Podpis cyfrowy – pomoc w podpisywaniu i zawieraniu umów, czy bariera w rozwoju organizacji?

Podpis cyfrowy jest równoważny podpisowi własnoręcznemu, co może bardzo ułatwić funkcjonowanie kadr i płac. Oczywiście pod warunkiem, że organizacja jest do tego przygotowana, ponieważ czas konieczny do wykonywania i przesyłania danych coraz bardziej ma znaczenie. Podpis elektroniczny (kwalifikowany lub nie) może stanowić dowód przed sądem. Warunkiem takiego rozwiązania jest podpisywanie dokumentów przy użyciu takiego podpisu za pośrednictwem organizacji, która znajduje się w rejestrze kwalifikowanych usług zaufania.

Podpis cyfrowy zapewnia integralność dokumentu. Ani wysyłający, ani podpisujący nie może wprowadzić zmian (np. w umowie) po złożeniu podpisu. Takie podpisy można również weryfikować, aby upewnić się, czy na pewno złożyła go właściwa osoba.

Garść informacji prawnych

Skuteczność stosowania podpisu cyfrowego określa Kodeks Cywilny.

Podpis własnoręczny 

Art. 78. § 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. 

Podpis cyfrowy

Art. 781 . 

• 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 
• 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. 

Zagadnienia z zakresu cyfrowego

Profil zaufany

Profil zaufany służy do porozumiewania się z organami państwowymi i jest to usługa bezpłatna. Jest on powiązany z numerem PESEL, a dostęp do niego można dostać poprzez swój bank lub wniosek internetowy. Taki profil jest ważny przez 3 lata, następnie można przedłużyć go na kolejne okresy. Posiadać go może każda osoba, również obcokrajowiec – warunkiem jest posiadanie numeru PESEL. Podpis zaufany, który potwierdzony jest profilem zaufanym, zastępuje podpis własnoręczny. 

Podpis elektroniczny

Z podpisu elektronicznego można skorzystać wykupując taką usługę z certyfikowanego podmiotu, który znajduje się w spisie Narodowego Centrum Certyfikacji. Czynności związane z certyfikowaniem mogą być wykonane osobiście, ale też niektórzy dostawcy umożliwiają uzyskanie takiego podpisu poprzez kliknięcie w link weryfikacyjny lub przesłanie skanów dokumentów potwierdzających tożsamość.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Podpis kwalifikowany tzw. zaawansowany podpis elektroniczny gwarantuje większy poziom bezpieczeństwa i jest skutecznym prawnie podpisem elektronicznym. Państwa Unii Europejskiej uznają kwalifikowany podpis elektroniczny (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej) jako skuteczny na terytorium UE. 

Informacje praktyczne 

Uprawnienie wynikające z KC pozwoliło oferować różne usługi cyfrowe przez ich dostawców w zakresie  mozliwości zawierania i/lub podpisywania w kadrach i płacach w zakresie:

• umowy o pracę,
• umowy zlecenie,
• umowy o dzieło,
• kontraktów menadżerskich,
• ewidencji,
• oświadczeń,
• pełnomocnictw ogólnych,
• umów o przeniesienie praw autorskich,
• potwierdzania tożsamości w kontakcie z urzędami adminstracji publicznej,
• prowadzenia akt osobowych w wersji elektronicznej.

Wprowadzenie elektronicznego podpisu kwalifikowanego może wnieść wiele korzyści i ułatwień w codziennej pracy kadr i osób odpowiedzialnych za HR w firmie. 

Poniżej kilka przykładów.

