Szkolenie: Dokumentacja pracownicza i akta osobowe w instytucjach kultury w świetle najnowszych zmian

29.10.2026 | 10:00 – 15:00 | Ewa Bielecka

Zarządzanie dokumentacją kadrową w nowoczesnej instytucji kultury to obecnie proces wykraczający daleko poza tradycyjne gromadzenie dokumentów w teczkach. Dynamiczne zmiany w prawie pracy, cyfryzacja akt oraz nowe obowiązki wynikające z ustawy z września 2025 r. o stażu pracy nakładają na dyrektorów oraz pracowników działów kadr ogromną odpowiedzialność za poprawność procesów dokumentacyjnych. Specyfika sektora sprawia, że prowadzenie akt osobowych staje się polem wysokiego ryzyka prawnego. Każde uchybienie w ewidencji czasu pracy czy błędne przypisanie dokumentu do części akt może zostać zakwestionowane nie tylko przez Inspekcję Pracy, ale i przez samego pracownika w sporze o należne świadczenia.

Celem szkolenia jest kompleksowe przygotowanie uczestników do sprawnego przeprowadzania procedur kadrowych – od ustalenia zakresu danych pobieranych od kandydata, przez wybór między papierową a elektroniczną formą dokumentacji, aż po skuteczne wdrożenie zmian wynikających z ustawy z września 2025 r. o stażu pracy. Szkolenie koncentruje się na praktycznym uporządkowaniu akt osobowych według nowego schematu oraz bezpiecznym przechowywaniu dokumentacji, która nie stanowi bezpośrednio części akt pracowniczych, jak dokumenty płacowe, zasiłkowe czy BHP.

Szkolenie prowadzone jest w formie wykładu wzbogaconego o praktyczne przykłady, omawiające najczęściej występujące sytuacje problemowe w pracy działów kadr w instytucjach kultury. Podczas spotkania uczestnicy dowiedzą się, jak poprawnie dokumentować czas pracy i urlopy, jak unikać błędów w informacjach o warunkach zatrudnienia oraz jak przygotować dokumentację tak, aby bez przeszkód przeszła kontrolę Inspekcji Pracy.

Na szkoleniu:

• poznasz pełną strukturę nowoczesnej teczki akt osobowych i nauczysz się precyzyjnie przyporządkowywać dokumenty, takie jak wnioski o zmianę warunków zatrudnienia czy dokumentację uprawnień rodzicielskich,
• dowiesz się, jak poprawnie przeprowadzić instytucję kultury przez proces „przejścia” na dokumentację elektroniczną oraz jakie obowiązki informacyjne musisz spełnić,
• nauczysz się stosować w praktyce przepisy ustawy z 12 września 2025 r. dotyczące stażu pracy,
• zrozumiesz różnice między dokumentacją pracowniczą a dokumentami ZUS, podatkowymi i zasiłkowymi, oraz poznasz zasady ich bezpiecznego przechowywania i okresy retencji,
• dowiesz się, jak skutecznie doręczać oświadczenia woli i wydawać świadectwa pracy po zmianach.

Ewa Bielecka – absolwentka prawa na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach oraz administracji na Uniwersytecie Gdańskim. Długoletni pracownik działu Prawnego w Państwowej Inspekcji Pracy oddział w Koszalinie. Od 2005r wykładowca prawa pracy i ubezpieczeń społecznych na studiach licencjackich oraz od 2006r wykładowca prawa pracy na studiach podyplomowych. Obecnie od 2009 r. prowadzi własną działalność gospodarczą, zajmuje się  szkoleniami, doradztwem, tworzeniem i aktualizacją wewnętrznych źródeł prawa pracy oraz profesjonalnym świadczeniem usług z zakresu prawa. Doświadczony trener współpracujący z wieloma firmami szkoleniowymi.W swojej działalności od 2017 r. skupia się głównie na szkoleniach z prawa pracy przeprowadzając ich po kilka w każdym miesiącu