Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – nowe odpisy w 2024?

Wstęp

Zgodnie z regulacjami Kodeksu pracy, pracodawcy mają obowiązek podejmować działania na rzecz zaspokajania, w miarę możliwości, pozapłacowych potrzeb socjalnych pracowników Ten obowiązek wynika z artykułu 16 Kodeksu pracy oraz z art. 94 pkt 8 k.p.

Jedną z form realizacji tej powinności jest tworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zarządzanie jego środkami. Szczegółowe zasady jego funkcjonowania reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zasady tworzenia i dysponowania funduszem należy doprecyzować w firmowym regulaminie ZFŚS, wskazując grupy uprawnione do korzystania ze środków funduszu, określając cele i przeznaczenie tych środków.

Obowiązek tworzenia

Zgodnie z art. 3 ustawy o ZFŚS fundusz socjalny tworzą:

• pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników na pełny etat według stanu na 1 stycznia danego roku,
• pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników w przeliczeniu na pełny etat – na wniosek zakładowej organizacji związkowej,
• pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą fundusz niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.

Pracodawca z sektora prywatnego musi więc przeanalizować liczbę pracowników, uwzględniając zatrudnionych na pełny i niepełny etat oraz na czas próbny, określony i nieokreślony. Do stanu zatrudnienia wlicza się bowiem wszystkich pracowników, niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy. Obejmuje to zatrudnienie na podstawie różnych umów o pracę, niezależnie od ich rodzaju, mianowania, powołania, wyboru, a także pracowników objętych spółdzielczą umową o pracę. Uwzględnia się również pracowników nieobecnych.

W zestawieniu znajdą się więc osoby na urlopach:

• wypoczynkowych,
• szkoleniowych,
• bezpłatnych,
• macierzyńskich,
• urlopach na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• rodzicielskich,
• wychowawczych,

oraz osoby pobierające zasiłki:

• chorobowy,
• opiekuńczy,
• wyrównawczy,
• a także świadczenie rehabilitacyjne.

Wliczamy bowiem pracowników nieobecnych z powodu usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności – płatnych i niepłatnych.

Kiedy można zrezygnować z ZFŚS?

Pracodawca, który na 1 stycznia zatrudniał mniej niż 50 osób w przeliczeniu na pełny etat, a wcześniej był zobowiązany do tworzenia funduszu socjalnego i nie jest objęty układem zbiorowym pracy ani zobowiązany do posiadania regulaminu wynagrodzenia, ma prawo zrezygnować z tworzenia ZFŚS w bieżącym roku. Musi jednak poinformować o tej decyzji pracowników do 31 stycznia. W tej informacji pracodawca przekazuje pracownikom decyzję o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczeń urlopowych w danym roku. Takiej możliwości nie mają pracodawcy działający w formie jednostek budżetowych.

Zwiększenie stanu pracowników w trakcie roku kalendarzowego po 1 stycznia nie wpływa na obowiązek utworzenia funduszu socjalnego. Podobnie, gdy w trakcie roku dojdzie do zmniejszenia zatrudnienia do stanu, który nie zobowiązuje do tworzenia ZFŚS, np. z 60 osób do 45, fundusz dalej funkcjonuje co najmniej do końca danego roku kalendarzowego.

W przypadku pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników lub mniej, ale są objęci układem zbiorowym lub posiadają regulamin wynagradzania, też możliwa jest rezygnacja z ZFŚS. Taki krok wymaga jednak przemyślanej procedury i wprowadzenia odpowiednich zmian w przepisach wewnątrzzakładowych.

Decyzja o rezygnacji z ZFŚS musi być uzgodniona ze związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku – z przedstawicielem pracowników. Ostateczne zaniechanie działalności socjalnej powinno być wynikiem konsultacji i wspólnego zrozumienia potrzeb obu stron, z poszanowaniem dobrobytu pracowników.

Jak kształtuje się kwota odpisu w roku 2024?

Pracodawcy, którzy utworzyli Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, mają obowiązek corocznego odpisu na rzecz pracowników. Podstawą do obliczania obowiązujących w 2024 roku odpisów jest kwota 6 445,71 zł – czyli kwota przeciętnego wynagrodzenia w drugim półroczu 2023 r.

