Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca jest zobowiązany w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy poinformować go (w postaci papierowej lub elektronicznej) o warunkach zatrudnienia. Warunki pracy, przede wszystkim dotyczące czasu pracy i odpoczynku, znacząco różnią się w przypadku zatrudniania pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności, a dotyczy to w szczególności:
- norm czasu pracy,
- wymiaru czasu pracy,
- przerw w pracy,
- przysługującego wymiaru urlopu wypoczynkowego,
- zasad dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych.
Termin aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia
Zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia jest dobrowolne. Jak wynika z art. 2a Ustawy, osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, począwszy od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność. Zgodnie natomiast z art. 20c Ustawy osobie niepełnosprawnej przysługują szczególne uprawnienia od dnia, od którego osoba niepełnosprawna została wliczona do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, czyli od dnia przedstawienia orzeczenia.
Pracodawca jest zobligowany zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia pracownika w przypadku zmiany tych warunków. Zmiana ta powinna być przekazana pracownikowi niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie do pracownika. Aktualizacja powinna nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej. Pracownik, który przedstawił orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, od tego samego dnia nabywa dodatkowe uprawnienia dotyczące czasu pracy i odpoczynku (wyjątek: prawo do dodatkowego urlopu nabywa po przepracowaniu roku po zaliczeniu go do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności). Reasumując, skoro nowe warunki zatrudnienia mają zastosowanie do pracownika od dnia przedstawienia orzeczenia, to niezwłocznie, a nawet zgodnie z przepisem w tym samym dniu, trzeba mu wydać zaktualizowaną informację. I analogicznie – jeśli pracownik straci stopień niepełnosprawności wiążący się z określonymi uprawnieniami, należy odpowiednio zmienić informację.
Informacja o warunkach zatrudnienia – przykłady zapisów z komentarzem
Norma czasu pracy
Przepis prawa: Art. 15 ust. 1 i 2 Ustawy.
Przykładowy zapis:
- Pracownik z lekkim stopniem niepełnosprawności: Pana norma dobowa wynosi 8 godzin, a Pana norma tygodniowa – 40 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy.
- Pracownik z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności: Pana norma dobowa wynosi 7 godzin, a Pana norma tygodniowa – 35 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy.
Komentarz:
Ponieważ osoba niepełnosprawna co do zasady nie może być zatrudniona w godzinach nadliczbowych, w informacji o normie nie wskazuje się normy przeciętnej.
Wymiar czasu pracy
Przykładowy zapis dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy:
- Pracownik z lekkim stopniem niepełnosprawności: Pana dobowy wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin, a tygodniowy wymiar czasu pracy wynosi 40 godzin.
- Pracownik z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności: Pana dobowy wymiar czasu pracy wynosi 7 godzin, a tygodniowy wymiar czasu pracy wynosi 35 godzin.
Komentarz:
Ponieważ pracownik niepełnosprawny nie może (co do zasady) pracować powyżej 8 godzin, jego praca w systemach weekendowym, równoważnym oraz skróconym tygodniu jest zasadniczo wykluczona. W takim przypadku po przedstawieniu orzeczenia o niepełnosprawności wymagana będzie zmiana usuwająca ewentualne zapisy o możliwości wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy.
Przerwa w pracy
Przepis prawa: Art. 17. Ustawy.
Przykładowy zapis:
Przysługuje Panu prawo do przerw wliczanych do czasu pracy:
- 15-minutowej przerwy zgodnie z art. 134 Kodeksu pracy,
- 15-minutowej przerwy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek na podstawie art. 17 Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Zasady pracy w godzinach nadliczbowych
Przepis prawa: Art. 17 ust. 3. Ustawy
Przykładowy zapis:
Obowiązuje zakaz polecania Panu godzin nadliczbowych. Praca nadliczbowa może być dopuszczona, jeśli na Pana wniosek, lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę, wyrazi na to zgodę.
