Jak przygotować i złożyć deklarację PIT-11 za rok 2023?

Kurs Kadry i Płace od podstaw

Jedyny taki kurs w Polsce, prowadzony przez byłego Inspektora Pracy Daniela Pałygę oraz Iwonę Hendel

PIT-11 jest to jeden z wielu z dokumentów, który służy do rozliczenia się z urzędem skarbowym. Dokument ten jest dostarczany przez płatników, czyli podmioty wypłacające wynagrodzenie oraz pobierające zaliczki na podatek. PIT-11 jest dokumentem informacyjnym dotyczącym pobranych (a nie należnych) zaliczek na podatek dochodowy. Obejmuje dane dotyczące pobranych zaliczek w danym okresie rozliczeniowym.

 

W PIT-11 znajdują się dane dotyczące różnych źródeł przychodów, takich jak:

  • dochody z pracy,
  • członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
  • należności za pracę przypadające tymczasowo aresztowanym,
  • świadczenia z Funduszu Pracy i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
  • dochody z działalności wykonywanej osobiście lub społecznie,
  • prawa autorskie,
  • umowy o dzieło,
  • umowy zlecenie,
  • należności wynikające z umowy aktywizacyjnej.

 

Ponieważ PIT-11 jest kluczowym elementem procesu rozliczeniowego z urzędem skarbowym, ważne jest, aby przekazywać go terminowo i kompletnie. 

Od 2019 roku wprowadzono zmiany dotyczące terminów i obowiązków związanych
z rozliczaniem informacji podatkowych, wynikające z ustawy z 4 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw.

 

Termin dostarczenia PIT-11:

  • Ostatni dzień stycznia – z upływem pierwszego miesiąca roku następującego po okresie rozliczeniowym, płatnik ma obowiązek przekazać kompletną informację PIT-11 do urzędu skarbowego.
  • Ostatni dzień lutego – do tego dnia PIT-11 powinien być doręczony podatnikowi, którego dotyczy.

 

Płatnicy PIT są zobowiązani przesłać informację o przychodach do urzędu skarbowego do 31.01.2024 roku. Natomiast termin przekazania deklaracji PIT-11 pracownikom upływa z końcem lutego, czyli wyjątkowo w tym roku – 29.02.2024. 


  • A jakie dane zawieramy w PIT – 11 i jak wypełniamy informację?
  • Identyfikator podatkowy NIP/numer PESEL/ROK:

 

Poz. 4 – rok za który deklaracja jest składana.

Poz. 5 – numer informacji zazwyczaj będzie to 1 a inny numer wprowadzamy w przypadku, gdy składający informację PIT-11 sporządza i przesyła więcej niż jedną informację PIT-11, która nie jest korektą poprzedniej.


  • Miejsce i cel składania informacji:

 

Poz. 7: 

  • złożenie informacji po raz pierwszy – nr 1;
  • korygowania danych wykazanych na PIT-11 – nr 2 (korekta informacji).


  • Dane identyfikacyjne składającego:

 

Poz. 8 określamy status prawny płatnika (przygotowującego PIT-11):

  • osoba fizyczną;
  • podmiot niebędący osobą fizyczną (spółka).



  • Dane identyfikacyjne i adres zamieszkania podatnika:

Poz. 11. określa rodzaj obowiązku podatkowego:

  • 1. zaznacza się w przypadku pracownika posiadającego obywatelstwo polskie lub polską rezydencją podatkową,
  • 2. zaznacza się w przypadku obcokrajowca, który posiada zagraniczną rezydencję.

 

Poz. 12: 

Płatnicy mają obowiązek wpisywać prawidłowy numer PESEL/NIP podatnika w przesyłanych do urzędów skarbowych formularzach PIT-11 i PIT-40A/11A za 2023 r. Pamiętajmy, że od stycznia 2022 r. nie ma możliwości przesłania drogą elektroniczną informacji PIT-11
z wpisanym ciągiem tych samych cyfr (np. 1111111111 czy 9999999999).

