Praca zdalna – podstawa prawna
Zgodnie z art. 67(24) Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą, który może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Czy ryczałt wypłacony dobrowolnie za pracę zdalną okazjonalną stanowi przychód?
Wyjątkiem, kiedy pracodawca nie jest obowiązany rozliczyć kosztów pracy zdalnej poprzez wypłatę ryczałtu/ekwiwalentu jest praca zdalna okazjonalna (art. 67(33) § 2: Do pracy zdalnej, o której mowa w § 1, nie stosuje się przepisów art. 6719–6724 oraz art. 6731 § 3). Również okres świadczenia pracy zdalnej na zasadach „starych covidowych” nie przewidywał obowiązku rekompensaty pieniężnej z tytułu pracy zdalnej, przy czym zasady te przestały obowiązywać z dniem 07 kwietnia 2023 r., kiedy został uchylony art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
W przypadku, gdy pracodawca, mimo braku obowiązku, wprowadzi ryczałt/ekwiwalent za pracę zdalną okazjonalną, świadczenie to nadal nie będzie stanowiło przychodu ze stosunku pracy. Wynika to z faktu, iż do pracy zdalnej okazjonalnej nie ma zastosowania obligujący pracodawcę do wypłaty świadczenia art. 6724 Kodeksu pracy, ale już art. 6725 Kodeksu pracy, zgodnie z którym ekwiwalent/ryczałt nie stanowi przychodu ze stosunku pracy nie został wyłączony.
Od kiedy ryczałt jest należny?
Ryczałt/ekwiwalent powinien być kalkulowany od kiedy praca zdalna jest świadczona na podstawie znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy. Oznacza to, iż ryczałt /ekwiwalent powinien być wypłacony pracownikom świadczącym pracę zdalną już w okresie od 07 kwietnia 2023 r. (z wyjątkiem pracy zdalnej okazjonalnej).
Termin wypłaty
Ryczałt/ekwiwalent nie stanowi składnika wynagrodzenia, stąd też nie ma obowiązku, aby był wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzenie. Terminy wypłat mogą być ustalone np. miesięcznie, kwartalnie, po zakończonym okresie rozliczeniowym czasu pracy, t. j. ustalone porozumieniem z pracownikiem czy regulaminem pracy zdalnej.
Czy pracownik może się zrzec ryczałtu?
Odpowiedź na pytanie nie jest jednoznaczna. Z jednej strony ponieważ ekwiwalent/ryczałt nie stanowią składników wynagrodzenia pracownika za pracę, to nie podlegają zakazowi zrzeczenia się wynagrodzenia, o którym mowa w art. 84 Kodeksu pracy. Skoro więc świadczenia te mają charakter kompensacyjny dla pracownika, czyli służą pokryciu kosztów związanych ze świadczeniem pracy, pracownik mógłby się ich skutecznie zrzec. Z drugiej strony brak wypłaty świadczenia oznaczałoby, że koszty działalności gospodarczej zostają w tej części przerzucone na pracownika, co stanowi rozwiązanie mniej korzystne dla pracownika niż to, które przewidują przepisy prawa pracy. Z pewnością ewentualne zrzeczenie się przez pracownika ryczałtu/ekwiwalentu będzie zweryfikowane przez PIP, czy taka dyspozycja nie była wynikiem przymusu ze strony pracownika stanowiącego wadę oświadczenia woli. Kalkulacja wysokości ryczałtu
Przy ustalaniu wysokości ryczałtu/ekwiwalentu należy brać pod uwagę trzy składowe:
- normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału (UWAGA: Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 9 lutego 2023 r. (znak GIP-GBI.0701.24.2023.4) zaliczył biurko i krzesło do wyposażenia stanowiska pracy, a nie do narzędzi pracy; w „Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych” stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w poz. 08 „Maszyny biurowe piszące, liczące i licząco-piszące” przewidziana jest stawka amortyzacyjna 14%);
- normy zużycia energii elektrycznej (do kalkulacji można wziąć średnią stawkę rynkową za 1 kWh, obliczona na podstawie cen energii elektrycznej w całym kraju lub w województwie, w którym jest świadczona praca zdalna);
- koszty usług telekomunikacyjnych.
Pracodawcy nie otrzymali precyzyjnych wytycznych Ministerstwa Finansów bądź Państwowej Inspekcji Pracy odnośnie sposobu kalkulacji ryczałtu za pracę zdalną. Jedynie poglądowo można sprawdzić, jak świadczenia są kalkulowane w urzędach. Ryczałt za pracę zdalną dla pracowników NFZ został ustalony w wysokości ok. 20 zł/mc, w izbach administracji skarbowej ok. 25 zł/mc, w Ministerstwie Finansów ok. 40 zł/mc, a najwyższą kwotę płaci Urząd Wojewódzki w Szczecinie 70 zł/mc. Ministerstwo Obrony Narodowej przyjęło stawkę za jedną godzinę pracy zdalnej wg kalkulacji: (a) za energię elektryczną – 0,11 zł, (b) za usługi telefoniczne nieudostępnione przez resort – 0,06 zł, (c) za usługi internetowe nieudostępnione przez resort – 0,08 zł, co daje stawkę 0,25 zł za godzinę pracy zdalnej. W Ministerstwie Edukacji i Nauki przyjęto, iż wysokość ryczałtu wynosi 480,00 zł rocznie w przypadku pracy zdalnej w wymiarze przez, co najmniej 10 dni w roku albo 240,00 zł rocznie, w przypadku pracy świadczonej zdalnie do 10 dni w roku z rozliczeniem proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku (za: „Każdy urząd inaczej liczy ryczałt za prace zdalną. Firmy są hojniejsze” Gazeta Prawna z 13 kwietnia 2023). W przypadku podmiotów prawa prywatnego przeciętna stawka ryczałtu kształtuje się pomiędzy 2,00 – 3,00 zł za 8-godzinny dzień pracy zdalnej.
Z pewnością dobrą praktyką jest opracowanie kalkulacji kosztów ponoszonych przez pracownika podczas pracy zdalnej. Ponieważ ryczałt/ekwiwalent nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, to jego kalkulacja powinna być staranna i rzetelna tak, aby w trakcie kontroli przez urząd skarbowy, ZUS lub PIP jego wysokość nie została zakwestionowana jako rażąco odbiegająca od przyjętych i stosowanych powszechnie stawek.
Artykuł napisany przez:
Anna Stokłosa
Specjalista prawa pracy, kadr oraz ochrony danych osobowych. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Referent międzynarodowych konferencji naukowych. Właścicielka kancelarii specjalizującej się w zagadnieniach związanych z prawem pracy. Posiada bogate doświadczenie praktyczne, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia.
