Cyfryzacja procesów HR od kilku lat pozostaje jednym z najważniejszych kierunków zmian w prawie pracy i organizacji zatrudnienia. Coraz większa popularność pracy zdalnej, modeli hybrydowych oraz zatrudniania pracowników mobilnych powoduje, że tradycyjny, papierowy obieg dokumentów staje się dla wielu pracodawców istotnym wyzwaniem organizacyjnym.
Od 7 stycznia 2026 r. umowę o pracę można podpisać również za pośrednictwem bankowości elektronicznej – w ramach systemu teleinformatycznego do obsługi umów (systemu eUmów). Uruchomienie narzędzia najpóźniej do dnia 23 stycznia 2026 r. było obowiązkiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wynikającym z ustawy z dnia 6 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów.
Dotychczas Kodeks pracy, zgodnie z art. 29 § 2, przewidywał obowiązek zawarcia umowy o pracę w formie pisemnej. Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem tej formy (bądź przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego), pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy był zobowiązany do potwierdzenia pracownikowi na piśmie ustaleń dotyczących stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Tymczasem nowy system umożliwia m.in. podpisanie umowy o pracę przy użyciu profilu zaufanego, w tym również z wykorzystaniem bankowości elektronicznej.
System eUmów – jakie umowy obejmuje?
Ustawa określa zasady obsługi w systemie teleinformatycznym następujących umów:- umów zlecenia,
- umów o świadczenie usług,
- umów o pracę,
- umów uaktywniających zawieranych z nianią.
Co należy rozumieć przez obsługę umowy?
Przez obsługę umowy w systemie należy rozumieć zawarcie, zmianę, rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy, a także dokonywanie innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z tej umowy. Obecnie system umożliwia:
- zawieranie, zmianę i rozwiązywanie umów,
- korzystanie z gotowych szablonów umów i dokumentów powiązanych, np. aneksów, wypowiedzeń czy świadectw pracy,
- prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej – bez obowiązku przechowywania dokumentacji papierowej.
Ministerstwo zapowiada, że obecna wersja narzędzia stanowi dopiero pierwszy etap jego rozwoju. Docelowo funkcjonalności mają zostać rozszerzone m.in. o:
- obsługę wygaśnięcia umowy,
- obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego,
- wydawanie świadectw pracy,
- obliczanie należności podatkowych,
- przekazywanie do urzędu skarbowego informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy,
- przekazywanie do ZUS danych związanych z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi.
Kto może korzystać z systemu?
Obecnie system jest dostępny dla: mikroprzedsiębiorców, podmiotów zatrudniających do 9 osób, rolników, osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami ani rolnikami. Nowelizacja ustawy umożliwia korzystanie z systemu również większym podmiotom, pod warunkiem, że mogą one zostać automatycznie zweryfikowane w CEiDG albo KRS.Jak skorzystać z systemu?
Do systemu można zalogować się za pośrednictwem portalu praca.gov.pl lub przez serwis gov.pl – logowanie. Logowanie możliwe jest przy użyciu:- profilu zaufanego,
- e-dowodu,
- aplikacji mObywatel,
- bankowości elektronicznej,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Elektroniczne podpisy zamiast papierowych dokumentów
Jednym z najważniejszych elementów systemu jest możliwość całkowicie elektronicznego zawierania umów. Umowy mogą być podpisywane:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- podpisem zaufanym,
- podpisem osobistym.
Podpis zaufany oraz podpis osobisty wywołują skutki prawne równoważne podpisowi własnoręcznemu. Oznacza to możliwość zawierania całkowicie zdalnie także takich umów, które wymagają zachowania formy pisemnej – bez konieczności spotkania stron, wysyłki dokumentów pocztą, korzystania wyłącznie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Rozwiązanie może mieć szczególne znaczenie przy zatrudnianiu pracowników zdalnych lub mobilnych oraz osób współpracujących z różnych lokalizacji.
Co system eUmowy oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
Wprowadzenie systemu teleinformatycznym eUmowy to kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów kadrowych. Dla pracodawców oznacza to przede wszystkim:
- skrócenie czasu obiegu dokumentów,
- ograniczenie kosztów związanych z papierową dokumentacją,
- możliwość sprawniejszego zatrudniania pracowników zdalnych i mobilnych,
- uproszczenie archiwizacji dokumentacji pracowniczej,
- zwiększenie dostępności dokumentów.
Dla biur rachunkowych i podmiotów obsługujących kadry oraz płace nowe rozwiązanie może oznaczać istotne usprawnienie współpracy z klientami. Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli na szybsze udostępnienie umów, aneksów i dokumentacji pracowniczej, a także ograniczy konieczność przesyłania papierowych dokumentów między klientem a biurem rachunkowym.
Artykuł napisany przez:
Anna Stokłosa
LL .M. radca prawny. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz The Catholic University of America (Waszyngton, USA). Ukończyła studia doktoranckie w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Referent międzynarodowych konferencji naukowych. Prowadzi własną kancelarię prawną. Posiada bogate doświadczenie praktyczne w kwestiach związanych ze stosowaniem prawa, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach kontrolnych i sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia oraz ochrony danych osobowych w zakresie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Szkoliła takie jednostki jak Urząd Miasta Stołecznego Warszawy wraz ze wszystkimi Urzędami Dzielnic, Radnych m. st. Warszawy, Dzielnicowe Biura Finansów Oświaty m. st. Warszawy, Teatr Powszechny, Teatr Studio czy Muzeum Karykatury oraz przeprowadziła ponad 100 szkoleń zamkniętych i otwartych z tematyki RODO dedykowanych przedsiębiorcom, jak również kursów IOD.
