Niezbędnik kadrowca – kluczowe dokumenty w dziale kadr

Opis

PROGRAM:

1. Dokumenty dla kandydata.
   • Kwestionariusz osobowy kandydata do pracy – wzór dokumentu.
   • Klauzula RODO dla kandydata do pracy – wzór dokumentu.
   • Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu – stanowiska UODO i Ministerstwa pracy.
   • Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika.
   • Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie osoby na określonym stanowisku.
   • Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
   • Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych.
   • Skierowania na badania wstępne – wzór dokumentu.
   • Kiedy kierujemy kandydata na badania profilaktyczne wstępne – przed czy po podpisaniu umowy o pracę?
   • Szkolenie wstępne ogólne BHP a podpisanie umowy – kiedy należy je przeprowadzić?
   • Kiedy można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych? Rodzaj i postać dokumentów, które należy w związku z tym zgromadzić.

2. Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia.
   • Zakres danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy.
   • Jakie dane może zawierać kwestionariusz danych osobowych pracownika?
   • Kwestionariusz /oświadczenia pracownika zgodnie z RODO – wzór dokumentu.
   • Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo – stanowisko MRPiPS i UODO.
   • Omówienie wzorów dokumentów.
     • Umowa o pracę na okres próbny.
     • Umowa o pracę na czas określony.
     • Umowa o pracę na czas nieokreślony/
     • Umowa o pracę na zastępstwo.
     • Porozumienie zmieniające do umowy o pracę.
     • Wypowiedzenie warunków umowy o pracę.
     • Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron.
     • Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem.
     • Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia – dyscyplinarnie.
     • Rozwiązanie umowy o pracę w trybie art. 53 Kodeksu pracy (długa choroba).
   • Czy pracodawca może przetwarzać wizerunek pracownika?
   • Wyrażanie zgody na przetwarzanie danych przez pracownika na podstawie oświadczenia – wzór dokumentu.
   • Forma prowadzenia akt osobowych – papierowa czy elektroniczna?
   • Kiedy pracodawca wydaje kopię dokumentacji, a kiedy oryginały?
   • Terminy ustawowe odbioru dokumentacji pracowniczej.
   • Kiedy należy uzupełnić akta osobowe o dodatkową część E?
   • Czy masz obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczenia pracy zdalnej w aktach osobowych?
   • Czy dokumenty płacowe przechowujemy w aktach osobowych?
   • Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich (w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników).
   • Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika (a nie kandydata)?
   • Wniosek o wyrażenie lub brak zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4. lub 8. roku życia – w aktach czy pod ewidencją czasu pracy?
   • Zasady przechowywania kar porządkowych wraz z dokumentacją, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową w roku nienagannej pracy.
   • Jakie dokumenty należy przechowywać w części E?
   • Jak długo przechowujemy dokumentację w części E
   • Pozostała dokumentacja pracownicza.
     • Wnioski urlopowe – gdzie je przechowywać?
     • Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego dla pełnoetatowa i niepełnoetatowca.
     • Zasady udzielania urlopu dodatkowego.
     • Jakie elementy musi zawierać ewidencja czasu pracy?
     • Jakie dokumenty przechowujemy pod ewidencją czasu pracy?
   • Czy wszyscy pracownicy powinni otrzymać informację do warunków zatrudnienia w nowej wersji?
   • Urlop opiekuńczy.
     • Zasady udzielania urlopu opiekuńczego.
     • Gdzie przechowujemy wnioski?
     • Zasady udzielania urlopu pracownikowi.
   • Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą.
     • Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych?
     • Termin udzielenia dni wolnych.

3. Dokumenty przy ustaniu stosunku pracy.
   • Jaką dokumentację należy przechowywać w aktach osobowych w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika?
   • Dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy.
     • Wnioski o sprostowanie świadectwa pracy.
     • Wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy.
     • Potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą.
   • Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy?
   • Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą?
   • Świadectwo pracy po nowelizacji przepisów – wzór.
   • Kiedy należy pracownikowi wystawić świadectwo pracy?
   • Co powinno zawierać świadectwo pracy?
   • Zasady prostowania świadectwa pracy.
     • Zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy.
     • Dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy.
   • Porozumienie urlopowe (art. 171 § 3 Kodeksu pracy) – wzór.
   • Czy można pracownikowi w trakcie zatrudnienia wypłacić ekwiwalent za urlop?
   • Informacja do świadectwa pracy o okresie przechowywania dokumentacji – wzór.

4. Pozostałe dokumenty – omówienie na wzorach.
   • Potwierdzenie zapoznania z dokumentacją wewnątrzzakładową.
   • Potwierdzenie zapoznania z oceną ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną przeze mnie pracą oraz zasadami ochrony przed zagrożeniami.
   • Potwierdzenie zapoznania z udostępnionym tekstem przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu.
   • Potwierdzenie zapoznania z możliwością zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, o wolnych stanowiskach pracy oraz możliwości awansu.
   • Informacja z art. 29 § 3 Kodeksu pracy.
   • Informacja o zamiarze / braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich.
   • Wniosek o wyjście prywatne.
   • Wniosek o wolne z powodu siły wyższej.
   • Wniosek o urlop opiekuńczy.
   • Wniosek o udzielenie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w innym dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
   • Wniosek o okazjonalną pracę zdalną.