- Wygaśnięcie stosunku pracy, bez wypowiedzenia
- Świadectwo pracy i dokumentacja osobowa
- Zgłoszenia do ZUS
- Wynagrodzenie po śmierci pracownika, komu należy je wypłacić?
- Pierwszeństwo rodziny przed zasadami dziedziczenia
- Ekwiwalent za urlop, zasady obowiązujące w 2026 r.
- PIT i ZUS od należności wypłacanych rodzinie
- Odprawa pośmiertna, osobne świadczenie od pracodawcy
- Jak ustalić kwotę odprawy?
- Kto otrzyma odprawę?
- Ubezpieczenie na życie a odprawa pośmiertna
- Prawa rodziny: świadczenia z ZUS i dokumenty
- Renta rodzinna i zasiłek pogrzebowy
- Gdy śmierć nastąpiła w związku z pracą
- Procedura kadrowo-płacowa, siedem kroków
- Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji
Zgon pracownika powoduje automatyczne wygaśnięcie stosunku pracy, ale nie zamyka obowiązków pracodawcy. Dział kadr musi przygotować dokumentację, dział płac ustalić należności, a obie komórki prawidłowo określić osoby uprawnione do ich otrzymania. W takiej sytuacji liczą się zarówno terminy, jak i szczególna ostrożność w kontakcie z rodziną.
Wygaśnięcie stosunku pracy, bez wypowiedzenia
Zgodnie z art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika z mocy prawa. Nie dochodzi ani do rozwiązania umowy za wypowiedzeniem, ani do zawarcia porozumienia stron. Data zgonu jest ostatnim dniem zatrudnienia, niezależnie od tego, czy pracownik był w tym czasie w pracy, na urlopie, czy na zwolnieniu lekarskim.
Po uzyskaniu wiarygodnego potwierdzenia zgonu, w praktyce najczęściej odpisu aktu zgonu, pracodawca odnotowuje wygaśnięcie zatrudnienia w systemie kadrowym, aktualizuje ewidencję oraz zabezpiecza dokumenty niezbędne do rozliczenia. Samą nieoficjalną informację należy najpierw zweryfikować. Pracodawca nie powinien przy tej okazji żądać od rodziny dokumentów szerszych, niż są niezbędne do wykonania obowiązków ustawowych.
Świadectwo pracy i dokumentacja osobowa
Po śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych. Nie ma obowiązku samodzielnego wysyłania świadectwa na adres zmarłego. Na pisemny lub elektroniczny wniosek małżonka albo innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, a gdy takich osób nie ma, spadkobiercy, dokument trzeba wydać w ciągu 7 dni od złożenia wniosku. Jako przyczynę zakończenia zatrudnienia wskazuje się wygaśnięcie stosunku pracy na podstawie art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy.
Akta osobowe i dokumentację płacową należy dalej przechowywać przez okres wynikający z przepisów o dokumentacji pracowniczej. Śmierć pracownika nie uzasadnia wcześniejszego zniszczenia dokumentów. Uporządkowania wymagają także m.in. rozliczenie mienia powierzonego i zamknięcie dostępów służbowych; ewentualne roszczenia wobec spadkobierców wymagają odrębnej oceny prawnej.
Zgłoszenia do ZUS
Zmarłego pracownika należy wyrejestrować z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA w terminie 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń. Dla zgonu stosuje się kod przyczyny 500 i wypełnia się także wymagane dane dotyczące wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli pracownik zgłaszał członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, trzeba odpowiednio zaktualizować ich zgłoszenia na ZUS ZCNA. Niezależnie od tego pracodawca kończy bieżące rozliczenia składek i świadczeń za okres zatrudnienia.
Wynagrodzenie po śmierci pracownika, komu należy je wypłacić?
Wygaśnięcie stosunku pracy nie powoduje utraty należności wypracowanych przez pracownika. Do rozliczenia mogą pozostać: wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, dodatki za godziny nadliczbowe lub pracę nocną, należne premie i nagrody, zaległe składniki płacy oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Przed wypłatą należy ustalić zarówno wysokość poszczególnych należności, jak i krąg osób, którym przysługują.
Pierwszeństwo rodziny przed zasadami dziedziczenia
Art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy ustanawia szczególną zasadę: prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Dopiero gdy takich osób nie ma, należności wchodzą do spadku. Oznacza to, że nie zawsze należy żądać postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku albo aktu poświadczenia dziedziczenia.
Małżonek jest osobą uprawnioną z tytułu samego pozostawania w małżeństwie; inne osoby muszą spełniać ustawowe przesłanki, zwykle związane z wiekiem, nauką lub niezdolnością do pracy. Pracodawca ocenia istnienie przesłanek do renty rodzinnej, a nie to, czy ZUS zdążył wydać decyzję o jej przyznaniu. Nie należy też utożsamiać samego pokrewieństwa z prawem do wypłaty.
