FAQ - Krajowy System e-Faktur (KSeF)
1. Kiedy dokładnie wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?
Obowiązek będzie wprowadzany etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł (w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
2. Czy w KSeF będzie można wystawiać faktury w trybie offline i jak to działa w praktyce?
Tak. Tryb offline pozwoli na wystawienie faktury w razie problemów technicznych. Dokument musi jednak zostać przesłany do KSeF w określonym terminie, aby uzyskał numer identyfikacyjny i pełną ważność.
3. Jakie są najczęstsze błędy przy korzystaniu z KSeF i jak ich uniknąć?
Do najczęstszych błędów należą: nieprawidłowa struktura XML, brak zgodności z aktualnymi wzorcami oraz błędy w danych kontrahenta. Warto zadbać o aktualne oprogramowanie i przeszkolenie personelu.
4. Czy Krajowy System e-Faktur obejmuje również faktury uproszczone i faktury do paragonów?
Tak. KSeF obsługuje różne typy faktur, w tym uproszczone, do paragonów oraz VAT RR. Każdy z tych dokumentów musi być wystawiony zgodnie z zasadami systemu.
5. Jak KSeF wpłynie na rozliczenia VAT i terminy zwrotu podatku?
Korzystanie z KSeF ma przyspieszyć zwroty VAT – termin może zostać skrócony z 60 do 40 dni. System usprawni też weryfikację dokumentów przez organy podatkowe.
6. Czy małe firmy i podatnicy zwolnieni z VAT muszą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
Tak, po 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie także podatników zwolnionych z VAT. Dla nich przewidziano uproszczone zasady wystawiania faktur w KSeF.