Zmiany w Prawie Pracy 2026 - nowe obowiązki i wyzwania dla pracodawców

PROGRAM:

1. Staż pracy w 2026 – konieczność zaliczania do stażu pracy wykonywania umów zlecenia
   i działalności gospodarczej.

• Zasady kwalifikowania do stażu pracy wykonywania jednoosobowej działalności gospodarczej lub posiadania statusu osoby współpracującej – wymagania i dokumentowanie.
• Zaliczanie umów cywilnoprawnych do stażu pracy – wymagania i dokumentowanie.
• Dokumentacja dotycząca jednoosobowych działalności gospodarczych oraz umów cywilnoprawnych z zagranicy – możliwości pracodawcy.
• Konieczność wprowadzenia zmian w dokumentacji pracowniczej oraz regulaminach wewnętrznych.
• Jak zaliczać do stażu umowy cywilnoprawne zawierane z własnymi pracownikami?
• Różnice w liczeniu stażu pracy po zmianach w jednostkach publicznych i prywatnych.
• Skutki nowych zasad dla rozliczania nagród jubileuszowych.
• Okres i zakres roszczeń pracowniczych wynikających ze zmian w prawie.
• Przez jaki okres zleceniodawcy powinni przechowywać dokumentację z umów cywilnoprawnych i jaki mają obowiązek przedkładania jej kopii na wniosek byłego zleceniobiorcy.
• Dwuletni okres na dostarczenie dokumentacji uzupełniającej staż – konsekwencje dla pracowników i pracodawców.
• Konsekwencje konieczności uwzględniania dłuższych okresów zatrudnienia wynikających z kwalifikacji umów cywilnoprawnych oraz prowadzenia jednoosobowych działalności gospodarczych do stażu pracy.

2. Nowe obowiązki pracodawców – Dyrektywa o jawności wynagrodzeń oraz projekt ustawy.
   • Nowe zasady w ogłoszeniach i rekrutacjach obowiązujące od 24.12.2025 r.
   • Aktualnie obowiązujące zasady dotyczące dyskryminacji w zatrudnieniu.
   • Termin i zakres zmian, jakie będą musiały zostać wprowadzone w Polsce.
   • Nowe obowiązki pracodawców dotyczące informowania pracowników o nowych uprawnieniach.
   • Konieczność wprowadzenia zmian w dokumentacji pracowniczej i regulaminach wewnętrznych.
   • Nowe uprawnienia pracownicze – zakres informacji, o których pracownik musi zostać poinformowany, oraz zakres, o który może zapytać.
   • Konieczność ustalenia poszczególnych grup pracowniczych, w ramach, których pracownicy mogliby być porównywani w wynagrodzeniach.
   • Zakres raportowania w obszarze potencjalnej dyskryminacji.
   • Konieczność przygotowania organizacji do właściwego ustalania wartości pracy lub stanowisk pracy – w celu umożliwienia ich porównywania.
   • Zakres obowiązków pracodawców w przypadku stwierdzenia dyskryminacji.
   • Konsekwencje ujawniania poziomów wynagrodzeń dla poszczególnych grup pracowniczych.
   • Obowiązek wartościowania stanowisk pracy – projekt ustawy.
   • Konieczność wprowadzenia dokumentu regulującego przejrzystość wynagrodzeń – projekt ustawy.
   • Kary za nieprawidłowości 3 000 – 50 000 zł – projekt ustawy.

3. Planowane nowe uprawnienia PIP w zakresie przekształcania umów cywilnoprawnych na umowy o pracę decyzją administracyjną.
   • Charakterystyka umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych – możliwości i zagrożenia dla organizacji.
   • Zwiększenie uprawień w zakresie włączenia się Inspektora PIP do sprawy w sądzie oraz wnoszenie powództw.
   • Wydawanie decyzji w sprawie przekształcenia umów cywilnoprawnych i umów typu b2b na umowy o pracę w formie decyzji administracyjnej na wniosek zgłaszającego nieprawidłowości.
   • Współpraca z ZUS.
   • Umożliwienie prowadzenie czynności kontrolnych w formie elektronicznej.
   • Planowane podwyższanie kar za nieprawidłowości.