Przykład: Zmarły pozostawił żonę i dwoje dzieci w wieku 9 i 15 lat. Jeżeli wszystkie trzy osoby są uprawnione, 12 000 zł niewypłaconych należności ze stosunku pracy dzieli się po 4 000 zł na każdą osobę – nie przekazuje się całej sumy jednemu członkowi rodziny. Przy wypłacie na rzecz małoletnich należy udokumentować działanie ich przedstawiciela ustawowego.
Ekwiwalent za urlop, zasady obowiązujące w 2026 r.
Gdy w dniu wygaśnięcia zatrudnienia pracownik miał niewykorzystany urlop wypoczynkowy, powstaje prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Dział kadr ustala właściwą liczbę dni urlopu, uwzględniając wymiar należny do dnia zgonu i rozliczenie już wykorzystanego wypoczynku. Ekwiwalent jest prawem majątkowym i podlega opisanym wyżej zasadom podziału.
Od 27 stycznia 2026 r. art. 171 § 4–5 Kodeksu pracy określa termin jego wypłaty. Co do zasady jest to termin wypłaty wynagrodzenia przyjęty u pracodawcy. Jeśli jednak termin wynagrodzenia przypada przed dniem wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent wypłaca się w ciągu 10 dni od tej daty. Jeżeli ostatni dzień terminu jest dniem wolnym od pracy, wypłaty należy dokonać wcześniej. Ustalenie osób uprawnionych do otrzymania środków może wymagać odrębnego udokumentowania.
PIT i ZUS od należności wypłacanych rodzinie
Wynagrodzenie i ekwiwalent wypłacone po zgonie osobom uprawnionym nie są dla nich przychodem ze stosunku pracy, lecz przychodem z praw majątkowych (art. 18 ustawy o PIT). Od takich wypłat nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne, pracodawca pobiera natomiast zaliczkę na podatek według właściwych zasad oraz wykazuje wypłacone kwoty w PIT-11 osoby uprawnionej. Gdy należności trafiają do spadku, ich rozliczenie wymaga zastosowania zasad właściwych dla dziedziczenia, a nie automatycznego wystawienia PIT-11 spadkobiercom.
Odprawa pośmiertna, osobne świadczenie od pracodawcy
Odprawa pośmiertna nie jest zaległym wynagrodzeniem ani składnikiem spadku. Zgodnie z art. 93 Kodeksu pracy przysługuje rodzinie, jeżeli pracownik zmarł podczas trwania stosunku pracy albo, w szczególnym przypadku, w okresie pobierania po rozwiązaniu umowy zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby. Obowiązek wypłaty powstaje z mocy prawa, bez potrzeby wprowadzania go do regulaminu wynagradzania.
Jak ustalić kwotę odprawy?
Jej wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy. Co do zasady uwzględnia się okresy zatrudnienia u poprzedników prawnych w sytuacjach wskazanych w przepisach, w tym w razie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę na zasadach art. 23¹ Kodeksu pracy. Podstawę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.
Staż u pracodawcy – wysokość odprawy:
- krócej niż 10 lat – jednomiesięczne wynagrodzenie,
- co najmniej 10 lat – trzymiesięczne wynagrodzenie,
- co najmniej 15 lat – sześciomiesięczne wynagrodzenie.
Kto otrzyma odprawę?
Uprawnionymi są małżonek oraz pozostali członkowie rodziny spełniający warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Pracodawca dzieli pełną kwotę na równe części pomiędzy wszystkie osoby uprawnione. Istotny wyjątek: jeśli uprawniona jest tylko jedna osoba, przysługuje jej połowa odprawy ustalonej według stażu pracy. Jeżeli żadna osoba nie spełnia przesłanek ustawowych, odprawa pośmiertna nie przysługuje i nie przechodzi do spadku.
Przykład: Pracownik przepracował u pracodawcy 12 lat, a podstawa do obliczenia odprawy wynosi 6 000 zł. Rodzinie przysługuje 18 000 zł (3 × 6 000 zł). Jeżeli uprawnione są żona i dwoje dzieci, każda osoba otrzyma po 6 000 zł. Jeśli jedyną osobą uprawnioną byłaby żona, otrzymałaby 9 000 zł, czyli połowę pełnej odprawy.
Ubezpieczenie na życie a odprawa pośmiertna
Pracodawca może być zwolniony z wypłaty odprawy, jeżeli sam ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez zakład ubezpieczeń jest co najmniej równe odprawie ustawowej. Gdy jest niższe, pracodawca pokrywa różnicę. Samo udostępnienie pracownikowi dobrowolnej polisy grupowej finansowanej przez niego nie zwalnia automatycznie pracodawcy z obowiązku odprawy.
Odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT i nie podlega składkom ZUS. Co do zasady nie wykazuje się jej w PIT-11. Dział płac powinien więc rozdzielić ją w dokumentacji od pozostałych należności, dla których zasady podatkowe są odmienne.
Prawa rodziny: świadczenia z ZUS i dokumenty
Poza rozliczeniem z pracodawcą członkowie rodziny mogą ubiegać się o rentę rodzinną, zasiłek pogrzebowy, a w razie śmierci związanej z wypadkiem przy pracy o świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego. Są to odrębne uprawnienia rozpatrywane przez właściwe instytucje na podstawie dokumentów potwierdzających zatrudnienie, ubezpieczenie i okoliczności zdarzenia.
