Praca zdalna – w jaki sposób będzie uregulowana od 2023 roku? Co już wiadomo na ten temat?

Z niniejszego artykułu dowiesz się: czym jest praca zdalna, w jakich przypadkach może dojść do wykonywania pracy w sposób zdalny, jak wprowadzić pracę zdalną w zakładzie pracy, jakie zasady obowiązują pracownika i pracodawcę, a także czy pracodawca może cofnąć pracę wykonywaną
w formie zdalnej.

Pojęcie pracy zdalnej

Wg nowych przepisów pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo
w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (projektowany art. 67 (18) K.p.). W definicji zostało wyodrębnione miejsce świadczenia pracy zdalnej, które każdorazowo powinno być uzgodnione z pracodawcą. Tak określone miejsce pracy odróżnia pracę zdalną od pracy wykonywanej w sposób tradycyjny. 

Praca zdalna po wprowadzeniu zmian

Praca zdalna będzie wymagała wspólnych uzgodnień pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, a więc obiema stronami stosunku pracy. Strony mogą się umówić na sposób wykonywania pracy zdalnej.
W tej sytuacji  praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie w pełnym wymiarze w sposób zdalny, ale także i hybrydowo na przykład 2 dni pracy stacjonarnej 3 dni pracy zdalnej. 

Praca zdalna z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika

Pracodawca będzie miał prawo polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej jeżeli wystąpią tego obiektywne przyczyny. Zanim jednak Twój pracodawca poleci Ci wykonywanie pracy zdalnej będzie zobowiązany uzyskać od Ciebie oświadczenie,  że posiadasz warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w formie zdalnej. 

Prawo do zawnioskowania o pracę zdalną zostanie również przyznane pracownikowi. Taki wniosek nie będzie automatycznie wiążący dla pracodawcy ale proponowane przepisy przewidują grupy uprawnionych do których należą między innymi: 

• pracownice w ciąży,  
• pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia (Senat proponuje w poprawkach uprawnienia dla rodziców dzieci do 10 roku),  
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą wspólnym gospodarstwie domowym posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności (także propozycja poprawek Senatu obejmuje pracowników posiadających  orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności),  
• oraz pracownicy wyodrębnieni w w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 K.p., czyli przepisy obejmą także: 
  • pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” , to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub
    w czasie porodu;  
  • pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;  
  • pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
    o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

Jak już wiesz, wniosek pracownika o pracę zdalną nie będzie wiążący dla pracodawcy. Jednak w przypadku pracowników uprawnionych przyczynę odmowy prawa do wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie  zobowiązany uzasadnić w odpowiedzi na wniosek przesłaną drogą papierową lub elektroniczną w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika. 

Wymiar pracy zdalnej okazjonalnej w ciągu roku

Na chwilę obecną wciąż trwają prace legislacyjne nad nowymi przepisami. W projekcie przepisów przewidziano 24 takie dni. W dniu pisania tego artykułu (21.12.2022)  w trybie prac ustawodawczych do projektu sejmowego zostały wniesione poprawki Senatu, dotyczące wydłużenia wymiaru dni pracy zdalnej do 30 dni w roku kalendarzowym. 

Czy pracodawca może cofnąć pracę zdalną? 

Projekt przepisów przewiduje prawo pracodawcy do cofnięcia pracy zdalnej w sytuacji, gdy uzna on, że ustała przyczyna dla której wydano wcześniej takie polecenie. Oznacza to, że w przypadku cofnięcia polecenia pracy zdalnej pracownik będzie zobowiązany powrócić do pracy wykonywanej na dotychczasowych zasadach. Taki powrót powinien być uzgodniony pomiędzy stronami. Pracodawca natomiast określając termin powrotu pracownika powinien wziąć pod uwagę miejsce z którego praca zdalna była świadczona. 

Innym przypadkiem zakończenia wykonywania pracy zdalnej jest niezwłoczne cofnięcie polecenia wykonywania tejże pracy w sytuacji, gdy pracownik poinformuje pracodawcę o zmianie warunków lokalowych i technicznych, które uniemożliwiają mu wykonywanie dalszej pracy zdalnej. 

Nowe zasady i warunki wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca, który wprowadza pracę zdalną jest zobowiązany do stworzenia jej zasad. Jeżeli jesteś pracownikiem, odnajdziesz je np. w: 

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową,
• regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa,
• poleceniu pracodawcy lub porozumieniu zawartym z pracownikiem. 

To w tych procedurach pracodawca będzie określał warunki pracy zdalnej wykonywanej
w danym zakładzie pracy. Określi wobec tego:  

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (dotyczyć to będzie tylko porozumienia z zakładową organizacją związkową lub regulaminu),
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;  
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji,
  w tym procedur ochrony danych osobowych,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Przygotuj się na nowe przepisy!

W chwili pisania tego tekstu nie znamy jeszcze ostatecznego kształtu przepisów dotyczących pracy zdalnej, dotyczących np. rocznego wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej, czy szczegółów dotyczących grup, którym przysługiwać będą dodatkowe uprawnienia. Możesz jednak być pewien, że praca zdalna w świetle nowych przepisów będzie znacznie bardziej sformalizowana niż ma to miejsce dotychczas. Jeżeli zatrudniasz pracowników, już dziś stwórz jasne procedury  pracy zdalnej dla pracowników, aby w momencie wejścia przepisów być przygotowanym na nowe obowiązki!