W tym wpisie przeczytasz:
Od 1 lutego 2026 roku podatników VAT czeka kolejny etap cyfryzacji rozliczeń VAT – wejście w życie nowych struktur JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), dostosowanych do funkcjonowania Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) oraz do zasad rozliczania systemu kaucyjnego. Choć zmiany wynikają z szeregu nowelizacji ustaw i rozporządzeń, ich cel jest jeden: pełna integracja danych ewidencyjnych z procesami fakturowania elektronicznego.
Zmiany w strukturze Jednolitego Pliku Kontrolnego VAT z deklaracją (JPK_VAT) stanowią zatem realną zmianę sposobu ewidencjonowania sprzedaży i zakupów, która wpływa na codzienną pracę działów podatkowych, księgowych i finansowych.
Podstawa prawna – nowelizacja rozporządzenia w sprawie JPK_VAT
Nowelizacja rozporządzenia w sprawie JPK_VAT została podpisana przez Ministra Finansów i Gospodarki w dniu 12 grudnia 2025 roku (Dz.U. z 2025 r. poz.1800) i wprowadziła zmiany do rozporządzenia z dnia 29 grudnia 2023 roku w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 13 i 947).
W efekcie, 19 grudnia 2025 r. na stronie na platformie ePUAP w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych zostały opublikowane nowe wersje struktur JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3), które uwzględniają zmiany wynikające z ww. rozporządzeń. Wzory te zostały udostępnione odpowiednio pod numerami 2025/12/19/14090 (JPK_V7M(3) dla podatników rozliczających się miesięcznie) oraz 2025/12/19/14089 (JPK_V7K(3) dla podatników rozliczających się kwartalnie) i będą stosowane do rozliczeń od 1 lutego 2026 r.
Minister Finansów nie zdecydował się na wprowadzenie fazowań obowiązków JPK_VAT w związku z fazowaniem obowiązków KSeF w 2026 r. Z odpowiedzi udzielonych w ramach konsultacji projektu rozporządzenia wynikało, że mogłoby to być uznane za nadmierne obowiązki podatkowe wynikające z funkcjonowania różnych schem plików JPK_VAT zależnych od dat rozpoczęcia obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Tym samym z dniem 1 lutego 2026 roku zacznie obowiązywać znowelizowane rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988, z późn. zm.) (dalej: Rozporządzenie JPK_VAT).
Zmiany w ewidencji VAT sprzedaży i zakupów
Zgodnie z założeniami biznesowymi i technicznymi pliku JPK_VAT z deklaracją w kształcie obowiązującym od dnia wprowadzenia systemy KSeF, tj. od dnia 1 lutego 2026 roku, generalną zasadą będzie wystawianie/otrzymywanie faktur przy użyciu Krajowego Systemu eFaktur. Stąd każda faktura podlegająca obowiązkowi wystawienia w tym systemie, będzie musiała mieć wskazany numer KSeF.
Obowiązek podania numeru KSeF w ewidencji sprzedaży dla faktur sprzedażowych wynika natomiast z dodania do treści § 10 ust. 2 Rozporządzenia JPK_VAT lit g), zgodnie z którą ewidencja sprzedaży powinna zawierać „numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur”.
Przy czym numer ten będzie wykazywany w ewidencji, o ile został on nadany i nastąpiło to do dnia przesłania ewidencji. Zastrzeżenie to wprowadzone zostało w pkt 14 części II załącznika do Rozporządzenia w sprawie JPK_VAT.
W przypadku natomiast, w którym faktura nie będzie posiadała numeru KSeF (będzie wystawiona/otrzymywana poza KSeF) lub podatnik będzie posługiwał się innym dokumentem niż faktura, Rozporządzenie w sprawie JPK wprowadza obowiązek zastosowania jednego z trzech nowych oznaczeń:
- OFF – dotyczącym faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
- BFK – dotyczącym faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej,
- DI – dotyczącym dowodu innego niż faktura.
Tożsame zmiany zostały wprowadzone po stronie ewidencji zakupu, tj. wprowadzono obowiązek podania numeru KSeF w ewidencji zakupu dla faktur zakupowych. Zgodnie z treścią § 11 ust. 4a Rozporządzenia JPK_VAT: „Dane dotyczące faktur, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 5, obejmują numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.”
