Niestety brak jest prostej i oczywistej definicji, a to oznacza, że pracodawca /przedsiebiorca powinien dokonać własnych ustaleń. Kierowcą, co do zasady, jest osoba kierująca pojazdem
w zakresie przewozu osób lub rzeczy. Takie uwarunkowanie może oznaczać, że kierowcą jest szofer szefa, jak i kierowca ciężarówki. Niestety regulacji jest bardzo dużo, gdyż wykonywanie zadań kierowców było, jest i będzie ściśle regulowane.
Czas pracy kierowców jest odrębną technicznie i merytorycznie częścią świata dla osób z kadr lub płac. Ta odrębność wynika z uregulowań prawnych i oznacza dla biur podatkowych/rachunkowych oraz pracodawców zapoznanie się, a także realizowanie zadań w szczególnych uwarunkowaniach.
Czas pracy kierowców – regulacje prawne
Czas pracy kierowców regulują normy Unii Europejskiej, np. rozporządzenie (WE)
nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniającego rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylającego rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 oraz normy Polskie, np. ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1412 oraz z 2023 r. poz. 1523) oraz ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.).
Niestety ww. akty prawne to tylko podstawa do rozliczania czasu pracy kierowców. Warto także wiedzieć, czy pracodawca/przedsiębiorca w swojej aktywności korzysta z pojazdów wyposażonych w tachografy, które rejestrują aktywność kierowców. W przypadku, gdyby firma transportowa korzystała z tachografu należy mieć także właściwe oprogramowanie, które zmienia dane z tachografu na pliki elektroniczne, z których można się dowiedzieć kiedy kierowca, np. jechał, a kiedy miał odpoczynek. Takie programy mogą kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych za jedną licencję.
Posiadając odpowiednie oprogramowanie operator takigo systemu może odczytywać dane, które posłużą do rozliczenia czasu pracy i dokonania obliczeń do listy płac. Przetwarzanie danych wynikowych z tachografu na dane do listy płac oznacza, że styl jazdy kierowcy oraz jego zachowania wpływają na wysokość czynników rozliczanych do wypłaty.
Aby trochę ułatwić zagłębianie się w meandry czasu pracy kierowców można dokonać uproszczenia, że czas pracy kierowców reguluje Polska ustawa, która w zakresie jazdy i odpoczynku podporządkowuje sie normą europejskim. Taka konstrukcja prawna wynika z tego, że to jak jeżdżą kierowcy powinno być regulowane w UE tak samo, a to jak rozliczać czas pracy regulują poszczególne ustawodawstwa krajowe.
Sama ustawa reguluje zadania różnie dla kierowców:
- zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,
- wykonujących zadania na podstawie innej niż stosunek pracy,
- wykonujących przewozy regularne do 50 km, np. kierowcy i motroniczy w przewozach miejskich,
- zasady wynagradzania kierowców w przewozach międzynarodowych,
- prowadzenia ewidencji czasu pracy.
W przypadku rozliczania kierowców przez kadry i podmioty zewnętrzne najważniejsze jest, aby skupić się na prowadzeniu ewidencji czasu pracy, a to oznacza, że art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców ma szczególne znaczenie.
Art. 25. ust. 1.
Pracodawca prowadzi dla każdego kierowcy ewidencję czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
Czyli prowadzenie ewidenacji dla każdego kierowcy oddzielnie – tak jak przy zwykłej ewidencji czasu pracy.
Art. 25 ust. 2.
Ewidencja czasu pracy obejmuje liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia
i zakończenia pracy, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbę godzin nadliczbowych, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu, rodzaj
i wymiar zwolnień od pracy, rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, z uwzględnieniem:
1) zapisów na wykresówkach;
2) wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
3) plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
4) innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
5) rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–3.
W tym zakresie już niestety nie będzie standardowo, gdyż dane do ewidencji schowane są w tachografach, gps-ach lub w pamięci kierowcy.
Art. 25. ust. 5.
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy w postaci papierowej lub elektronicznej.
To tak jak zawsze i dla każdego pracownika.
Art. 26 ust. 6.
Ewidencję czasu pracy pracodawca:
1) udostępnia kierowcy na jego wniosek;
2) przechowuje przez okres 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego.
W powyższym zakresie ważny jest okres prowadzenia ewidencji, ponieważ wynosi on 10 lat oraz jest to konkretne wskazanie i można porównać go do zapisów dotyczących okresu przechowywania dokumentacji określony w Kodeksie Pracy.
Czy rozliczanie kierowców to będą proste operacje do przeprowadzenia?
Niestety nie, gdyż jeżeli ktoś miałby to rozliczać to niestety musi posiadać:
- właściwie wyedukowany presonel (Czy jedna osoba wystarczy? A jak ktoś zachoruje lub odejdzie?),
- odpowiednie narzędzia (Jaki program wybrać? Ten, co ma Inspekcja Transportu Drogowego i Państwowa Inspekcja Pracy, czy jakiś inny?).
W przypadku chęci lub konieczności prowadzenia rozliczeń z czasu pracy kierowców należy:
- Przeszkolić personel i to najlepiej nie jedną osobę, aby mieć później wsparcie dla głównego operatora systemu w razie nieobecności tejże osoby.
- Posiadać właściwe oprogramowanie do rozliczania kierowców lub usługę zlecić na zewnątrz.
- Zapewnić możliwość zczytywania danych z tachografu pojazdu.
- Mieć możliwość dokonania wyjaśnień z kierowcami w przypadku wątpliwości, co do danych z tachografu.
- Posiadać odpowiednie regulacje w przepsiach wewnątrzzakładowych, co do rozliczania aktywności kierowcy.
- Wykonywać rozliczenia regularnie.
Artykuł napisany przez:
Daniel Pałyga
Nazywam się Daniel Pałyga. Jestem trenerem z wieloletnim doświadczeniem i specjalizuję się w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Swoje życie zawodowe zaczynałem w instytucjach publicznych, w których mogłem wykorzystywać wiedzę teoretyczną ze studiów zaocznych w praktyce. W trakcie pracy w Urzędzie Wojewódzkim kontrolowałem legalność zatrudnienia pracowników i zleceniobiorców, co bardzo przydało mi się w pracy w Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Praca w FGŚP w zakresie kontaktów z osobami poszkodowanymi przez pracodawców, niewypłacalnymi pracodawcami; komornikami i syndykami masy upadłości oraz cykliczne uczestniczenie w postępowaniach sądowych przed sądami pracy, cywilnymi, gospodarczymi z ramienia FGŚP w znaczący sposób wpłynęły na moje szerokie podejście do tematu prawa pracy.
