Ulga na zakup kasy rejestrującej to preferencja podatkowa pozwalająca na odzyskanie części kosztów poniesionych na instalację urządzeń fiskalnych (zarówno sprzętowych kas on-line, jak i kas mających postać oprogramowania, czyli tzw. kas wirtualnych). Przysługuje ona w wysokości 90% ceny zakupu kasy bez podatku, jednak nie więcej niż 700 zł.
Komu przysługuje ulga na zakup kasy rejestrującej?
Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, prawo do odliczenia lub zwrotu kwot wydatkowych na zakup kasy mają trzy grupy podatników:
- podatnicy, u których powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli ją w obowiązujących terminach,
- podatnicy, u których nie powstał obowiązek ewidencji, ale dobrowolnie rozpoczęli jej prowadzenie– pod warunkiem, że wcześniej nie stosowali żadnych kas,
- podatnicy ustawowo zobligowani do wymiany starych kas na kasy on-line ze względu na profil prowadzonej działalności (określone branże).
Warunki przyznania ulgi
Aby skutecznie ubiegać się o ulgę, należy spełnić łącznie następujące warunki dowodowe i terminowe. Ulga przysługuje w okresie rozliczeniowym, w którym na nowej kasie faktycznie rozpoczęto ewidencję sprzedaży. Sam zakup kasy, na której nie wystąpiła jeszcze żadna sprzedaż podlegająca ewidencji, nie uprawnia do skorzystania z odliczenia. Kasa musi zostać nabyta nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży. Na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika, przedsiębiorca musi posiadać fakturę za zakup kasy oraz dowód uiszczenia całej należności. Jeśli kasa została kupiona w systemie ratalnym, z ulgi można skorzystać dopiero po spłaceniu ostatniej raty (uregulowaniu 100% ceny).
Sposób rozliczenia ulgi
Sposób odzyskania środków zależy od statusu podatnika. Czynni podatnicy VAT wykazują ulgę w deklaracji JPK_V7M / JPK_V7K. Kwotę tę odlicza się w pierwszej kolejności od podatku należnego. Jeżeli ulga jest wyższa od podatku należnego w danym miesiącu, podatnik może wykazać różnicę do zwrotu na rachunek bankowy (w terminie np. 40 dni) lub przenieść ją na kolejny okres rozliczeniowy. Z kolei podatnicy zwolnieni z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo) nie składają deklaracji JPK, lecz specjalny wniosek do naczelnika urzędu skarbowego. Urząd dokonuje bezpośredniego zwrotu środków na rachunek bankowy przedsiębiorcy w terminie do 25 dni od dnia złożenia wniosku. Tak wynika z art. 111 ust. 5 ustawy o VAT i § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących.
Formalistyczne podejście organów do ulgi na zakup kasy na podstawie jednej z ostatnich interpretacji podatkowych
Przykładem rygorystycznego podejścia organów podatkowych do warunków przyznania ulgi – szczególnie warunku rozpoczynania ewidencji po raz pierwszy – jest interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 czerwca 2026 r., nr 0112-KDIL3.4012.232.2026.2.MS. W stanie faktycznym przedstawionym we wniosku spółka z branży vendingowej planowała zakupić kilka tzw. kas wirtualnych (w postaci oprogramowania) i zainstalować je na automatach wydających napoje i przekąski w związku ze zbliżającym się obowiązkiem ich fiskalizacji. Spółka uważała, że przysługuje jej ulga na każdą zakupioną kasę (do 700 zł na sztukę), ponieważ na samych automatach ewidencję rozpoczyna po raz pierwszy, a kasy te spełniają rygorystyczne wymogi techniczne. Haczyk polegał na tym, że spółka używała już od dłuższego czasu innej kasy rejestrującej w ramach innej odnogi swojej działalności. Organ podatkowy uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe. Dyrektor KIS argumentował, że ulga na zakup kasy rejestrującej jest jednorazowym wsparciem dla przedsiębiorców, którzy po raz pierwszy wchodzą w system ewidencji fiskalnej lub są zmuszeni ustawowo do jej wymiany.
Podsumowanie
Rozszerzenie prowadzonej od dawna działalności o nowe kanały sprzedaży, np. nowe sklepy czy automaty i zakup kolejnych kas nie dają prawa do kolejnych ulg. Preferencja 700 zł przypisana jest do momentu wejścia przedsiębiorcy w ogólny system fiskalizacji, a nie do faktu zakupu każdego nowego urządzenia w trakcie trwania biznesu. Podobnie prawo do ulgi przepada całkowicie w przypadku spóźnienia się z zakupem i instalacją kasy względem ustawowych terminów rozpoczęcia ewidencji.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Konieczność ścisłego pilnowania formalności i terminów. Aby podatnik mógł cieszyć się z ulgi, musisz bezwzględnie dopilnować warunków dowodowych i ram czasowych.
- Jednorazowy charakter preferencji. Jeśli przedsiębiorca już wcześniej używał kasy fiskalnej, to zakup nowych urządzeń przy rozszerzeniu działalności, nie daje prawa do kolejnych odliczeń w ramach ulgi na zakup kasy.
Artykuł napisany przez:
Jolanta Kica
Absolwentka Wydziału Ekonomii Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, absolwentka prawa na Wydziale Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. Radca prawny oraz doradca podatkowy. Posiada wieloletnie doświadczenie oraz ugruntowaną wiedzę w zakresie rachunkowości i prawa podatkowego, a także prawa cywilnego i gospodarczego. Współpracuje z największymi firmami na Dolnym Śląsku. Autor związany z wydawnictwem Wolters Kluwer oraz Wiedza i Praktyka oraz C.H Beck. Doświadczony trener z zakresu podatków i księgowości m.in. dla Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, korporacji prawniczych i firm szkoleniowych.
