Praca zdalna – planowane zmiany

Zmiany dotyczące pracy zdalnej

W nowym wydaniu newslettera poszerzysz swoją wiedzę z zakresu planowanych zmian dotyczących pracy zdalnej. Obowiązujące przepisy kodeksu pracy nie regulują prawnie tej kwestii. Na mocy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. praca zdalna została jednak wprowadzona do polskiego systemu prawa na czas epidemii COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po dniu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19. Należy jednak podkreślić, że regulacja ta ma charakter doraźny, gdyż została przewidziana w związku z wystąpieniem sytuacji epidemicznej i może być stosowana tylko przez ww. okres.

Praca zdalna jest obecnie świadczona wyłącznie na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy i tylko wtedy, gdy pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy.

Warto także dodać, iż obowiązujące przepisy kodeksu pracy przewidują możliwość świadczenia pracy poza zakładem pracy w formie telepracy, jednak w sposób mniej elastyczny niż proponowana regulacja dotycząca pracy zdalnej. W konsekwencji w projekcie ustawy zaproponowano, aby nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej zastąpiły obowiązujące przepisy kodeksu pracy dotyczące telepracy. Niektóre rozwiązania prawne normujące telepracę zostały przejęte do nowych kodeksowych przepisów o pracy zdalnej.

Nowe propozycje zawarte w projekcie ustawy pracy zdalnej przewidują:

• Całkowite lub częściowe wykonywanie pracy w miejscu wskazanym przez pracownika  i  każdorazowo uzgodnione z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania,     w  szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
• Miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, a  następnie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia takiej pracy zdalnej.
• Odmiennie niż w przypadku telepracy wykonywanie pracy zdalnej będzie także możliwe na polecenie pracodawcy. Należy jednak podkreślić, iż polecenie wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę będzie mogło zostać wydane wyłącznie z przyczyn obiektywnych (losowych) i niezależnych od pracodawcy oraz wyłącznie na określony czas. Oznacza to, iż wydanie przez pracodawcę polecenia pracy zdalnej, oprócz spełnienia ustawowych przesłanek, będzie wymagało w pierwszej kolejności uzyskania od pracownika informacji, czy posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Dopiero oświadczenie pracownika w tym przedmiocie umożliwi pracodawcy wydanie takiego polecenia.
• Wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie będzie, co do zasady dla pracodawcy wiążący, z wyjątkiem szczególnych okoliczności np. wniosków pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia oraz pracowników opiekujących się dziećmi lub innymi niepełnosprawnymi członkami rodziny. Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku ww. pracowników tylko, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
• Zasady wykonywania pracy zdalnej, podobnie jak warunki stosowania telepracy, będą określane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową bądź regulaminie, – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa.
• Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej będzie określać polecenie pracodawcy lub porozumienie zawarte z pracownikiem.
• Określona została minimalna treść porozumienia z zakładową organizacją związkową, regulaminu, porozumienia z pracownikiem lub polecenia pracy zdalnej. Będą one określać m.in. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, zasady kontroli wykonywania pracy oraz w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
• W odróżnieniu od przepisów regulujących telepracę został wyraźnie wprowadzony obowiązek pokrycia określonych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracodawcę. Na pracodawcę nałożono obowiązek pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych. Pokrywanie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej może wynikać z przyjętych u pracodawcy zasad pracy zdalnej.
• W przypadku, gdy zgodnie z ustaleniami stron, pracownik wykorzystywał będzie własne materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, przysługiwał mu będzie ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
• Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Zdecydowano się także uregulować wprost w kodeksie pracy pracę zdalną okazjonalną. Należy podkreślić, iż jest to forma pracy zdalnej wykonywanej częściowo, która z uwagi na swój szczególny charakter (tj. incydentalność jej wykonywania, fakt jej wykonywania wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika) została unormowana w sposób odmienny.

Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik (wymagany  bowiem będzie wniosek pracownika), zaś wymiar takiej pracy został ograniczony do 24 dni w roku kalendarzowym. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej zwolniono pracodawców z wielu obowiązków, jakie wynikają z regulacji dotyczących całościowej bądź częściowej pracy zdalnej m.in. z  opracowywania zasad takiej pracy.

Projekt zmian kodeksu pracy w części zastępującej telepracę regulacją pracy zdalnej jest po pierwszym czytaniu w Sejmie w dniu 23 czerwca 2022 r.