Z dniem 26 kwietnia 2023 r. weszły w życie zmiany do Kodeksu pracy wprowadzone ustawą z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Oprócz wprowadzenia do prawa pracy m.in. urlopu opiekuńczego, zwolnienia z powodu siły wyższej, elastycznej organizacji pracy czy podniesienia o 9 tygodni wymiaru urlopu rodzicielskiego, nowelizacja upowszechniła postać elektroniczną wniosków, zgód i oświadczeń zaliczanych do dokumentacji pracowniczej. To rezultat dostosowania przepisów do cyfrowej rzeczywistości i uregulowania komunikacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą w mniej sformalizowany sposób likwidujący obciążenia biurokratyczne. Warto wspomnieć, że postać elektroniczna pojawiła się w Kodeksie pracy po raz pierwszy od 01 stycznia 2017 r., kiedy weszła w życie nowelizacja art. 97 przewidująca możliwość złożenia przez pracownika wniosku o wydanie świadectwa pracy w postaci papierowej lub właśnie elektronicznej.
Czym jest postać elektroniczna?
Postać elektroniczna nie jest tożsama z formą elektroniczną zdefiniowaną przez Kodeks cywilny (art. 300 KP pozwala stosować do stosunku pracy odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego w sprawach nie unormowanych przepisami prawa pracy pod warunkiem, że nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy). Artykuł 781 § 1 KC przewiduje, iż do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wówczas tak złożone oświadczenie woli w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. W praktyce niewielki odsetek pracowników posługuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kodeks cywilny (ani żaden inny akt prawny) nie definiuje natomiast postaci elektronicznej. Szukając odpowiedzi czym jest dokument
w postaci elektronicznej można sięgnąć jedynie pomocniczo do art. 3 pkt 2 Ustawy
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, który definiuje dokument elektroniczny jako stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.
Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii już w swoim stanowisku udostępnionym w dniu 13 marca 2018 r. podkreślało różnicę pomiędzy formą a postacią elektroniczną: “(…) Zgodnie z Kodeksem cywilnym zastosowanie formy elektronicznej wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dlatego też użyte w ustawie słowa „postać pisemna lub elektroniczna” mają inne znaczenie niż „forma elektroniczna”. Dzięki zastosowaniu tego terminu przepis szczególny nie wymaga zachowania szczególnej formy oświadczenia woli. Przepisy regulujące wymienione w pytaniu wnioski i informacje nie narzucają żadnej konkretnej formy ich sporządzenia tzn. nie nakładają wymogów związanych z zastosowaniem formy elektronicznej, tj. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Użycie zwrotu „postać papierowa lub elektroniczna” ma pozostawić stronom możliwość swobodnej komunikacji, także przy użyciu komunikacji elektronicznej.
Co do zasady można rozważyć postawienie znaku równości pomiędzy postacią elektroniczną a formą dokumentową wprowadzoną do Kodeksu cywilnego z dniem 8 września 2016 r. Dodany wówczas do kodeksu art. 772 KC stwierdza, iż do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Każdy dokument zapisany w formatach takich jak np. PDF, JPG, DOCX odpowiada definicji dokumentu elektronicznego wyrażonej w treści art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Również skan dokumentu pisemnego, wiadomość e-mail, czy wiadomość przesłana w systemie teleinformatycznym będą spełniały wymóg postaci elektronicznej. Dokumentem może być wiadomość e-mail, sms, mms, a także nagranie audio czy wideo, pod warunkiem, że można je zapisać i odtworzyć.
Postać papierowa lub elektroniczna w miejsce pisemnego wniosku – zmiany
od 26 kwietnia 2023 r.
Począwszy od 26 kwietnia 2023 r. Kodeks pracy pozwala pracownikowi złożyć wniosek, oświadczenie bądź wyrazić zgodę w postaci elektronicznej w kilkudziesięciu nowych przypadkach. Jednocześnie przepisy przewidziały dla pracodawcy podobne uprawnienie
w zakresie odpowiedzi na wniosek czy przekazania informacji.
Przykłady nowych przepisów:
Urlop opiekuńczy: Art. 1731 § 4 KP Urlopu, o którym mowa w § 1, udziela się na wniosek złożony przez pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.
