Nadgodziny: jak je skutecznie zorganizować?

Kurs Kadry i Płace od podstaw

Jedyny taki kurs w Polsce, prowadzony przez byłego Inspektora Pracy Daniela Pałygę oraz Iwonę Hendel

Zasady prawne określone w Kodeksie Pracy 

Nadgodziny mogą się pojawić w każdej firmie i dotyczyć różnych organizacji – zarówno publicznych jak i prywatnych. Jest to uprawnienie każdego pracodawcy, i tak powinno zostać, jednakże ustawodawca określił pewne zasady, które winne być przestrzegane:

 

  1. Art. 151. §1. „Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.” 

 

Jak to rozumieć? Jeżeli zaplanowano pracownikowi harmonogram (plan, grafik) na cały wymiar czasu pracy i miałby pracować więcej niż to ustalenie to będą to nadgodziny. W takim zakresie istotną rolę pełnią dobrze zaplanowane rozkłady pracy.

 

  1. Art. 151. §1.”Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie: 
  1. konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii; 
  2. szczególnych potrzeb pracodawcy.”

 

Punkt nr 1 zdarza się (ale niezbyt często), natomiast punkt nr 2 jest stałym elementem potrzeb pracodawcy, kierowników, brygadzistów, liderów itd. wobec swojego personelu. 

Ustawodawca określił jeszcze zasady rozliczania nadgodzin, oddawania czasu wolnego w zamian za nadgodziny i inne wyłączenia, jednakże są to doszczegółowienia pewnych aspektów nadgodzin bez wpływu na samo pojęcie nadgodzin i ich funkcjonowania w firmie. W powyższym zakresie porusza się bezpośredni przełożony i winnien jest wykonywać swoje obowiązki z uwzględnieniem wyboru prawidłowych rozstrzygnięć. 

 

Zasady organizacyjne

Pracodawca z mocy prawa winien określić zasady jak można wnioskować, rozliczać nadgodziny itd. u siebie i tutaj zaczynają pojawiać się kłopoty, gdyż …. zazwyczaj pracodawca tego precyzyjnie nie określa. Brak precyzji wynika ze swobody pracodawcy, jednakże całkowita swoboda może być kłopotliwa dla takiego pracodawcy, bo:

 

  1. Jak prawidłowo określić od kiedy są nadgodziny?

Do czasu pracy zaliczamy aktywność pracownika, na rzecz pracodawcy zgodnie z art. 128. §1. tj.

“Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.”

Wydawałoby się, że to jest proste i łatwe do ustalenia, aczkolwiek czy Tobie zdarzyło się zostać w pracy o minutę, dwie, piętnaście minut dłużej bo „muszę coś skończyć”? Jeżeli się zdarzyło to nie ma tematu i można o tym zapomnieć?

Raczej nie można o tym zapomnieć, gdyż jest pewna norma prawna – art. 80 tj. 

“Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią.”

która w związku z art. 84. tj. 

“Pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę.”

oznacza, że pracownik musi otrzymać za dodatkową pracę wynagrodzenie. 

 

  1. Jak infomować o nadgodzinach?

Nadgodziny wynikają z potrzeby pracodawcy, a nie pracownika – to oznacza, że pracodawca wskazuje, informuje i zleca pracę w nadgodzinach i to nie jest opcja dla pracownika tylko obowiązek (oczywiście są wyjątki). Co do zasady odmowa wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych może być uznana za odmowę wykonania polecenia służbowego, co może się wiązać odpowiedzialnością porządkową pracownika.  

 

  1. Jak powinno się wnioskować o nadgodziny? 

Wnioskowanie o nadgodziny nie zostało uregulowane przez ustawodawcę, więc to pracodawca decyduje jak ma to wyglądać. Często zdarza się, że wprowadza on zasadę, że wniosek o nadgodziny winien być sporządzony pisemnie i zatwierdzony przez osobą do tego uprawnioną. Takie rozwiązanie może być wątpliwe prawnie. Co zrobić w przypadku:

  • pracownika mobilnego: np. jak ma wnioskować o nadgodziny kierowca wykonujący przewozy drogowe – przyjechać do firmy, napisać wniosek i pojechać dalej?
  • pracownika na pracy zdalnej: jak ma taki pracownik o nadgodziny wnioskować pisemnie?
  • pracownik na nocnej zmianie: jeśli nie ma kierownika i nie ma kto podpisać wniosku o nadgodziny?

Wnioskowanie i zlecanie nadgodzin nie musi się odbywać w formie pisemnej, co znalazło swoje uzasadnienie w orzecznictwie sądowym np. 

  • Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy. Brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności obowiązków może być zakwalifikowane jako polecenie pracy w godzinach nadliczbowych – Wyrok SN z 14 maja 1998 r. I PKN 122/98
  • Warunkiem przyjęcia dorozumianej zgody pracodawcy na pracę w godzinach nadliczbowych jest świadomość pracodawcy, że pracownik wykonuje taką pracę – Wyrok SN z dnia 26 maja 2000 r., I PKN 667/99, 
  • Skoro pracownik zostaje zmuszony, by pracować w czasie pracy przekraczającym wymiar podstawowy, a powierzonych zadań nie mógł zrealizować w ramach obowiązujących powszechnie norm czasu pracy, przysługiwało mu dodatkowe wynagrodzenie za godziny nadliczbowe – Wyrok SN z dnia 21 maja 2008 r. (I PK 262/07)

 

  1. W jaki sposób rozliczać nadgodziny?

Pracownicy działu kadr i płac lubią mieć nadgodziny rozliczone pisemnie, gdyż łatwiej wyjaśniać wątpliwości – co nie oznacza, że tak być musi. Z uwagi na to, że zazwyczaj nadgodziny są rozliczane na podstawie jakiegoś potwierdzenia, rozliczenie odbywa się na podstawie dokumentu lub maila. W przypadku wnioskowania o nadgodziny dokument będzie, ale mogą być trudności z powstaniem takiego wniosku i zdarza się wtedy, że jest to wykonywane na wczoraj – co jest nieprawidłową praktyką i może doprowadzić do kłopotów (np. pracownikowi zlecono nadgodziny, które wykonywał i zdarzył się wypadek śmiertelny). Funkcjonariusz publiczny (Inspektor PIP, Policjant, Prokurator) może wtedy zastanawiać się czy to były nadgodziny, czy też nie.

Lepszym rozwiązaniem jest wyznaczanie poleceń pracy w godzinach nadliczbowych w formie ustnej, smsowej, mailowej, a później rozliczanie w formie pisemnej. Takie rozwiązanie jest dopuszczalne prawnie i ułatwia późniejsze rozliczanie.

 

Co by było gdyby?

W przypadku złych wyborów i/lub błędnych rozstrzygnięć osoba zarządzająca może zostać ukarana za nieprawidłowości karą od 1 000 zł do 30 000 zł za jedno naruszenie zgodnie z art. 281. § 1 pkt. 5:

Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu  narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych.

Jeżeli jeszcze zastanawiasz się, czy warto wprowadzić odpowiednie regulacje to zadaj sobie takie pytania:

  • Czy warto ryzykować, czy lepiej prawidłowo określić zasady i w razie kontroli mieć czyste sumienie? 
  • Co jeśli obecny lub były pracownik uda się do sądu walczyć o wynagrodzenie za nadgodzny, których nie wypłaciłaś/wypłaciłeś?
  • Co zrobisz gdy inni (byli lub aktualni) pracownicy dowiedzą się o wyniku sprawy sądowej?
  • Czy jesteś gotowa/gotowy ponieść wszelkie konsekwencje (w tym finansowe) związane z korektą błędnych rozliczeń mając na uwadze, że przedawnienie roszczeń obejmuje okres 3 lat?

Ostateczna decyzja leży po Twojej stronie, ale nie zapomnij, że są przepisy prawne, którym jesteś zobowiązany się podporządkować.

Dokonaj prawidłowego rozstrzygnięcia, no chyba, że nie ma ryzyka to nie ma zabawy ….

Dokonaj prawidłowego rozstrzygnięcia, no chyba, że nie ma ryzyka to nie ma zabawy ….

Daniel Pałyga

Absolwent Uniwersytetu Opolskiego Wydziału Ekonomicznego na kierunku Administracja. Ukończył także Studia podyplomowe na Wydziale Zarządzania, Informatyki i Finansów na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu. Były Inspektor Pracy z Opola zajmujący się tematyką związaną z kontrolą prawnej ochrony pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, legalnością zatrudnienia. Od 1997 r. związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada szerokie doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz praktyk stosowanych przez podmioty prywatne. Przez 11 lat pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, wcześniej pracował w agencji pracy, gdzie realizował projekty związane z zatrudnianiem osób poza granicami Polski, pracą tymczasową, doradztwem personalnym. Posiada ponad 5-letnie doświadczenie w urzędach zajmujących się kontrolą legalności zatrudnienia.

Sygnaliści coraz bliżej? Rząd przyjął projekt Ustawy o ochronie sygnalistów z 27 marca 2024 r.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – nowe odpisy w 2024?
Zgubione świadectwo pracy? Pracodawca nie wystawi duplikatu