E-commerce to dziś jedna z najdynamiczniej rozwijających się gałęzi gospodarki. Sklepy internetowe, platformy sprzedażowe, kursy online czy usługi cyfrowe to codzienność zarówno dużych firm, jak i mikroprzedsiębiorców. Jednak za wygodą i skalą sprzedaży online idzie spora odpowiedzialność – także ta związana z prawidłowym prowadzeniem księgowości. Poznaj szczegółowe zasady księgowania w e-commerce, wskazujemy najważniejsze obowiązki, pułapki oraz dobre praktyki, które pozwolą uniknąć błędów i zoptymalizować zarządzanie finansami w Twoim sklepie internetowym.
Specyfika księgowości w e-commerce
Księgowość w e-commerce różni się od tradycyjnej głównie ze względu na:- wielokanałowość sprzedaży (różne platformy, własny sklep, marketplace’y),
- różnorodność form płatności (przelewy, karty, BLIK, portfele elektroniczne, płatności odroczone),
- częste transakcje międzynarodowe i związane z nimi rozliczenia walutowe oraz podatkowe,
- wysoki wolumen transakcji i automatyzacja procesów sprzedażowych,
- konieczność ścisłego ewidencjonowania zwrotów, reklamacji, rabatów i kosztów logistycznych.
Podstawowe zasady księgowania w e-commerce
1. Wybór metody księgowej
W e-commerce, podobnie jak w innych branżach, można stosować dwie podstawowe metody księgowania:- Metoda kasowa – przychody i koszty księguje się w momencie faktycznego wpływu lub wydatku środków pieniężnych. To rozwiązanie prostsze, często wybierane przez małe firmy.
- Metoda memoriałowa – przychody i koszty ujmuje się w momencie ich powstania, niezależnie od przepływu gotówki. Jest to metoda powszechniejsza w e-commerce, bo daje pełniejszy obraz sytuacji finansowej firmy i umożliwia lepsze planowanie.
2. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości
Pełna księgowość (księgi rachunkowe) staje się obowiązkowa, gdy:- firma przekroczy określony roczny limit przychodów (od 2025 r. to 2 500 000 euro w przeliczeniu na złotówki),
- działa w formie spółki kapitałowej (np. spółka z o.o., akcyjna),
- realizuje projekty wymagające szczegółowych raportów finansowych (np. dotacje unijne).
3. Ewidencja przychodów i kosztów
Przychody ze sprzedaży internetowej ewidencjonuje się na koncie „Sprzedaż towarów” w wartości netto, skorygowanej o rabaty, bonifikaty i opusty. Należny VAT księguje się na koncie „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”, a wartość brutto należności – na koncie „Rozrachunki z odbiorcami”. Koszty związane z prowadzeniem e-commerce to m.in.:- koszt zakupu towarów i materiałów,
- koszty przesyłek i logistyki,
- prowizje dla platform sprzedażowych,
- koszty reklamy i marketingu online,
- opłaty za usługi IT, hosting, oprogramowanie,
- zwroty i reklamacje.
Księgowość a podatki w e-commerce – podatek VAT
Sprzedaż w e-commerce podlega opodatkowaniu VAT na zasadach ogólnych. Standardowa stawka w Polsce to 23%, ale dla niektórych produktów obowiązują stawki obniżone (8%, 5%). Sklep internetowy musi ponadto zarejestrować się jako podatnik VAT, jeśli przekroczy roczny obrót 200 000 zł. Warto jednak rozważyć wcześniejszą rejestrację, zwłaszcza przy współpracy z innymi firmami. W przypadku sprzedaży zagranicznej obowiązują dodatkowo szczególne procedury, takie jak VAT OSS (One Stop Shop), które ułatwiają rozliczanie podatku w różnych krajach UE bez konieczności rejestracji w każdym z nich osobno.Podatek dochodowy i inne zobowiązania podatkowe
W przypadku podatku dochodowego przedsiębiorcy mają do wyboru różne formy opodatkowania, takie jak:- skala podatkowa (zasady ogólne),
- podatek liniowy,
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
- karta podatkowa.
Dokumentacja księgowa w e-commerce
Każda transakcja powinna być udokumentowana fakturą lub paragonem fiskalnym. W przypadku sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym obowiązkowe jest stosowanie kas fiskalnych i wydawanie paragonów. Ważne jest także prowadzenie ewidencji zwrotów, reklamacji i korekt sprzedaży, a także przechowywanie dokumentacji elektronicznej zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).Praktyczne aspekty księgowania w e-commerce
- Wielokanałowość sprzedaży – W e-commerce często sprzedajemy przez kilka kanałów jednocześnie: własny sklep, marketplace’y (Allegro, Amazon), social media. Każdy kanał powinien być ewidencjonowany oddzielnie, co ułatwia analizę rentowności i rozliczanie prowizji.
- Zarządzanie zapasami i kosztami magazynowania – Prawidłowa ewidencja stanów magazynowych jest kluczowa dla określenia kosztu własnego sprzedanych towarów (COGS) oraz rozliczania inwentaryzacji. Warto korzystać z nowoczesnych systemów ERP lub dedykowanych modułów księgowych, które automatycznie integrują sprzedaż z gospodarką magazynową.
- Rozliczanie płatności elektronicznych – Płatności w e-commerce realizowane są przez różne systemy pośredniczące (PayU, Przelewy24, Stripe, PayPal). Każda wpłata powinna być powiązana z konkretną transakcją i odpowiednio zaksięgowana, uwzględniając prowizje operatorów.
- Zwroty i reklamacje – Zwroty towarów są w e-commerce codziennością. Każdy zwrot wymaga wystawienia korekty faktury lub paragonu oraz odpowiedniego ujęcia w księgach – zarówno po stronie przychodów, jak i kosztów.
- Automatyzacja procesów księgowych – Ze względu na dużą liczbę transakcji warto korzystać z narzędzi automatyzujących księgowanie, integrujących sklep z systemem księgowym, bankiem i platformami sprzedażowymi. Pozwala to ograniczyć błędy i zaoszczędzić czas.
Słowem podsumowania
Księgowość w e-commerce to nie tylko obowiązek prawny, ale także klucz do świadomego zarządzania biznesem. Prawidłowa ewidencja przychodów, kosztów, podatków i dokumentacji pozwala nie tylko uniknąć problemów z urzędem skarbowym, ale także zoptymalizować procesy i zwiększyć rentowność sklepu internetowego. Warto inwestować w nowoczesne narzędzia, automatyzację i specjalistyczną wiedzę, by rozwijać e-biznes w sposób bezpieczny i efektywny. Jeśli prowadzisz sklep internetowy lub planujesz rozpocząć sprzedaż online, skorzystaj z kursów oferowanych przez Wektor Wiedzy i zadbaj o solidne podstawy księgowe – to inwestycja, która szybko się zwróci!Artykuł napisany przez:
Daniel Pałyga
Absolwent Uniwersytetu Opolskiego Wydziału Ekonomicznego na kierunku Administracja. Ukończył także Studia podyplomowe na Wydziale Zarządzania, Informatyki i Finansów na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu. Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener oraz wykładowca na uczelni wyższej, który od 2012 r. który przeprowadza szkolenia dla podmiotów publicznych i prywatnych. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. W trakcie wykonywania pracy w PIP Opole wielokrotnie współpracował z jednostką Straży Granicznej w Opolu oraz Komendami Powiatowymi Policji na terenie województwa opolskiego. Prowadził szkolenia dla jednostek publicznych z ramienia PIP w Opolu np. Urzędów Pracy i szkół. Od 1997 r. związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada szerokie doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.