Renta rodzinna i zasiłek pogrzebowy
Renta rodzinna przysługuje osobom spełniającym wymogi ustawy emerytalnej. Wśród uprawnionych mogą znaleźć się dzieci do 16. roku życia, a uczące się – zasadniczo do ukończenia 25 lat, oraz małżonek spełniający przesłanki ustawowe, w określonych przypadkach również inni członkowie rodziny. Samo posiadanie statusu członka rodziny nie gwarantuje przyznania świadczenia. Wniosek rozpatruje ZUS, a pracodawca powinien, w odpowiednich przypadkach, przekazać wymagane zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Od 1 stycznia 2026 r. zasiłek pogrzebowy wynosi 7 000 zł w przypadku zgonów, do których doszło od tej daty. Członek rodziny, który poniósł koszty pogrzebu, otrzymuje kwotę ustaloną według obowiązujących zasad, natomiast osoba lub instytucja spoza rodziny uzyskuje zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów, do wysokości ustawowego limitu. Wniosek Z-12 i wymagane dokumenty składa się do ZUS – świadczenia tego nie wypłaca pracodawca.
Gdy śmierć nastąpiła w związku z pracą
Zgon na terenie zakładu nie oznacza automatycznie śmiertelnego wypadku przy pracy. Jeżeli jednak zdarzenie ma lub może mieć taki charakter, pracodawca powinien zabezpieczyć miejsce zdarzenia, ustalić jego okoliczności i przyczyny, a o wypadku śmiertelnym albo innym zdarzeniu związanym z pracą mogącym zostać zakwalifikowanym jako wypadek przy pracy niezwłocznie zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora (art. 234 § 2 Kodeksu pracy). Właściwa dokumentacja powypadkowa ma zasadnicze znaczenie dla ewentualnych roszczeń rodziny.
Procedura kadrowo-płacowa, siedem kroków
- Potwierdź datę zgonu, odnotuj wygaśnięcie stosunku pracy i zamknij ewidencję czasu pracy.
- Sporządź świadectwo pracy, włóż je do akt i przygotuj do wydania uprawnionej osobie na wniosek.
- Prześlij ZUS ZWUA oraz, gdy to konieczne, ZUS ZCNA, zweryfikuj ostatnie rozliczenia.
- Ustal wynagrodzenie, dodatki, premie oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
- Zweryfikuj krąg osób uprawnionych i podstawę ich prawa do otrzymania należności.
- Oblicz i rozdziel odprawę pośmiertną; sprawdź, czy pracodawca finansował polisę na życie.
- Zastosuj właściwe zasady PIT i ZUS; udokumentuj każdą wypłatę i jej odbiorcę.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji
- Zgon pracownika powoduje automatyczne wygaśnięcie stosunku pracy, co wymaga wyrejestrowania go z ZUS w ciągu 7 dni oraz sporządzenia świadectwa pracy włączanego do akt osobowych.
- Wypracowane wynagrodzenie oraz ekwiwalent za urlop nie wchodzą od razu do spadku, lecz przechodzą w równych częściach na małżonka i osoby spełniające kryteria do renty rodzinnej.
- Pracodawca musi ustalić prawo do odprawy pośmiertnej i podzielić ją między uprawnionych członków rodziny, chyba że sam sfinansował polisę na życie pokrywającą to świadczenie.
- Świadczenia wypłacane rodzinie wymagają odrębnego rozliczenia, ponieważ zaległa pensja podlega opodatkowaniu jako prawa majątkowe bez składek ZUS, a odprawa pośmiertna jest w pełni zwolniona z podatku i składek.
- Przy wypłacie ekwiwalentu za urlop musisz pilnować nowych ustawowych terminów, a w sytuacji, gdy śmierć nastąpiła w związku z pracą, dodatkowo zawiadomić prokuratora i Państwową Inspekcję Pracy.
Artykuł napisany przez:
Agnieszka Pietrzak
Ekspertka ds. kadr i płac z wieloletnim doświadczeniem zawodowym zdobywanym we współpracy z podmiotami publicznymi i prywatnymi. Autorka artykułów branżowych publikowanych dla uznanych firm i portali eksperckich. Aktywna członkini stowarzyszenia specjalistów kadr i płac, dzięki czemu na bieżąco śledzi zmiany oraz najlepsze praktyki w branży. Specjalizuje się w zagadnieniach prawa pracy, wynagrodzeń oraz rozliczeń pracowniczych. Posiada szerokie doświadczenie w zakresie praktycznego stosowania przepisów oraz ich interpretacji w codziennej pracy działów kadrowo-płacowych. Wieloletnia trenerka prowadząca zaplecze merytoryczne dla firm i instytucji, podczas których łączy wiedzę teoretyczną z praktycznym podejściem do omawianych zagadnień. W swojej pracy koncentruje się na aktualnych zmianach w przepisach oraz realnych problemach, z jakimi mierzą się pracodawcy i specjaliści HR.