• W przypadku podpisywania dokumentów w sposób “tradycyjny” nowy pracownik zatrudniony do pracy zdalnej musi przyjechać do biura lub oczekiwać na przesyłkę w innym miejscu, co wydłuża postępowanie i generuje dodatkowe (niepotrzebne) koszty. 
• Stosowanie podpisu cyfrowego ogranicza przypadkowe pomyłki przy wpisywaniu lub kopiowaniu danych. Zazwyczaj tekst pisany elektronicznie jest obarczony mniejszą liczbą błędów, całkowicie eliminuje również pomyłki spowodowane niewłaściwym odczytaniem danych.
• Dokumenty w postaci elektronicznej mogą być szybciej tworzone i dostarczane, np. do działu kadr i płac. 
• W przypadku danych elektronicznych istnieje możliwość konfiguracji z systemami ERP. Dane elektroniczne można połączyć z wewnętrznymi systemami, co może usprawnić procesy biznesowe. 
• Łatwiejsze gromadzenie, administrowanie i kopiowanie danych oraz lepsze możliwości ich właściwego zabezpieczania – dane mogą być w kilku miejscach zarchiwizowane.
• Przesyłanie dokumentów opatrzonych podpisem kwalifikowanym skutecznie zastępuje Profil Zaufany, co pozwala na skuteczną komunikację z urzędami i pozwala używać jednego, uniwersalnego narzędzia. Sprawy urzędowe, czy związane z działalnością firmy,  można wykonywać na miejscu bez uciążliwych wyjazdów lub wysyłek dokumentacji za pośrednictwem poczty.
• Zachęcenie nowych pracowników do wspierania elektronizacji obiegu dokumentów, co zazwyczaj także wiąże się z łatwiejszym i wygodniejszym wykonywaniem pracy (np. praca zdalna).

Zawieranie umów o pracę w wersji elektronicznej

Umowę o pracę zawiera się na piśmie – tak stanowi art. 29 §2 kodeksu pracy zdanie pierwsze. W świetle stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy (https://www.pip.gov.pl/pl/o-urzedzie/wyjasnienia-i-wsparcie-pip/najczestsze-pytania-i-odpowiedzi/umowa-o-prace-w-czasach-pandemii/121594,umowa-o-prace-w-czasach-pandemii.html) mogą się pojawić wątpliwości, gdyż stanowisko PIP niekoniecznie wspiera rozwój takiej formy podpisywania umowy o pracę. Należy jednak pamiętać, iż jest to tylko opinia, która nie znajduje poparcia w orzecznictwie.

Umowa o pracę winna być skutecznie zawarta, więc może występować w innej formie niż pisemna. W przypadku niezawarcia umowy na piśmie pracodawca musi potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia, co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków, najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy (art. 29 § 3 Kodeksu pracy). Skutkiem prawnym niezachowania formy pisemnej umowy o pracę nie jest jej nieważność, lecz konieczność dokonania  pisemnego potwierdzenia pracownikowi ustaleń. Wymóg pisemności należy traktować wyłącznie jako potwierdzenie dokonanych uzgodnień. 

W przypadku nieprawidłowosci pracodawca naraża się na konsekwencje i może zostać ukrany grzywną od 1 000 do nawet 30 000 złotych. Dalszych konsekwencji prawnych niezawarcia umowy o pracę na piśmie nie ma.

Podpis cyfrowy w firmie

Zakres stosowania podpisów cyfrowych w kadrach i płacach jest bardzo szeroki i może bardzo się przydać w funkcjonowaniu organizacji, wymaga jednak od pracodawców/przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania się poprzez zapewnienie odpowiedniej infrastruktury technicznej oraz osobowej. Najważniejsza zmiana winna być dokonana w personelu kadrowo-płacowym, który z takich narzędzi mógłby korzystać.   

Co ciekawe – ustawodawca zachęca (a nawet zmusza) do takich zmian poprzez wprowadzanie elektronicznego systemu obiegu dokumentacji, tzw. e-doręczenia. E-doręczenia wymuszają stosowanie podpisów elektronicznych oraz gromadzenie i przechowywanie danych elektronicznych, dlatego warto już teraz zastanowić się nad odejściem od formy papierowej na rzecz wariantu elektronicznego.