 

Poz. 13 

Należy podać numer służący identyfikacji do celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych uzyskany w państwie, w którym podatnik ma miejsce zamieszkania. W przypadku braku takiego numeru w poz. 13 należy podać numer dokumentu stwierdzającego tożsamość podatnika, uzyskanego w tym państwie.

 

Poz. 14 wypełniamy jeżeli w poz. 13 podano zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika.

  • Informacja o kosztach uzyskania przychodu z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

 

Pkt 28 informuje jaki limit zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów ze stosunku służbowego, pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy dotyczy pracownika:

  • 1 – 250 zł miesięcznie, limit łączny rocznie kosztów – 3.000 zł;
  • 2 – 250 zł miesięcznie – z tytułu każdego zawartego stosunku pracy odrębnie, a limit łączny roczny 4.500 zł;
  • 3 – 300 zł miesięcznie, limit łączny kosztów – 3.600 zł;
  • 4 – 300 zł miesięcznie – z tytułu każdego zawartego stosunku pracy odrębnie, a limit łączny roczny – 5.400 zł.



  • Dochody podatnika, pobrane zaliczki oraz pobrane składki:

 

Pamiętajmy, że:

  • W kwocie przychodów, w części E, nie uwzględnia się przychodów wolnych od podatku na podstawie przepisów ustawy oraz przychodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku; jednakże w kolumnie E należy wykazać dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.  
  • W kwocie kosztów uzyskania przychodów wykazuje się koszty faktycznie uwzględnione przez płatnika przy poborze zaliczek na podatek. 
  • W przypadku gdy zakład pracy pobierał zaliczki na podatek zarówno od należności ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, o których mowa
    w art. 12 ust. 1 ustawy, jak i zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego,
    o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy, łączną kwotę zaliczek pobranych z tych źródeł wykazuje tylko raz. Kwotę tę płatnik może wykazać w wierszu 1, odpowiednio
    w wierszach 2, 3, 12, 13, 14 albo 15 części E. 
  • W wierszu 1 i odpowiednio wierszu 6 części E wykazuje się również przychody
    z wymienionych tam tytułów otrzymane przez podatników, którzy przenieśli miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (tzw. ulga na powrót) oraz otrzymane przez podatników, którzy w roku podatkowym wychowywali co najmniej czworo dzieci (tzw. ulga dla rodzin 4+), jeśli płatnik w trakcie roku pobierał od tych przychodów zaliczki na podatek w sytuacji, gdy podatnik nie złożył płatnikowi oświadczenia o spełnieniu warunków do stosowania zwolnień od podatku, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152 i 153 ustawy, albo z powodu przekroczenia limitu przychodu zwolnionego od podatku (sumy kwot wykazanych w poz. 109 i 114), gdy zwolnienie było stosowane w trakcie roku. W wierszach tych należy odpowiednio wykazać przychody uzyskane przez podatników wraz z kwotą kosztów uzyskania przychodów oraz sumą zaliczek na podatek pobranych przez płatnika. 
  • Wiersze 2, 7, 11 i 13 części E wypełnia się, jeśli płatnik w trakcie roku pobierał od tych przychodów zaliczki na podatek w związku ze złożeniem przez podatnika oświadczenia o rezygnacji ze stosowania w trakcie roku zwolnienia od podatku, o którym mowa
    w art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy (tzw. ulga dla młodych) albo z powodu przekroczenia limitu przychodu zwolnionego od podatku (sumy kwot wykazanych w poz. 109 i 114), gdy zwolnienie było stosowane w trakcie roku. W wierszach tych należy odpowiednio wykazać przychody uzyskane przez podatników do ukończenia 26. roku życia wraz
    z kwotą kosztów uzyskania przychodów oraz sumą zaliczek na podatek pobranych przez płatnika. Przychody ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych uzyskane przez podatnika po dniu ukończenia 26. roku życia płatnik wykazuje w wierszu 1, odpowiednio przychody z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy, płatnik wykazuje w wierszu 6, przychody z praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich, płatnik wykazuje w wierszu 10, a przychody z zasiłków macierzyńskich płatnik wykazuje w wierszu 12. 
  • Wiersze 3, 8 i 14 części E wypełnia się, jeśli płatnik w trakcie roku pobierał od tych przychodów zaliczki na podatek w sytuacji, gdy podatnik nie złożył płatnikowi oświadczenia o spełnieniu warunków do stosowania zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 154 ustawy (tzw. ulgi dla seniora) albo z powodu przekroczenia limitu przychodu zwolnionego od podatku (sumy kwot wykazanych
    w poz. 109 i 114), gdy zwolnienie było stosowane w trakcie roku. W wierszach tych należy odpowiednio wykazać przychody uzyskane przez podatników po ukończeniu 60. roku życia w przypadku kobiety i 65. roku życia w przypadku mężczyzny, pod warunkiem, że podatnik podlega z tytułu uzyskania tych przychodów ubezpieczeniom społecznym w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W wierszach tych należy odpowiednio wykazać kwoty kosztów uzyskania przychodów oraz sumy zaliczek na podatek pobranych przez płatnika. Przychody ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych uzyskane przez podatnika przed ukończeniem ww. wieku płatnik wykazuje w wierszu 1, odpowiednio przychody z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy płatnik wykazuje w wierszu 6, a z zasiłków macierzyńskich – w wierszu 12. 
  • W wierszu 15 części E wykazuje się m.in. zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez zakład pracy, z wyjątkiem zasiłków macierzyńskich wykazanych
    w wierszach 12, 13 i 14, należności z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, należności za pracę przypadające tymczasowo aresztowanym lub skazanym, świadczenia wypłacone z Funduszów: Pracy i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, należności wynikające z umowy aktywizacyjnej, a także kwotę stypendium, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 40b ustawy, w wysokości przekraczającej kwotę zwolnioną od podatku (wykazaną w poz. 106).


