Nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia dokumentacji pracy zdalnej i kontroli trzeźwości. Nowość – Teczka E.

Procedury dotyczące pracy zdalnej

Od teraz praca zdalna stanie się znacznie bardziej niż do tej pory uregulowana. Obie strony stosunku pracy: pracodawca i pracownik powinny umówić się na sposób wykonywania pracy zdalnej. Praca zdalna “po nowemu” może być świadczona w pełnym wymiarze zdalnie, lub hybrydowo – na przykład 4 dni pracy stacjonarnej 1 dzień pracy zdalnej, na polecenie pracodawcy lub na wniosek pracownika w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. 

W przypadku świadczenia pracy w pełnym wymiarze zdalnie lub hybrydowo warunki świadczenia pracy zdalnej należy wprowadzić w procedurach np. w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, 
• regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa, 
• poleceniu pracodawcy lub porozumieniu zawartym z pracownikiem. 

Co powinny zawierać procedury?

Procedury regulujące zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zawierać m. in.:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, 
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, 
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, 
• sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, 
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną w zakresie m.in. bezpieczeństwa i higieny pracy, gdzie pracownik staje się współodpowiedzialny za ergonomię utworzonego miejsca pracy, bezpieczeństwa
  i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• inne zasady istotne z punktu widzenia pracodawcy. 

Pamiętaj, aby każdorazowo uzgodnić miejsce wykonywania pracy zdalnej.

Różnorodność form pracy zdalnej i możliwości wprowadzone przez nowe przepisy sprawią, że swoją dokumentację będziesz musiał/musiała poszerzyć o nowe rodzaje wniosków, np. dotyczące pracy okazjonalnej, czy uzgodnienia miejsca świadczenia pracy.

Nowy projekt rozporządzania zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wprowadza zmiany w § 3 w pkt 2 w lit. v, gdzie wyrazy „w formie telepracy” zastępuje się wyrazem „zdalnej”. Zatem pracodawca w części B akt osobowych będzie przetwarzał dokumenty o wykonywaniu pracy w formie pracy zdalnej. Natomiast przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej będzie zobowiązany uzyskać od pracownika oświadczenie składane w postaci papierowej lub elektronicznej o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Potwierdzenie to będzie przechowywane w części B akt osobowych pracownika.

Kontrola trzeźwości

Nowe przepisy wprowadzają możliwość przeprowadzenia kontroli trzeźwości. Dotyczy to kontroli na obecność w organizmie pracownika alkoholu, ale także środków odurzających działających podobnie do alkoholu, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia
i zdrowia pracownika lub innych osób a także ochrony mienia. Sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Nowe obowiązki to także nowa dokumentacja, jaka pojawi się w części B akt osobowych pracownika. Nowy projekt rozporządzania zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wprowadza nowe dokumenty, do których należy potwierdzenie poinformowania pracownika: 

• o kontroli trzeźwości pracowników lub, 
• o kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i 
• sposobie jej przeprowadzania.

Co wynika z projektowanego przepisu w § 3 w pkt 2 w lit. f dodaje tiret w brzmieniu:

„O kontroli trzeźwości pracowników lub o kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 221c § 12 oraz art. 221e § 2 Kodeksu pracy).”

Regulacja kontroli trzeźwości powiększy także dokumentację pracowniczą o nową część (część E) akt osobowych. Pracodawca będzie tam przechowywał dokumenty dotyczące kontroli Twojej trzeźwości, m. in. o dacie godzinie minucie badania w sytuacji kiedy ma do czynienia z stanem po użyciu alkoholu lub stanem nietrzeźwości albo stanem po użycia środków działającego podobnie do alkoholu. 

Rodzaje informacji przetwarzanych przez pracodawcę w części E akt osobowych będą dotyczyć:

• kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej  przez pracodawcę,
• badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego,  
• kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, 
• badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Jako pracodawca powinieneś przechowywać dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości nie dłużej niż przez rok. Przechowywanie innych informacji z których wynika przeprowadzenie badania i wynik braku alkoholu w organizmie będzie bezcelowe ponieważ nie dokumentuje żadnego naruszenia.