Ulga na złe długi w podatku VAT to jedno z najważniejszych narzędzi wspierających przedsiębiorców w sytuacjach, gdy kontrahenci nie regulują należności za dostarczone towary czy wykonane usługi. Mechanizm ten pozwala na odzyskanie podatku od towarów i usług, zapłaconego do urzędu skarbowego z tytułu nieopłaconych faktur. Warunki skorzystania z tej ulgi są jednak bardzo precyzyjnie określone w przepisach prawa i wymagają od podatnika zachowania odpowiedniej staranności. Poniżej znajdziesz kompleksowy przewodnik po najważniejszych wymogach, procedurach oraz praktycznych aspektach związanych z ulgą na złe długi w VAT.
Czym jest ulga na złe długi w VAT?
Ulga na złe długi oznacza możliwość korekty podatku VAT należnego w przypadku, gdy kontrahent nie zapłacił za wystawioną fakturę. Oznacza to, że podatnik, który uiścił podatek VAT od sprzedaży, lecz nie otrzymał płatności, może „odzyskać” ten podatek poprzez odpowiednią korektę deklaracji VAT. Rozwiązanie to zabezpiecza płynność finansową firm oraz zapobiega sytuacji, w której przedsiębiorca musi ponosić ciężar podatkowy mimo braku realnych wpływów do budżetu firmy.
Warunki skorzystania z ulgi – wyjaśnienie podstawowych zasad
Aby móc zastosować ulgę na złe długi w VAT, muszą zostać spełnione konkretne warunki, wynikające bezpośrednio z ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych. Kluczowe wymogi wyglądają następująco:
1. Upływ odpowiedniego okresu od terminu płatności
Ulga na złe długi może zostać zastosowana, jeśli od daty wystawienia faktury oraz terminu płatności określonego na tej fakturze upłynęło co najmniej 90 dni (licząc od dnia upływu tego terminu). To oznacza, że przed upływem tego okresu nie można dokonać korekty VAT z tego tytułu.
2. Status stron transakcji
Aby skorzystać z ulgi, zarówno wierzyciel (dostawca towaru lub usługodawca), jak i dłużnik (nabywca) muszą być zarejestrowanymi czynnymi podatnikami VAT na dzień przed złożeniem korekty oraz w dniu jej składania. Wierzyciel nie może też być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub likwidacyjnego.
3. Niespłacona należność i brak rozliczenia
Korekta VAT możliwa jest tylko w odniesieniu do tej części należności, która nie została uregulowana (czyli nie opłacono faktury w całości lub w części). Ponadto należność nie może być uprzednio rozliczona w inny sposób, np. poprzez kompensatę.
4. Brak sprzedaży na rzecz podmiotów powiązanych
Ulga na złe długi nie przysługuje w przypadku transakcji zawartych pomiędzy podmiotami powiązanymi w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym (np. pomiędzy firmami należącymi do tego samego właściciela, rodziną itp.).
5. Brak likwidacji, upadłości czy restrukturyzacji dłużnika
W momencie skorzystania z ulgi na złe długi, nabywca również nie może znajdować się w stanie upadłości, likwidacji lub postępowania restrukturyzacyjnego. Jeśli taka sytuacja wystąpi przed upływem 90-dniowego terminu, prawo do ulgi nie przysługuje.
Jak skorzystać z ulgi? Etapy i procedury
1. Weryfikacja kontrahenta
Przed dokonaniem korekty, podatnik powinien sprawdzić, czy zarówno on sam (jako wierzyciel), jak i dłużnik są zarejestrowanymi podatnikami VAT czynnymi. Można to zrobić korzystając z ogólnodostępnych wyszukiwarek administracji skarbowej (np. wykaz podatników VAT).
2. Obliczenie kwoty ulgi
Ulga dotyczy wyłącznie tej części VAT, która została zapłacona do urzędu, a nie została przez kontrahenta uregulowana. Jeśli zatem klient zapłacił tylko część faktury, ulgę stosuje się proporcjonalnie do nieopłaconej kwoty.
3. Sporządzenie dokumentacji
Do pliku deklaracji VAT (np. JPK_V7) należy dołączyć wykaz faktur objętych korektą oraz wskazać dane identyfikujące dłużnika i dokumenty, do których odnosi się korekta.
4. Korekta deklaracji VAT
Wierzyciel dokonuje korekty deklaracji VAT za okres, w którym upłynął 90-dniowy termin od płatności, a faktura nadal pozostaje nieuregulowana. Korekta polega na zmniejszeniu podstawy opodatkowania (wartości netto) oraz kwoty podatku należnego.
5. Obowiązki dłużnika
Nabywca, który nie opłacił faktury w terminie 90 dni, powinien samodzielnie dokonać korekty odliczonego podatku naliczonego z tytułu tej faktury, w rozliczeniu za okres, w którym upływa 90 dni od terminu płatności faktury.
6. Co w razie zapłaty po korekcie?
Jeśli po zastosowaniu ulgi kontrahent jednak ureguluje należność, należy „odwrócić” dokonaną korektę – czyli ponownie wykazać VAT od tej transakcji w deklaracji za okres, w którym należność została zapłacona.
Praktyczne aspekty – o czym pamiętać?
- Każdorazowo należy gromadzić dokumentację potwierdzającą brak zapłaty (korespondencja, wezwania do zapłaty).
- Ulga nie obejmuje transakcji na rzecz osób prywatnych (nieprowadzących działalności gospodarczej).
- Należy pamiętać o monitorowaniu sytuacji kontrahentów (status podatnika VAT, postępowania likwidacyjne, itp.).
- Istnieje możliwość weryfikacji statusu podatnika VAT na tzw. „białej liście”.
Najczęstsze błędy przy stosowaniu ulgi
- Niezachowanie 90-dniowego terminu od daty płatności.
- Brak weryfikacji statusu podatnika VAT kontrahenta lub własnego.
- Korekta dotycząca już zapłaconej faktury lub rozliczonej w inny sposób.
- Próba zastosowania ulgi między podmiotami powiązanymi.
- Błędne wskazanie okresu rozliczeniowego dla stosowanej korekty.
Słowem podsumowania
Ulga na złe długi w VAT to ważne rozwiązanie dla przedsiębiorców borykających się z problemem nierzetelnych kontrahentów. Odpowiednia znajomość wymogów prawnych, rzetelna dokumentacja i ścisłe przestrzeganie procedur pozwalają na skuteczne odzyskanie zapłaconego podatku i poprawę płynności finansowej firmy. Należy jednak pamiętać o tym, aby zawsze weryfikować wszystkie warunki opisane powyżej – wdrożenie systemu monitorowania nieopłaconych należności i systematyczna kontrola statusu kontrahentów to klucz do bezpiecznego stosowania ulgi na złe długi w VAT.
Jeśli chcesz uzyskać pomoc przy wdrożeniu tego narzędzia w swojej firmie lub masz pytania, zapraszamy do kontaktu – specjaliści Wektora Wiedzy służy wsparciem i praktycznym doradztwem w tym zakresie!