Elastyczna organizacja pracy: Art. 1881 § 1 KP Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia, może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy. § 5. Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.
Rezygnacja z urlopu macierzyńskiego: art. 180 § 8 KP W przypadkach, o których mowa
w § 4 i 6, pracownica składa pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej
w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego w terminie nie krótszym niż 7 dni przed przystąpieniem do pracy. § 9 Części urlopu macierzyńskiego, o której mowa w § 4 pkt 1, § 5, § 6 pkt 1 i § 7, pracodawca udziela, odpowiednio, pracownikowi – ojcu wychowującemu dziecko albo pracownikowi – innemu członkowi najbliższej rodziny, na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu.
Urlop rodzicielski: art. 1821d § 1 KP Urlop rodzicielski jest udzielany na wniosek, w postaci papierowej lub elektronicznej, składany przez pracownika – rodzica dziecka w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu.
Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą zawodową: Art. 1821e § 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, podjęcie pracy następuje na wniosek, w postaci papierowej lub elektronicznej, składany przez pracownika w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy […]. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie 7 dni od otrzymania wniosku.
Urlop ojcowski: Art. 1823 § 2 KP Urlop ojcowski jest udzielany na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika – ojca w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu.
Urlop wychowawczy: art. 186 § 7 KP Urlop wychowawczy jest udzielany na wniosek
w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Do wniosku dołącza się dokumenty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 1868a. […]. Pracownik może wycofać wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu, składając pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie w tej sprawie.
Opieka nad dzieckiem zdrowym: art. 188 § 2 KP O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia, o którym mowa w § 1, decyduje pracownik w pierwszym wniosku, składanym w postaci papierowej lub elektronicznej, o udzielenie takiego zwolnienia w danym roku kalendarzowym.
Wniosek o urlop rodzicielski złożony w postaci elektronicznej a akta osobowe prowadzone w postaci papierowej.
Wnioski, zgody i oświadczenia wymienione w poprzednim punkcie zaliczane są do dokumentacji pracowniczej, w skład której wchodzą akta osobowe oraz dokumentacja
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zgodnie z art. 94 pkt 9a KP do obowiązków pracodawcy należy w szczególności prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 lutego 2019 r. w sprawie wyboru formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej: (…) zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p., dokumentację pracowniczą tworzy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Wobec powyższego – w naszej ocenie – nie ma przeszkód prawnych, aby pracodawca prowadził i przechowywał część dokumentacji pracowniczej, np. akta osobowe pracowników, w postaci elektronicznej, a pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy określoną w § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. (DzU poz. 2369),
w postaci papierowej, lub odwrotnie.
Również w obrębie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, o której mowa w § 6 ww. rozporządzenia, możliwe jest jej prowadzenie i przechowywanie w części
w postaci elektronicznej, a w części w postaci papierowej. Powyższe znajduje potwierdzenie w stanowisku Głównego Inspektora Pracy z 17 stycznia 2019 r. (GIP-GPP.081.6.2019.2): ,,możliwe jest przechowywanie części dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej,
a części w postaci elektronicznej (np. akta osobowe pracownika oraz dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy w postaci elektronicznej, natomiast pozostała dokumentacja pracownicza w postaci papierowej)”.
Należy jednak podkreślić, iż dokumentację pracowniczą, która stanowi integralną całość, np. akta osobowe pracowników, pracodawca jest zobowiązany prowadzić jednolicie, tzn. w jednej postaci: papierowej albo elektronicznej. Oznacza to, iż
w przypadku prowadzenia akt osobowych w postaci papierowej i złożenia przez pracownika wniosku w postaci elektronicznej (np. wniosku o urlop rodzicielski, urlop wychowawczy czy urlop ojcowski, które powinny znaleźć się w części B akt osobowych), pracodawca dla zachowania integralności, powinien zmienić postać wniosku z elektronicznej na papierową.
Anna Stokłosa
Specjalista prawa pracy, kadr oraz ochrony danych osobowych. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Referent międzynarodowych konferencji naukowych. Właścicielka kancelarii specjalizującej się w zagadnieniach związanych z prawem pracy. Posiada bogate doświadczenie praktyczne, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia.