Co do dodatkowych oznaczeń jak: „OFF”, „BFK” czy „DI”, to taki obowiązek został nałożony również na podatników VAT w kontekście prowadzenia ewidencji zakupu.
Ponadto podatnicy będą stosowali już funkcjonujące do tej pory oznaczenia takie jak RO, WEW, FP występujące po stronie sprzedaży oraz oznaczenia VAT_RR, WEW, MK – występujące po stronie zakupu.
Kiedy zastosować poszczególne oznaczenia?
Jak wskazano powyżej prawodawca podzielił nowe oznaczenia w ewidencji VAT na te, które dotyczą faktur oraz te, które dotyczą innych dokumentów niż faktura.
Jeżeli chodzi o oznaczenia dotyczące faktur, to zarówno po stronie sprzedaży są to: „OFF”, „BFK” oraz „FP”, natomiast po stronie zakupu będą to: „OFF”, „BFK” oraz „MK”.
W zakresie innych dowodów sprzedaży, po stronie ewidencji sprzedaży będą obowiązywały oznaczenia: „DI”, „RO” oraz „WEW”, a po stronie ewidencji zakupu: „DI”, „VAT RR”, oraz „WEW”.
Odnosząc się do pierwszego z nowo wprowadzonych oznaczeń tj. znacznika „OFF”, prawodawca zastrzegł go wyłącznie do faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, tj. faktury wystawionej w trybie awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze przydzielonego numeru identyfikującego tę fakturę w tym systemie (numeru KSeF) lub nie została do niego przesłana.
Pojęcie to w początkowym okresie obowiązywania JPK_VAT może przysparzać podatnikom wielu trudności, bowiem wprowadzony skrót sugerować może stosowanie go do wszystkich trybów, w których faktury będą wystawione w trybie offline.
Należy jednak pamiętać, że zastrzeżony on jest wyłącznie do sytuacji wystąpienia awarii KSeF. Zgodnie bowiem z brzmieniem art. 106nf ust.1 ustawy o VAT: „W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.”.
Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii będą każdorazowo publikowane przez Ministra Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra.
W przypadku natomiast, w którym podatnik będzie dokumentował swoją sprzedaż fakturami VAT w postaci papierowej lub elektronicznej, zobowiązany będzie do zastosowania oznaczenia „BFK”, które dedykowane są dla faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej, tj. faktur których mowa w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy o VAT.
Taki przypadek wystąpi przykładowo u podatnika, który dokonywać będzie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i dokumentować będzie swoje transakcje fakturami elektronicznymi lub papierowymi. Podobnie w sytuacji, w której podatnik na skutek zastosowania przepisów epizodycznych zacznie obowiązkowo wystawiać faktury ustrukturyzowane od dnia 1 stycznia 2027 roku.
Ostatnie z nowo wprowadzonych oznaczeń „DI” dotyczyć natomiast będzie dowodów innych niż faktura.
Zgodnie z uzasadnieniem do projektu rozporządzenia zmieniającego, będą to dokumenty nie objęte oznaczeniami OFF i BFK, a także faktury wystawione w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT), które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF lub nie zostały przesłane do KSeF.
W przypadku bowiem, gdy faktura jest wystawiana w trybie offline24 i na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją podatnik nie posiada numeru KSeF dla tego dokumentu lub nie został on przesłany do KSeF, wówczas powinien go wykazać w JPK_VAT z deklaracją po stronie sprzedaży jako czynność opodatkowaną i oznaczyć „DI”. Natomiast po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować JPK_VAT z deklaracją i oznaczyć tę fakturę numerem KSeF.
Obowiązek ten wynika bezpośrednio z treści pkt 15 części II Załącznika do Rozporządzenia w sprawie JPK_VAT, zgodnie z którym: „W przypadku gdy faktura jest wystawiana w sposób określony w art. 106nda ust. 1 oraz art. 106nh ust. 1 ustawy, i udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur oraz na dzień przesłania ewidencji podatnik nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jest ona wykazywana w ewidencji po stronie danych pozwalających na prawidłowe rozliczenie podatku należnego i oznaczana jako „DI”. Po uzyskaniu numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur podatnik koryguje ewidencję i oznacza tę fakturę numerem identyfikującym ją w Krajowym Systemie e-Faktur.”
