Artykuł napisany przez:
Barbara Pawełko-Czajka
Wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu. Stale współpracuje m. in. ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce, Bankowym Ośrodkiem Doradztwa i Edukacji. Posiada praktyczne doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, dydaktyki akademickiej, doradztwie oraz w wdrażaniu przepisów prawnych z zakresu: ochrony danych osobowych (RODO), prawa pracy, zatrudniania cudzoziemców, umów cywilno-prawnych, prawa ubezpieczeń społecznych w firmach, urzędach i instytucjach.
Okres świąteczny to czas szczególny, zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. W firmach posiadających Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) pojawia się pytanie, jak najlepiej rozdysponować zgromadzone środki, aby spełniły oczekiwania zatrudnionych oraz były zgodne z przepisami prawa?
Uregulowania dotyczące ZFŚS można znaleźć w Ustawie z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przygotowanie i realizacja działań z funduszu wymaga precyzji a przede wszystkim działania zgodnego z prawem, ale może także stać się doskonałym narzędziem budowania relacji w zespole.
Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określa zasady tworzenia i rezygnowania z ZFŚS oraz gospodarowania środkami ZFŚS, czyli: wydatkowania zasobów finansowych (w tym przeprowadzania konsultacji ze związkami zawodowymi), ich gromadzenia oraz sposobu przechowywania, co wynika z Wyroku WSA w Warszawie z 11 października 2004 r., III SA 2275/03.
Fundusz jaki tworzy pracodawca jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu. Działalność socjalna obejmuje:
- usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku,
- działalność kulturalno-oświatową oraz sportowo-rekreacyjną,
- udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej.
Przeznaczenie środków z ZFŚS
Środki z Funduszu mogę być przeznaczane np. na:
- dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich rodzin,
- pomoc świąteczną,
- zapomogi finansowe,
- imprezy sportowo-integracyjne oraz kulturalno-oświatowe.
Co istotne, decydujące o przyznawaniu środków na poszczególne cele jest zastosowanie przez pracodawcę kryterium socjalnego. Oznacza to, że przyznanie pomocy uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.
Zgodnie z Wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331): „(…) fundusz świadczeń socjalnych jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a także emerytów i rencistów. Jest on wyrazem funkcji społecznej zakładu pracy, zaś jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach.”.
ZFŚS w okresie świątecznym
W okresie świątecznym środki z ZFŚS najczęściej przeznacza się na:
- świąteczne paczki dla pracowników i ich dzieci – mogą zawierać słodycze, drobne upominki czy bony zakupowe. Warto pamiętać, że paczki powinny być zróżnicowane w zależności od sytuacji materialnej pracowników, zgodnie z zasadą różnicowania świadczeń określoną w 8 ustawy o ZFŚS.
- bony podarunkowe – popularnym rozwiązaniem są bony na zakupy w okresie świątecznym. Istotne jest jednak, aby ich wartość była uzasadniona sytuacją życiową, rodzinną i materialną pracownika.
- wsparcie finansowe dla osób w trudnej sytuacji – święta to czas, gdy wielu pracowników zmaga się z dodatkowymi wydatkami. Jednorazowa zapomoga świąteczna może być istotnym wsparciem.
- impreza świąteczna – należy uregulować odpowiednio te kwestie poprzez zapis w regulaminie ZFŚS.
Środki z ZFŚS mogą być także przeznaczone na organizację wspólnych spotkań wigilijnych czy dofinansowanie wyjazdów zimowych dla pracowników i ich dzieci. Wszystkie działania muszą być zgodne z regulaminem funduszu, który każda firma tworzy indywidualnie, określając m.in. cele i zasady rozdysponowania środków.
ZFŚS a ZUS i podatki
Świadczenia finansowane ze środków ZFŚS bez względu na ich wartość czy rodzaj są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) pod warunkiem wypełnienia zasad ich przyznawania wynikających z ustawy.
Pracodawca może także skorzystać ze zwolnień podatkowych o czym mówią m.in. przepisy art. 21 ust. 1 ustawy o Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym zwalnia od podatku dochodowego rzeczowe świadczenia oraz otrzymywane świadczenia pieniężne, które w całości zostały sfinansowane ze środków ZFŚS, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1 000 zł. Przepisy te dotyczą świadczeń:
- rzeczowych, niebędących bonami, talonami lub innymi znakami uprawniającymi do ich wymiany na towary lub usługi oraz
- pieniężnych, otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej
Podsumowanie
Aby prawidłowo rozporządzać ZFŚS w okresie świątecznym, konieczne jest działanie w zgodzie z przepisami wymienionej powyżej Ustawy oraz wprowadzonym na ich podstawie regulaminem funduszu. Zróżnicowanie świadczeń w oparciu o sytuację pracowników pozwala efektywnie wykorzystać środki, budując przy tym pozytywne relacje w zespole.