Komentarz:
Wśród praktyków istnieją rozbieżności, czy w informacji o warunkach zatrudnienia pracownika niepełnosprawnego wskazywać zasady pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią. Wydaje się, że optymalnym rozwiązaniem jest poinformowanie o zasadach obowiązujących w zakładzie pracy w zakresie pracy i rozliczania nadgodzin z jednoczesną informacją, iż pracownika praca w godzinach nadliczbowych nie dotyczy.
Urlop wypoczynkowy
Przepis prawa: Art. 19 Ustawy
Przykładowy zapis:
- Pracownik z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności: Przysługuje Panu urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni w skali roku. W dniu 16 czerwca 2025 roku nabędzie Pan także prawo do dodatkowych 10 dni roboczych urlopu wypoczynkowego; w kolejnych latach prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego nabędzie Pan z dniem 01 stycznia pod warunkiem legitymowania się w tej dacie orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności.
Informacja o warunkach zatrudnienia a orzeczenie lekarza medycyny pracy
Przepis prawa: Art. 16. Ustawy
Przykładowy zapis:
- Pracownik ze znacznym i umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, lekarz wyraził zgodę na niestosowanie obniżonej normy czasu pracy: Pana norma dobowa wynosi 8 godzin, a Pana norma tygodniowa – 40 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy.
- Pracownik ze znacznym i umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, a lekarz wyraził zgodę na niestosowanie obniżonej normy czasu pracy i pracę w godzinach nadliczbowych oraz pracownik z lekkim stopniem niepełnosprawności, a lekarz wyraził zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych: Pana norma dobowa wynosi 8 godzin, a Pana norma tygodniowa przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.
Komentarz:
Formułowanie informacji o warunkach zatrudnienia pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności, który posiada także zaświadczenie lekarskie o „odstępstwach” od przepisów dotyczących czasu pracy, wymaga każdorazowo dokładnej analizy tego zaświadczenia medycyny pracy. Konieczne jest ustalenie, których zakazów i szczególnych regulacji nie trzeba stosować, co w konsekwencji wymaga odpowiedniego dostosowania zapisów w informacji o warunkach zatrudnienia.
Prawidłowe sformułowanie i aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia ma nie tylko znaczenie formalne – jest również wyrazem poszanowania praw pracowniczych i zasad równego traktowania w zatrudnieniu. Rażące naruszenie realizacji obowiązku informowania o warunkach zatrudnienia może doprowadzić do odpowiedzialności za wykroczenie przeciwko prawom pracownika oraz grzywny od 1 000 zł do 35 000 zł.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Zawsze zachowuj dokumentację orzeczenia w aktach osobowych (część B).
- Nie ujawniaj stopnia niepełnosprawności bez zgody pracownika – zachowuj zasadę poufności.
- Pamiętaj, że orzeczenie może ulec zmianie – monitoruj jego ważność.
- Informację o warunkach zatrudnienia należy zaktualizować, jeśli status pracownika się zmieni.
Artykuł napisany przez:
Anna Stokłosa
LL .M. radca prawny. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz The Catholic University of America (Waszyngton, USA). Ukończyła studia doktoranckie w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Referent międzynarodowych konferencji naukowych. Prowadzi własną kancelarię prawną. Posiada bogate doświadczenie praktyczne w kwestiach związanych ze stosowaniem prawa, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach kontrolnych i sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia oraz ochrony danych osobowych w zakresie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Szkoliła takie jednostki jak Urząd Miasta Stołecznego Warszawy wraz ze wszystkimi Urzędami Dzielnic, Radnych m. st. Warszawy, Dzielnicowe Biura Finansów Oświaty m. st. Warszawy, Teatr Powszechny, Teatr Studio czy Muzeum Karykatury oraz przeprowadziła ponad 100 szkoleń zamkniętych i otwartych z tematyki RODO dedykowanych przedsiębiorcom, jak również kursów IOD.