4. Nowe definicje przepisów o mobbingu i dyskryminacji.
   • Nowa, rozszerzona definicja mobbingu oraz dyskryminacji w Kodeksie pracy.
   • Konieczność wprowadzenia procedury antymobbingowej.
   • Nowe zasady i zwiększenie ewentualnych kwot odszkodowania dla pracowników w przypadku stwierdzenia mobbingu lub dyskryminacji.
   • Zakres zmian w dokumentacji pracowniczej oraz regulaminach w związku z planowanymi zmianami.
   • Ewentualność dochodzenia roszczeń od mobbera, przez którego organizacja miała kłopoty prawne.
   • Zasady i warunki funkcjonowania Komisji Antymobbingowej lub innych organów rozstrzygających zgłoszenia pracownicze.
   • Dobre praktyki – jak pracodawca powinien przeciwdziałać mobbingowi, dyskryminacji, nierównemu traktowaniu w zatrudnieniu oraz molestowaniu w miejscu pracy.

5. Minimalne wynagrodzenie za pracę – nowe zasady naliczania.
   • Skutki prawne zrównania wynagrodzenia minimalnego z wynagrodzeniem zasadniczym.
   • Nowe obowiązki pracodawców związane z koniecznością wyrównania wynagrodzenia zasadniczego – zmiany w treści umów o pracę nowych i dotychczasowych pracowników.
   • Możliwe zmiany w rozliczaniu innych dodatków do wynagrodzenia jako pochodnych wynagrodzenia zasadniczego.
   • Planowane podniesienie kar za naruszenia dotyczące niewypłacania wynagrodzenia.

6. Dokumentacja pracownicza – zmiany dotyczące prowadzenia dokumentacji w wersji papierowej i elektronicznej.
   • Podpisywanie przez pracodawcę dokumentacji w wersji cyfrowej (podpis elektroniczny)
     i elektronicznej (maile itd.).
   • Kanały kontaktu z pracownikami – obieg dokumentacji pracowniczej w firmie: wnioski papierowe, elektroniczne, podpisane cyfrowo, mailowe, SMS-owe itd.
   • Ewentualne zmiany w regulaminach i ustaleniach wewnętrznych w zakresie dokumentacji pracowniczej.
   • Zasady ochrony danych osobowych w korespondencji z pracownikami.
   • Skutki prawne doręczania korespondencji do i od pracownika z prywatnych adresów
     i systemów – w postępowaniach wewnętrznych oraz sądowych.
   • Nowe możliwości wprowadzenia elektronicznego obiegu informacji przez pracodawców.

7. Planowana zmiana przepisów dotyczących maksymalnych temperatur w miejscu pracy i przy pracy na otwartej przestrzeni.
   • Wprowadzenie do rozporządzenia maksymalnych limitów temperatury na stanowiskach pracy w pomieszczeniach pracy oraz na zewnątrz.
   • Zakres możliwości pracodawcy w zakresie stosowania klimatyzacji na stanowiskach pracy.
   • Możliwe zmiany organizacyjne mające na celu poprawę warunków wykonywania pracy, np. zmiana godzin pracy, dodatkowe przerwy.

8. Kontrole PIP – nowe możliwości Inspektorów Pracy.
   • Dane z różnych systemów elektronicznych – nowe możliwości przygotowania się do kontroli.
   • Kontrola legalności zatrudnienia pracowników z Polski i cudzoziemców – zmiany w zasadach zatrudniania cudzoziemców.
   • Kontrola zawieranych umów cywilnoprawnych – uprawnienia Inspektora Pracy.
   • Zakres kontroli organów PIP w przypadku skarg i zgłoszeń dotyczących mobbingu.
   • Kontrola PIP w zakresie wykonywania przez pracodawców i przedsiębiorców obowiązków dotyczących funkcjonowania Pracowniczych Planów Kapitałowych.
   • Uprawnienia Inspektora PIP w zakresie zgłoszeń, procedur i ochrony sygnalistów.
   • Nowe obowiązki i ograniczenia w funkcjonowaniu agencji zatrudnienia – kontrole PIP.
   • Nowe regulacje dotyczące outsourcingu pracowniczego przez firmy usługowe oraz kontrole firm na rzecz których świadczony jest outsourcing.