trwania procedury postawienia w stan upadłości lub likwidacji, czyli przed wykreśleniem podmiotu z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej. W przypadku, gdy sąd przychyli się do wniosku, postanowienie należy przesłać do Archiwum Państwowego w Warszawie, które zabezpieczy dokumentację pracowniczą.

Pracownik informację o miejscu przechowywania dokumentów swojego byłego i już zlikwidowanego pracodawcy może uzyskać w placówce ZUS lub na stronie internetowej pod adresem:

https://www.zus.pl/swiadczenia/emerytury/baza-zlikwidowanych-lub-przeksztalconych-zakladow-pracy.

Informację można także uzyskać:

• u właściwego marszałka województwa,
• w archiwach państwowych albo 
• w ogólnopolskiej bazie internetowej prowadzonej przez Archiwum Państwowe w Warszawie.

Ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych znajduje się na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych pod adresem:

https://archiwa.gov.pl/wp-content/uploads/2024/02/EWIDENCJA_BAZA_INTERNETOWA-06.02.2024.pdf

Czym można zastąpić świadectwo pracy?

W przypadku braku świadectwa pracy staż pracy można udokumentować za pomocą innych dokumentów, w tym na przykład:

• umowy o pracę,
• pism kierowanych przez pracodawcę do pracownika w okresie zatrudnienia,
• legitymacji ubezpieczeniowej zawierającej wpisy o okresach zatrudnienia,
• legitymacji służbowej.

Co, gdy nie otrzymasz oryginału świadectwa pracy?

Czasami może zdarzyć się tak, że pracownik będzie miał problem nie tylko z wydaniem kopii świadectwa pracy, ale nawet z otrzymaniem oryginału. Pracownik ma prawo do otrzymania świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy, tj. jego rozwiązania lub wygaśnięcia. Niemniej, ani Kodeks pracy ani rozporządzanie w sprawie świadectwa pracy nie wskazują konkretnie, kto zobowiązany jest do wydania świadectwa pracy w sytuacji, kiedy podstawą wygaśnięcia stosunku pracy jest śmierć pracodawcy (art. 632 § 1 Kodeksu pracy). W przypadku śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną, który nie przewidział kontynuacji działalności zakładu pracy w formie zarządu sukcesyjnego, zastosowanie znajdą przepisy prawa spadkowego. Po śmierci pracodawcy przedsiębiorstwo wchodzi w skład spadku. Tym samym spadkobiercy wstępują w zobowiązania majątkowe związane z prowadzeniem takiego zakładu pracy. Zatem zgodnie z prawem spadkowym, jeśli funkcjonowanie przedsiębiorstwa nie będzie kontynuowana, to obowiązek przekazania świadectwa pracy będzie spoczywał na spadkobiercach. Również spadkobierca będzie adresatem wniosku o wydanie kopii dokumentu z akt osobowych. Problematyczny w takich przypadkach jest czas trwania postępowań spadkowych przed sądem, gdzie regułą są kilkuletnie postępowania. Do momentu prawomocnego postanowienia w sprawie stwierdzenia nabycia spadku albo notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia nie zostaje ustalony krąg spadkobierców. Tym samym były pracownik nie może skutecznie żądać wydania kopii świadectwa pracy, ponieważ nie doszło do ustalenia osoby uprawnionej do spełnienia takiego żądania.