Zasady naliczania i wypłacania trzynastej pensji

Dodatkowe wynagrodzenie roczne, określane mianem trzynastego wynagrodzenia, to dodatkowa gratyfikacja, która jest wypłacana zgodnie z Ustawą z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie, czyli do 31 marca. Wyjątkiem od zasady jest sytuacja, gdzie rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy. Wtedy to wynagrodzenie roczne wypłaca się pracownikowi w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Kim są „pracownicy jednostek sfery budżetowej”?

Do grona beneficjentów trzynastego wynagrodzenia zaliczymy pracowników:

• państwowych jednostek sfery budżetowej, dla których środki na wynagrodzenia są kształtowane na podstawie odrębnej ustawy,
• zatrudnionych w urzędach organów władzy publicznej, kontroli, ochrony prawa oraz sądach i trybunałach, wymienionych w art. 139 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
• samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie wymienionej w pkt 2,
• biur poselskich, senatorskich lub poselsko-senatorskich oraz klubów, kół albo zespołów parlamentarnych

Na jakich zasadach nabywa się prawo do trzynastego wynagrodzenia?

Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. W przypadku, kiedy pracownik nie przepracował w danej organizacji całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem, że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy.

Przepisy przewidują również pewne wyjątki od zasady i określają, że przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach:

1. nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej),
2. zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące,
3. powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej,
4. rozwiązania stosunku pracy w związku z:
   1. przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,
   2. przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,
   3. likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,
   4. likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją,
5. podjęcia zatrudnienia:
   1. w wyniku przeniesienia służbowego,
   2. na podstawie powołania lub wyboru,
   3. w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,
   4. w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,
   5. po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej,
6. korzystania:
   1. z urlopu wychowawczego,
   2. z urlopu macierzyńskiego,
   3. z urlopu ojcowskiego,
   4. z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
   5. z urlopu opiekuńczego,
   6. z urlopu dla poratowania zdrowia,
   7. przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego,
7. korzystania z urlopu rodzicielskiego,
8. wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.

W jakich przypadkach pracownik nie nabędzie prawa do trzynastego wynagrodzenia?

Pracownik traci prawo do wynagrodzenia w przypadku:

• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni,
• stawienia się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości,
• wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby,
• rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Jak wyliczyć trzynaste wynagrodzenie?

Skoro już wiemy jakie są zasady przyznawania trzynastego wynagrodzenie i komu należy się dodatkowe wynagrodzenie roczne kolejne pytanie dotyczyć będzie zasad wyliczania wynagrodzenia.

Zgodnie z przepisami wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. 

Podsumowując, aby ustalić wartość trzynastego wynagrodzenia należy wykonać następujące kroki:

1.  Wyliczamy właściwą podstawę uwzględniając:
   1. wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
   2. wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,
   3. wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
2. Mnożymy otrzymaną podstawę przez stopę procentową czyli 8,5%.

Do podstawy zazwyczaj wliczają się:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• dodatki: za staż pracy, funkcyjny, zadaniowy, specjalny, nauczycielom motywacyjny, służbie cywilnej z tytułu posiadanego stopnia służbowego i inne określone w regulaminie wynagradzania danej jednostki,
• premie i nagrody określone w regulaminie wynagradzania,
• nagrody z funduszu nagród za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej.

Składniki nieuwzględniane w podstawie to:

• nagrody jubileuszowe,
• wynagrodzenie za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy innej niż urlop wypoczynkowy,
• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego,
• ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• nagroda z zakładowego funduszu nagród,
• dodatkowe wynagrodzenie roczne,
• należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odprawa emerytalna lub rentowa i inne odprawy pieniężne,
• wynagrodzenie i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy,
• kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

Wysokość wynagrodzenia rocznego ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego u danego pracodawcy.

Prawo do trzynastego wynagrodzenia u pracodawców z poza sfery budżetowej

Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej nie obejmuje tych pracodawców. 

Tak więc wypłata trzynastego wynagrodzenia nie jest obowiązkowa, ale wielu pracodawców może zdecydować się na tę formę dodatkowego wynagradzania jako bonus dla pracowników. Firmy, które regularnie wypłacają trzynaste wynagrodzenie, często widzą tę praktykę jako sposób na nagrodzenie lojalności pracowników, zwiększenie motywacji oraz budowanie pozytywnego klimatu pracy. Przede wszystkim jednak decyzja o wypłacie trzynastego wynagrodzenia zależy od polityki danego pracodawcy oraz jego zdolności finansowej. Firmy działające w sektorach, gdzie konkurencja o pracowników jest wysoka, mogą być bardziej skłonne do stosowania dodatkowych świadczeń, takich jak trzynaste wynagrodzenie, aby przyciągnąć i zatrzymać wykwalifikowaną kadrę. Wówczas to zasady przyznawania dodatkowego wynagrodzenia rocznego odnajdujemy w przepisach wewnątrzzakładowych, w których to pracodawca ma pełną dowolność w kształtowaniu jej zasad.