Czym są e-doręczenia?
To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.
Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem
e-Doręczeń.
Podstawa prawna
Nowelizacją ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej [1] w pełni wprowadzono możliwość składania i doręczania pism poprzez kolejny system – e-Urząd Skarbowy. W związku z tym powstał kolejny – równoległy – sposób doręczania pism. Podatnicy (oraz ich pełnomocnicy), a także organy podatkowe mają do wykorzystania obecnie systemy: e- doręczeń, e-PUAP (od 01.01.2026 r. tylko w postępowaniach sądowo-administracyjnych), e- Urzędu Skarbowego oraz Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo Celnych (dalej: PUESC).
Jak czytamy w objaśnieniu nr 6 (właściwym dla pozycji 36) „adres elektroniczny oznacza adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045) (adres e-doręczeń – przyp. red.), albo adres skrytki ePUAP i można je wskazać, jeżeli doręczanie pism w taki sposób jest prawnie dopuszczalne i skuteczne. Organ podatkowy doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego albo w siedzibie organu podatkowego.
Co wyróżnia e-doręczenia
Elektroniczne, czyli szybkie i wygodne
W skrzynce do e-Doręczeń możesz wysyłać i odbierać dokumenty elektroniczne o dogodnej porze i z dowolnego miejsca. Wystarczy, że masz internet. Nie musisz czekać na listonosza ani iść na pocztę.
Urzędy będą komunikować się z Tobą przez doręczenia elektroniczne i zarządzać dokumentacją w formie cyfrowej.
Rejestrowane, czyli bezpieczne i pewne
Gdy wysyłasz dokumenty przez e-Doręczenia, trafiają one zawsze do właściwej osoby. Gdy je odbierasz, wiesz, kto je wysłał i masz pewność, że nikt się nie podszywa pod tę osobę czy instytucję. Przesłane dokumenty pozostają nienaruszone. Możesz również pobrać prawnie ważne dowody na to, kto i kiedy je wysłał i odebrał.
Powszechne, czyli dla każdego
e-Doręczenia są dla obywateli, firm i urzędów. Żeby z nich korzystać, trzeba założyć adres do
e-Doręczeń. Dla osób, które nie mają jeszcze adresu do e-Doręczeń, jest usługa hybrydowa (łączona), czyli elektroniczno-papierowa. Urząd wysyła dokument elektroniczny, który trafia na pocztę. Tam jest automatycznie drukowany i wysyłany do adresata.
Praktyka funkcjonowania e–doręczeń
Niestety istnieje cały szereg decyzji co do których stwierdzono nieprawidłowe doręczenie, a to niejednokrotnie skutkowało przedawnieniem zobowiązania podatkowego lub brakiem możliwości powiadomienia o kwocie długu celnego. Należy przy tym mieć na uwadze, że choć orzecznictwo w 2026 roku jest zdecydowanie bardziej jednolite w tym zakresie niż jeszcze rok temu, to w dalszym ciągu z uwagi na brak podjęcia uchwały przez NSA nie można traktować go jednoznacznie.
Zdecydowanie bardziej oczywista sytuacja występuje w przypadku spraw wszczynanych z urzędu, które zostały określone w katalogu art. 35a ustawy o KAS. W mojej ocenie, o ile uchwała NSA nie obejmie zagadnienia doręczeń elektronicznych w sposób w pełni funkcjonalny (zmieniając jednocześnie dotychczasową wykładnię sądów), to pełnomocnicy będą wygrywali sprawy o stwierdzenie braku wejścia do obrotu prawnego decyzji i postanowień wydanych przez e-Urząd skarbowy w sprawach zarezerwowanych dla PUESC.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Twoja firma będzie miała obowiązek korzystania z e-Doręczeń, jeżeli jest zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Adres do e-Doręczeń będą musiały mieć też inne podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.
- Korespondencja wysyłana do podmiotu publicznegoza pomocą publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) jest darmowa dla wszystkich. Korespondencja między obywatelami, firmami i innymi podmiotami niepublicznymi, w tym zawodami zaufania publicznego (ZZP), jest płatna. Ceny zależą od oferty dostawcy.
Przypisy
[1] Ustawa z dnia 8 czerwca 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu automatyzacji załatwiania niektórych spraw przez Krajową Administrację Skarbową (Dz.U. z 2022 r. poz. 1301)
Artykuł napisany przez:
Iwona Biernat-Baran
Prawnik, doradca podatkowy (nr wpisu 12273). Posiada ponad 10 – letnie doświadczenie zawodowe związane z prawem podatkowym. Początki kariery związała z pracą w administracji skarbowej, m.in. w urzędzie skarbowym oraz izbie skarbowej. Obecnie prowadzi kancelarię doradztwa podatkowego. Jest trenerem z zakresu podatku od towarów i usług (VAT) oraz KSeF. Pomaga wdrożyć KSeF w firmach oraz przeprowadza audyty wdrożeniowe KSeF. Jest autorką publikacji z zakresu prawa podatkowego oraz organizatorem i uczestnikiem wielu konferencji naukowych, na których prezentuje tematy związane z prawem podatkowym. Prezes Stowarzyszenia Naukowego Prawa Podatkowego, członek Krajowej Rady Doradców Podatkowych, Przewodnicząca Kolegium Redakcyjnego Wydawnictw KIDP, Redaktor Naczelna Wydawnictw KIDP.