Przykład
Spółka ALFA wystawia faktury w trybie offline24 (zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT). Fakturę dokumentującą sprzedaż za 05/2026 wystawiła w systemie 15 czerwca 2026 roku i wysłała do KSeF 16 czerwca 2026 roku. Sporządzając plik JPK_VAT za miesiąc 05/2026 nie zastosuje oznaczenia „DI”, bowiem na moment wysłania ewidencji fakturze tej został nadany numer KSeF.
Czy są jeszcze inne istotne zmiany w JPK_VAT?
Ostatnia z kluczowych zmian wprowadzonych w nowym pliku JPK_VAT powiązana jest z funkcjonującym od dnia 1 października 2025 roku tzw. systemem kaucyjnym.
Stosownie do brzmienia pkt 16 części II Załącznika do Rozporządzenia w sprawie JPK_VAT: „Podatnicy ujmują w ewidencji wysokość podstawy opodatkowania oraz wysokość podatku należnego w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku zgodnie z zapisami ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 11ia ustawy, oraz dane podmiotów reprezentujących, o których mowa w art. 17b ustawy, odpowiedzialnych za wpłatę podatku od niezwróconej kaucji pobranej za produkty w opakowaniach na napoje objęte systemem kaucyjnym, na podstawie dowodu wewnętrznego z oznaczeniem „WEW”, podając w polu z numerem dowodu – nazwę „SYSTEM KAUCYJNY”, a w polu z numerem, za pomocą którego nabywca, dostawca lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, i w polu z imieniem i nazwiskiem lub nazwą nabywcy, dostawcy lub usługodawcy – odpowiednie dane tych podmiotów reprezentujących.”
Oznacza to, iż w związku z obowiązkiem podwyższenia podstawy opodatkowania przez wprowadzającego produkty w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym w deklaracji podatkowej składanej za pierwszy okres rozliczeniowy roku następującego po roku, dla którego ustalono różnicę w wartości kaucji, plik JPK_VAT musiał zostać zmodyfikowany tak, aby umożliwiał wypełnienie obowiązku wynikającego z ustawy o VAT.
Podsumowanie i praktyczna checklista
Wprowadzone przez Ministra Finansów zmiany do Rozporządzenia w sprawie JPK_VAT, to z pewnością krok w kierunku automatyzacji ewidencji VAT i wykorzystania jej w pełniejszym zakresie do prowadzenia czynności kontrolnych przez administrację skarbową.
Mając powyższe na względzie warto już przygotować się do nowelizacji celem uniknięcia późniejszych błędów, bowiem pierwsze pliki wysłane zostaną przez podatników rozliczających się w okresach miesięcznych w terminie do 25-tego marca.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
Aby wejść w zmiany bez ryzyka błędów i stresu:
- sprawdź aktualizacje swojego systemu księgowego,
- dostosuj oznaczenia dokumentów do nowych wymogów,
- zweryfikuj proces księgowania faktur offline i DI,
- upewnij się, że dane z KSeF są poprawnie pobierane i system pobiera numery KSeF automatycznie,
- przygotuj się do raportowania systemu kaucyjnego.
Jak widać podjęcie powyższych działań powiązane jest z jednoczesną weryfikacją systemów księgowych związanych z wejściem w życie KSeF. Wymaga zatem przygotowania harmonogramu i rozpoczęciu wdrażania zmian już dziś. Tylko bowiem tak zaplanowane prace pozwolą podatnikom ze spokojem wejść w nowe obowiązki raportowe po stronie VAT.
Artykuł napisany przez:
Agnieszka Sadowska
Doradca podatkowy (nr wpisu 11914), absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu oraz Wydziału Finansów i Rachunkowości Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu. Posiada ponad 15 – letnie doświadczenie zawodowe związane z prawem podatkowym. Początki swojej kariery zaczynała jako pracownik administracji skarbowej, m.in. w urzędzie skarbowym oraz w Krajowej Informacji Skarbowej. Obecnie jako in-house kieruje działem podatków jednej z większych spółek giełdowych z branży finansowej, a od 2013 roku prowadzi własną kancelarię doradztwa podatkowego. Doświadczony wykładowca, realizujący od 2011 roku z pasją szkolenia z zakresu prawa podatkowego (głównie podatek od towarów i usług oraz podatki dochodowe) dla firm szkoleniowych oraz Wyższej Szkoły Bankowej. Wyróżniona przez Stowarzyszenie Księgowych srebrną odznaką za zasłużenie dla środowiska księgowych.