Odpisy na ZFŚS w 2024 r. wynoszą:

• odpis podstawowy: 37,5% – 2 417,14 zł,
• odpis podwyższony (prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze):50% – 3 222,86 zł,
• odpis dotyczący pracowników młodocianych w pierwszym roku nauki: 5% – 322,29 zł,
• odpis dotyczący pracowników młodocianych w drugim roku nauki: 6% – 386,74 zł,
• odpis dotyczący pracowników młodocianych w trzecim roku nauki: 7% – 451,20 zł,

Odpisy fakultatywne

• na każdą osobę niepełnosprawną w stopniu znacznym lub umiarkowanym (zwiększenie odpisu o 6,25%) – 402,86 zł,
• na każdego byłego pracownika zakładu pracy będącego emerytem lub rencistą (zwiększenie odpisu o 6,25%) – 402,86 zł,
• na każdego pracownika, z przeznaczeniem na zakładowy żłobek lub klub dziecięcy (zwiększenie odpisu o 7,5%) 483,43 zł.

Jak liczymy kwotę odpisu?

Aby obliczyć odpis, pracodawca musi oszacować średnie zatrudnienie w organizacji i przeliczyć przez wysokość odpisu.

Polega to na:

• ustaleniu planowanej przeciętnej liczby pracowników (po przeliczeniu na pełny etat),
• zsumowaniu etatów z 12 miesięcy,
• podzieleniu wyniku przez 12,
• pomnożeniu średniej liczby etatów przez kwotę odpisu właściwą dla danej grupy zatrudnionych.

Przykład:

Pracodawca X prowadzący Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) ustalił, że od 1 stycznia 2024 r. przeciętne zatrudnienie wyniesie:

• pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach – 67,25 etatu, (Pełny etat – 53 , ½ etatu – 18 , ¼ etatu- 12 , ¾ etatu – 3 ),
• pracownicy wykonujący prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – 3,75 etatu. (pełny etaty – 3 , ½ etatu – 1 , ¼ etatu – 1 )

Dodatkowo pracodawca postanowił dobrowolnie zwiększyć fundusz na rzecz 43 byłych pracowników (emerytów lub rencistów), dla których miejsce pracy w danym zakładzie było ostatnim.

W pierwszej transzy do 31.05.2024 r. pracodawca jest zobowiązany przelać na konto funduszu:

• 75% odpisów dla zatrudnionych w normalnych warunkach, wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• 75% dobrowolnych zwiększeń dla byłych pracowników – emerytów i rencistów.

Pierwszą ratę obliczy następująco:

• całoroczne obowiązkowe odpisy za zatrudnionych w normalnych warunkach:

67,25 etatu × 2 417,14 zł

• całoroczne obowiązkowe odpisy za wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze:

3,75 etatu × 3 222,86

• dobrowolne zwiększenia za byłych pracowników będących emerytami lub rencistami:

43 osób × 402,86

• łącznie całoroczne odpisy – 1 +2 +3
• pierwsza rata odpisów i zwiększeń na fundusz przekazana do 31.05.2023 r.:

suma X – czyli (1+2 +3) × 75% = .Y…………………………… zł.

• II transza – do 30.09.2024

X-Y =…………….. zł

Co najmniej 75 % tej kwoty pracodawca ma obowiązek przekazać do 31 maja, a resztę (tj. pozostałą część odpisów podstawowych i tzw. odpisy zwiększające np. na emerytów i rencistów – byłych pracowników, pracowników niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym) do 30 września.

Kary za nieprzestrzeganie ZFŚS

Pracodawca, który nie przestrzega przepisów ustawy o ZFŚS lub podejmuje działania niezgodne z jej regulacjami, zgodnie z artykułem 12a ustawy o ZFŚS, podlega karze grzywny.

Do czynów karalnych zagrożonych grzywną można zaliczyć na przykład:

• nieutworzenie funduszu,
• opóźnioną wypłatę świadczenia urlopowego,
• obniżenie świadczeń,
• nieprawidłowe przekazywanie środków na ZFŚS,
• brak regulaminu funduszu lub wprowadzenie rozwiązań sprzecznych z przepisami ustawy.

Ponadto, za naruszenie uznaje się:

• brak uzgodnienia regulaminu z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielem załogi,
• przyznawanie ulgowych świadczeń bez uwzględnienia kryterium socjalnego.

Obowiązujące przepisy mają na celu ochronę praw pracowników i zapewnienie przestrzegania regulacji dotyczących funkcjonowania funduszu. W przypadku wykrycia naruszeń, organy nadzoru, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy, mogą wszcząć postępowanie kontrolne.