  • Informacja o wysokości przychodów, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy:

 

 Są to przychody między innymi z:

  • umowy o pracy przy zbiorach,
  • umowy uaktywniającej,
  • umów, dla których wypłacającym jest podmiot inny niż przedsiębiorca,
  • nagrody rzeczowe o wartości ponad 200 zł.

 



  • Informacja o przychodach zwolnionych od podatku oraz o załączniku:

 

Podpisy:

Warto zaznaczyć, że przesłanie deklaracji PIT-11 po wyznaczonym terminie stanowi wykroczenie skarbowe, za które grozi grzywna w wysokości do 180 stawek dziennych.
W przypadku opóźnienia w przekazaniu deklaracji PIT-11, konieczne jest niezwłoczne dokonanie tego zgłoszenia, a do deklaracji należy dołączyć czynny żal. Skuteczność czynnego żalu zależy od spełnienia dwóch warunków: dokonania czynu karalnego oraz złożenia wniosku, gdy organ skarbowy nie był jeszcze świadomy popełnionego wykroczenia. Przesłanie deklaracji wraz z wnioskiem o zastosowanie czynnego żalu może zabezpieczyć podatnika przed negatywnymi skutkami. 

Artykuł napisany przez:

Barbara Paweło-Czajka

Wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu. Stale współpracuje m. in. ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce, Bankowym Ośrodkiem Doradztwa i Edukacji. Posiada praktyczne doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, dydaktyki akademickiej, doradztwie oraz w wdrażaniu przepisów prawnych z zakresu: ochrony danych osobowych (RODO), prawa pracy, zatrudniania cudzoziemców, umów cywilno-prawnych, prawa ubezpieczeń społecznych w firmach, urzędach i instytucjach.

Zasady naliczania i wypłacania trzynastej pensji
Odpowiedzialność osoby zarządzającej nad pracownikami
Jak przygotować i złożyć deklarację PIT-11 za rok 2023?