Ryczałt za pracę zdalną – czy 0,25 zł za godzinę pracy zdalnej wystarczy?

Zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 67(24) § 1 pkt 2 lub 3; oraz zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 67(24) § 3 lub ryczałtu, o którym mowa w art. 67(24) § 4 stanowią obligatoryjną treść porozumienia ze związkami zawodowymi wprowadzającego pracę zdalną do zakładu pracy, regulaminu pracy zdalnej, indywidualnego uzgodnienia pracy zdalnej bądź polecenia pracodawcy.

Czy ryczałt wypłacony dobrowolnie za pracę zdalną okazjonalną stanowi przychód?

Wyjątkiem, kiedy pracodawca nie jest obowiązany rozliczyć kosztów pracy zdalnej poprzez wypłatę ryczałtu/ekwiwalentu jest praca zdalna okazjonalna (art. 67(33) §  2:  Do pracy zdalnej, o której mowa w § 1, nie stosuje się przepisów art. 6719–6724 oraz art. 6731 § 3). Również okres świadczenia pracy zdalnej na zasadach „starych covidowych” nie przewidywał obowiązku rekompensaty pieniężnej z tytułu pracy zdalnej, przy czym zasady te przestały obowiązywać z dniem 07 kwietnia 2023 r., kiedy został uchylony art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

W przypadku, gdy pracodawca, mimo braku obowiązku, wprowadzi ryczałt/ekwiwalent za pracę zdalną okazjonalną, świadczenie to nadal nie będzie stanowiło przychodu ze stosunku pracy. Wynika to z faktu, iż do pracy zdalnej okazjonalnej nie ma zastosowania obligujący pracodawcę do wypłaty świadczenia art. 6724 Kodeksu pracy, ale już art. 6725 Kodeksu pracy, zgodnie z którym ekwiwalent/ryczałt nie stanowi przychodu ze stosunku pracy nie został wyłączony.

Od kiedy ryczałt jest należny?

Ryczałt/ekwiwalent powinien być kalkulowany od kiedy praca zdalna jest świadczona na podstawie znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy. Oznacza to, iż ryczałt /ekwiwalent powinien być wypłacony pracownikom świadczącym pracę zdalną już w okresie od 07 kwietnia 2023 r. (z wyjątkiem pracy zdalnej okazjonalnej). 

Termin wypłaty

Ryczałt/ekwiwalent nie stanowi składnika wynagrodzenia, stąd też nie ma obowiązku, aby był wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzenie. Terminy wypłat mogą być ustalone np. miesięcznie, kwartalnie, po zakończonym okresie rozliczeniowym czasu pracy, t. j. ustalone porozumieniem z pracownikiem czy regulaminem pracy zdalnej. 

Czy pracownik może się zrzec ryczałtu?

Odpowiedź na pytanie nie jest jednoznaczna. Z jednej strony ponieważ ekwiwalent/ryczałt nie stanowią składników wynagrodzenia pracownika za pracę, to nie podlegają zakazowi zrzeczenia się wynagrodzenia, o którym mowa w art. 84 Kodeksu pracy. Skoro więc świadczenia te mają charakter kompensacyjny dla pracownika, czyli służą pokryciu kosztów związanych ze świadczeniem pracy, pracownik mógłby się ich skutecznie zrzec. Z drugiej strony brak wypłaty świadczenia oznaczałoby, że koszty działalności gospodarczej zostają w tej części przerzucone na pracownika, co stanowi rozwiązanie mniej korzystne dla pracownika niż to, które przewidują  przepisy prawa pracy. Z pewnością ewentualne zrzeczenie się przez pracownika ryczałtu/ekwiwalentu będzie zweryfikowane przez PIP, czy taka dyspozycja nie była wynikiem przymusu ze strony pracownika stanowiącego wadę oświadczenia woli.

Kalkulacja wysokości ryczałtu

Przy ustalaniu wysokości ryczałtu/ekwiwalentu należy brać pod uwagę trzy składowe:

1. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału (UWAGA: Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 9 lutego 2023 r. (znak GIP-GBI.0701.24.2023.4) zaliczył biurko i krzesło do wyposażenia stanowiska pracy, a nie do narzędzi pracy; w “Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych” stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w poz. 08 “Maszyny biurowe piszące, liczące i licząco-piszące” przewidziana jest stawka amortyzacyjna 14%);
2. normy zużycia energii elektrycznej (do kalkulacji można wziąć średnią stawkę rynkową za 1 kWh, obliczona na podstawie cen energii elektrycznej w całym kraju lub w województwie, w którym jest świadczona praca zdalna);
3. koszty usług telekomunikacyjnych.

Pracodawcy nie otrzymali precyzyjnych wytycznych Ministerstwa Finansów bądź Państwowej Inspekcji Pracy odnośnie sposobu kalkulacji ryczałtu za pracę zdalną. Jedynie poglądowo można sprawdzić, jak świadczenia są kalkulowane w urzędach. Ryczałt za pracę zdalną dla pracowników NFZ został ustalony w wysokości ok. 20 zł/mc, w izbach administracji skarbowej ok. 25 zł/mc, w Ministerstwie Finansów ok. 40 zł/mc, a najwyższą kwotę płaci Urząd Wojewódzki w Szczecinie 70 zł/mc. Ministerstwo Obrony Narodowej przyjęło stawkę za jedną godzinę pracy zdalnej wg kalkulacji: (a) za energię elektryczną – 0,11 zł, (b) za usługi telefoniczne nieudostępnione przez resort – 0,06 zł, (c) za usługi internetowe nieudostępnione przez resort – 0,08 zł, co daje stawkę 0,25 zł za godzinę pracy zdalnej. W Ministerstwie Edukacji i Nauki przyjęto, iż wysokość ryczałtu wynosi 480,00 zł rocznie w przypadku pracy zdalnej w wymiarze przez, co najmniej 10 dni w roku albo 240,00 zł rocznie, w przypadku pracy świadczonej zdalnie do 10 dni w roku z rozliczeniem proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku (za: „Każdy urząd inaczej liczy ryczałt za prace zdalną. Firmy są hojniejsze” Gazeta Prawna z 13 kwietnia 2023). W przypadku podmiotów prawa prywatnego przeciętna stawka ryczałtu kształtuje się pomiędzy 2,00 – 3,00 zł za 8-godzinny dzień pracy zdalnej.

Z pewnością dobrą praktyką jest opracowanie kalkulacji kosztów ponoszonych przez pracownika podczas pracy zdalnej. Ponieważ ryczałt/ekwiwalent nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, to jego kalkulacja powinna być staranna i rzetelna tak, aby w trakcie kontroli przez urząd skarbowy, ZUS lub PIP jego wysokość nie została zakwestionowana jako rażąco odbiegająca od przyjętych i stosowanych powszechnie stawek.