Świąteczne prezenty dla pracowników z ZFŚS – co warto wiedzieć?

Niektórzy pracodawcy w związku ze Świętami lub z okazji Mikołaja planują
obdarować prezentami pracowników lub ich dzieci. Takie prezenty mogą być
finansowane np. z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

W tym miejscu często pada pytanie jak należy postępować, aby działania były zgodne z założeniami wynikającymi z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych?

Najważniejsze zasady jakie powinni przestrzegać pracodawcy to przede wszystkim:

• zróżnicowane pracowników w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników;
• zapis w regulaminie ZFŚS, który musi określać szczegółowo warunki niezbędne do przyznania świadczenia.

Przyznawanie świątecznej pomocy powinno odbywać się zgodnie z przepisami Ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która określa zasady tworzenia i rezygnowania z ZFŚS oraz gospodarowania środkami ZFŚS, czyli – wydatkowania zasobów finansowych (w tym przeprowadzania konsultacji ze związkami zawodowymi), ich gromadzenia oraz sposobu przechowywania, co wynika z wyroku WSA w Warszawie z 11 października 2004 r., III SA 2275/03) 

Fundusz socjalny jaki tworzy pracodawca jest przeznaczony przede wszystkim na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu. 

Działalność socjalna obejmuje usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, jak również udzielanie pomocy materialnej: rzeczowej lub finansowej. Wobec tego środki z funduszu mogę być przeznaczane np. na: 

1. dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich rodzin, 
2. pomoc świąteczną,
3. zapomogi finansowe, 
4. imprezy sportowo-integracyjne oraz kulturalno-oświatowe. 

Co najważniejsze, przyznanie pomocy uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Za błędy w rozdysponowaniu funduszu uznaje się: 

• przyznawanie wszystkim pracownikom świadczeń w jednakowej wysokości,  

• uzależnienie przyznania świadczeń od osiągnięcia przez pracownika u danego pracodawcy określonego stażu pracy, 
• uzależnianie możliwości dofinansowania lub wysokości pomocy od np. długość okresu zatrudnienia, staż pracy, wymiar etatu; 
• przeznaczanie środków na niedozwolone świadczenia np. imprezy integracyjnych,  szkoleń, kursów i studiów czy premii; 
• wykluczenie uprawnionych ustawą grup osób jak np.: pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych, wychowawczych lub też emerytów i rencistów czy członków rodzin pracowników. 

Zasady przyznawania pomocy socjalnej pracodawca określa w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który jest wewnątrzzakładowym aktem normatywnym, określającym sposób prowadzenia przez pracodawcę działalności socjalnej i warunków korzystania z określonych świadczeń i usług przez uprawnione osoby. W przypadku, kiedy u pracodawcy w zakładzie pracy działają związki zawodowe regulamin ZFŚS powinien być uzgodniony z organizacją związkową, a w przypadku braku organizacji związkowej pracodawca uzgadnia regulamin z przedstawicielem pracowników. 

Jednym z najważniejszych zadań jakie stoją przed pracodawcą jest określenie warunków przyznawania świadczeń socjalnych.

Tak więc w przypadku paczek świątecznych zasady ich przyznawania muszą być dokładnie opisane w regulaminie ZFŚS, np.:

• rodzaj pomocy: pomoc rzeczowa, pieniężna, pomoc materialna w postaci bonów towarowych lub talonów, 
• warunki: wiek dziecka pracownika uprawnionego do otrzymania paczki, osoba uprawniona do otrzymania paczki czyli czy będzie to dziecko pracownika czy każdy pracownik otrzyma paczkę na dziecko.

Przygotowując paczki świąteczne pracodawca powinien pamiętać o najważniejszym kryterium – socjalnym. Warunki otrzymania przez pracownika pomocy ze środków ZFŚS zależeć powinny od jego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Zatem udzielanie pomocy o charakterze socjalnym nie może odbywać się bez badania sytuacji finansowo-bytowej pracownika. 

Jak widzisz warunki przyznawania świadczenia z ZFŚŚ powinny być określone przez pracodawców w regulaminie, w którym to pracodawca dla celów udowodnienia wypełniania reguł wynikających z ustawy umieszcza zasady dotyczące procesu badania sytuacji socjalnej pracownika, Pracodawca może zobowiązać pracownika do przedstawienia określonych oświadczeń potwierdzających jego sytuację socjalną. Pracodawca może wymagać
np. oświadczenia o liczbie osób pozostających na utrzymaniu pracownika oraz o sumie dochodów wszystkich członków rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe.

Zgodnie z nowelizacją art. 8 ust 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jaka obowiązuje pracodawców od 4 maja 2019 pracownik ubiegający się o pomoc udostępnia informacje o swojej sytuacji socjalnej w formie oświadczenia. Natomiast pracodawca otrzymał prawo do żądania udokumentowania danych jakie zawarte są w oświadczeniu jedynie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Pracodawca w przypadku finansowania prezentów z ZFŚS może korzystać z zwolnień składkowo-podatkowych.

Świadczenia finansowane ze środków ZFŚS bez względu na ich wartość czy rodzaj są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS co wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, pod warunkiem wypełnienia zasad ich przyznawania wynikających z ustawy. 

Pracodawca, także może korzystać ze zwolnień podatkowych o czym mówią m.in. przepisy art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Art. 21 ust. 1 pkt 67 tejże ustawy  zwalnia  od podatku dochodowego rzeczowe świadczenia oraz otrzymywane świadczenia pieniężne, które w całości zostały sfinansowane ze środków ZFŚS, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. W okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, limit ten wynosi 2000 zł.

Pamiętać jednak należy, że talony lub bony towarowe sfinansowane ze środków ZFŚS stanowią przychód ze stosunku pracy i tym samym, niezależnie od ich wartości i  podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym

Tworzenie racjonalnej polityki socjalnej na podstawie ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych należy do trudnych zadań jakie stoją przed podmiotem zatrudniającym. To on sam najlepiej zna sytuację pracowników w swojej organizacji i powinien prowadząc działalność socjalną określić zasady tworzenia funduszu i dysponowania jego środkami, wskazać uprawnionych do korzystania ze środków ZFŚS,  określić przeznaczenie środków ZFŚS, sformułować zasady i warunki przyznawania świadczeń. Warto podkreślić, że świadczenia z ZFŚS mają charakter uznaniowy i to pracodawca decyduje o wypłacie tej formy pomocy. Pracodawca tworząc  polityką socjalną musi mieć na uwadze, że świadczenia przyznane niezgodnie z ustawą mogą spowodować zaległości składkowo – podatkowe.