Nowoprojektowane obowiązki pracodawców w zakresie przekazywania informacji dla pracowników od 2023 r.

Dodatkowe informacje mają też otrzymywać pracownicy kierowani do innego państwa członkowskiego lub państwa trzeciego, a szczególny zakres informacji będzie dotyczył pracowników delegowanych objętych dyrektywą 96/71/WE – w zakresie określonym przez nową dyrektywę.

W projekcie zmiany ustawy o Kodeksie Pracy oraz niektórych innych ustaw z 4 lutego 2022 r. wskazano, iż pracodawca będzie zobowiązany w art. 29 KP do cyt. :

„§ 3. Pracodawca informuje pracownika na piśmie:

1) nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

1. a) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2. b) obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
3. c) przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
4. d) przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
5. e) zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
6. f) w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
7. g) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
8. h) innych niż określone w umowie o pracę składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
9. i) wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o procedurach jego przyznawania i ustalania,
10. j) obowiązującej procedurze rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposób ustalania takich okresów wypowiedzenia,
11. k) prawie pracownika do szkoleń zapewnianych przez pracodawcę, w szczególności o liczbie przysługujących pracownikowi dni szkoleń w roku kalendarzowym oraz o polityce szkoleniowej pracodawcy,
12. l) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
13. m) w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwianiu nieobecności w pracy;

2) nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

• 31. Pracodawca informuje pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia, o których mowa w § 3, a także o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, prawa ubezpieczeń społecznych, postanowień regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych.
• 32. Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. a–f, h–k i pkt 2, oraz ich zmianie, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy, prawa ubezpieczeń społecznych, postanowień regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych.
• 33. Informacje, o których mowa § 3–32 pracodawca może przekazać pracownikowi w postaci elektronicznej, pod warunkiem, że będą one dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.”;

Wiele z powyższych zapisów jest dopełnieniem informacji, które nowy pracownik otrzymuje w formie ustnej przy zawieraniu umowy o pracę jednakże, niektóre z zapisów będą wprowadzały nowe, trudne do wypełnenia obowiązki na pracodawcę tj. zadania dla działu kadr i właściwego obiegu dokumentacji pracowniczej. 

Kiedy i jak informować pracowników?

Obowiązek informowania nałożony na pracodawcę i umocniony wprowadzaniem możliwej kary grzywny od 1000 zł (za brak poinformowania ma być nowe wykroczenie określone w art. 281 Kodeksu Pracy do …. 30 000 zł) wskazuje na doniosłość takiej informacji, ale jak to ma być wykonane przy tak wielu zmiennych? Zgodnie z obowiązkiem poinformowania do 7 dni od dopuszczenia do wykonywania pracy lub w dniu wykonalności dla pracownika (układy zbiorowe pracy i inne porozumienia) pracodawca i kadry mają bardzo mało czasu na przeprowadzenie takiego postępowania. Brak czasu i trudności w komunikacji lub opóźnienia w przekazywaniu informacji np. w biurach podatkowych będa narażać pracodawców na kary grzywny. 

W zakresie merytorycznego informowania pracowników pracodawcy będą mieli do wyboru dwie opcje :

1. a) usprawnić obieg informacji w organizacji i przekazywanie informacji do pracowników – raczej trudne do wykonania 

lub

1. b) poinformować pracowników “na zapas” gdyby mieli pracować w takich okolicznościach – nie ma za to kary, a za brak informacji jest. 

W aspekcie technicznym warto się zastanowić nad elektronicznym zawiadamianem pracowników, jednakże wymaga to nakładów finansowych, organizacyjnych oraz zmiany u samych pracowników. 

2) Informacje jakie mają być przekazywane mogą też stanowić dla pracodawców wyzwanie np. :

– § 3 pkt. 1c tj. przysługujących pracownikowi przerwach w pracy – w tym zakresie należy wymienić wszystkie przerwy tj. śniadaniową, przy monitorze ekranowym, a jak jest ktoś jest osobą niepełnosprawną w znaczym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności to także 15 minut na ćwiczenia, itd. 

– § 3 pkt. 1e tj. zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią – w jaki sposób udziela się zgody na nadgodziny, w wersji papierowej, czy ustnej? Jak wygląda kwestia z nadgodzinami przy pracy zdalnej? Rekompensowanie nadgodzin na wniosek pracownika wymaga formy pisemnej i należy dokonać opisu jak to ma wyglądać. 

– § 3 pkt. 1g tj. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy – jeżeli pracownik ma pracować w kilku miejscach w ramach jednej miejscowości to w jaki sposób ma się poruszać,  pieszo, autobusem miejskim, czy samochodem służbowym? Jak długo ma przemieszczać się w porze letniej i zimowej? 

– § 3 pkt. 1 k tj.  prawie pracownika do szkoleń zapewnianych przez pracodawcę, w szczególności o liczbie przysługujących pracownikowi dni szkoleń w roku kalendarzowym oraz o polityce szkoleniowej pracodawcy. 

W przypadku uznania, że szkolenia są konieczne i pracodawca będzie za nie płacił, to ile dni szkoleniowych należy zaplanować na zmiany w podatkach w 2023 roku dla służb księgowych? Jaka ma być polityka szkoleniowa w firmie? Pod uwagę brane będą tylko szkolenia obowiązkowe z zakresu BHP, czy też zawodowe np. na wózki jezdniowe? 

Powyższe informacje stanowią tylko część zobowiązań informacyjnych, jakie będą musieli spełnić pracodawcy. W przeciwnym razie grozi im kara. Należy zastanowić się tylko, która organizacja będzie miała czas, aby dobrze opracować informacje dla pracowników w terminie 14 dni od ogłoszenia (zapis z projektu ustawy) oraz terminowo je przekazywać, na rzecz uprawnionych pracowników? 

Zapewne prawie wszystkim będzie udawało się wykonać taki obowiązek bezkarnie, aczkolwiek, czy pracownik doceni tego rodzaju informacje oraz formę przekazu? Często niestety zdarza się, że dobrze jest jeśli pracownik w ogóle przeczyta takie informacje ze zrozumieniem.