Podpis cyfrowy jest równoważny podpisowi własnoręcznemu, co może bardzo ułatwić funkcjonowanie kadr i płac. Oczywiście pod warunkiem, że organizacja jest do tego przygotowana, ponieważ czas konieczny do wykonywania i przesyłania danych coraz bardziej ma znaczenie. Podpis elektroniczny (kwalifikowany lub nie) może stanowić dowód przed sądem. Warunkiem takiego rozwiązania jest podpisywanie dokumentów przy użyciu takiego podpisu za pośrednictwem organizacji, która znajduje się w rejestrze kwalifikowanych usług zaufania.
Podpis cyfrowy zapewnia integralność dokumentu. Ani wysyłający, ani podpisujący nie może wprowadzić zmian (np. w umowie) po złożeniu podpisu. Takie podpisy można również weryfikować, aby upewnić się, czy na pewno złożyła go właściwa osoba.
Garść informacji prawnych
Skuteczność stosowania podpisu cyfrowego określa Kodeks Cywilny.
Podpis własnoręczny
Art. 78. § 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Podpis cyfrowy
Art. 781 .
- 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
- umowy o pracę,
- umowy zlecenie,
- umowy o dzieło,
- kontraktów menadżerskich,
- ewidencji,
- oświadczeń,
- pełnomocnictw ogólnych,
- umów o przeniesienie praw autorskich,
- potwierdzania tożsamości w kontakcie z urzędami adminstracji publicznej,
- prowadzenia akt osobowych w wersji elektronicznej.
- W przypadku podpisywania dokumentów w sposób „tradycyjny” nowy pracownik zatrudniony do pracy zdalnej musi przyjechać do biura lub oczekiwać na przesyłkę w innym miejscu, co wydłuża postępowanie i generuje dodatkowe (niepotrzebne) koszty.
- Stosowanie podpisu cyfrowego ogranicza przypadkowe pomyłki przy wpisywaniu lub kopiowaniu danych. Zazwyczaj tekst pisany elektronicznie jest obarczony mniejszą liczbą błędów, całkowicie eliminuje również pomyłki spowodowane niewłaściwym odczytaniem danych.
- Dokumenty w postaci elektronicznej mogą być szybciej tworzone i dostarczane, np. do działu kadr i płac.
- W przypadku danych elektronicznych istnieje możliwość konfiguracji z systemami ERP. Dane elektroniczne można połączyć z wewnętrznymi systemami, co może usprawnić procesy biznesowe.
- Łatwiejsze gromadzenie, administrowanie i kopiowanie danych oraz lepsze możliwości ich właściwego zabezpieczania – dane mogą być w kilku miejscach zarchiwizowane.
- Przesyłanie dokumentów opatrzonych podpisem kwalifikowanym skutecznie zastępuje Profil Zaufany, co pozwala na skuteczną komunikację z urzędami i pozwala używać jednego, uniwersalnego narzędzia. Sprawy urzędowe, czy związane z działalnością firmy, można wykonywać na miejscu bez uciążliwych wyjazdów lub wysyłek dokumentacji za pośrednictwem poczty.
- Zachęcenie nowych pracowników do wspierania elektronizacji obiegu dokumentów, co zazwyczaj także wiąże się z łatwiejszym i wygodniejszym wykonywaniem pracy (np. praca zdalna).
Artykuł napisany przez:
Daniel Pałyga
Nazywam się Daniel Pałyga. Jestem trenerem z wieloletnim doświadczeniem i specjalizuję się w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Swoje życie zawodowe zaczynałem w instytucjach publicznych, w których mogłem wykorzystywać wiedzę teoretyczną ze studiów zaocznych w praktyce. W trakcie pracy w Urzędzie Wojewódzkim kontrolowałem legalność zatrudnienia pracowników i zleceniobiorców, co bardzo przydało mi się w pracy w Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Praca w FGŚP w zakresie kontaktów z osobami poszkodowanymi przez pracodawców, niewypłacalnymi pracodawcami; komornikami i syndykami masy upadłości oraz cykliczne uczestniczenie w postępowaniach sądowych przed sądami pracy, cywilnymi, gospodarczymi z ramienia FGŚP w znaczący sposób wpłynęły na moje szerokie podejście do tematu prawa pracy.
