Zmiana czasu z zimowego na letni oraz z letniego na zimowy, z perspektywy prawa pracy nie jest neutralne. W marcu dochodzi do skrócenia rzeczywistego czasu pracy, natomiast w październiku – do jego wydłużenia, co bezpośrednio wpływa na obowiązki pracodawcy w zakresie wynagrodzeń, dodatków nocnych oraz ewidencji czasu pracy.
Zmiana czasu w Polsce – regulacje prawne i daty w 2026 roku
Zmiana czasu letniego i zimowego w Polsce wynika z przepisów:
- Ustawy z dnia 10 grudnia 2003 r. o czasie urzędowym na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej;
- Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 marca 2022 r., które określa harmonogram zmian czasu w latach 2022–2026.
W 2026 roku obowiązują następujące daty:
- 29 marca 2026 r. – wprowadzenie czasu letniego (o godz. 2:00 nastąpiło przesunięcie wskazań zegarów na 3:00);
- 25 października 2026 r. – powrót do czasu zimowego (o godz. 3:00 nastąpi cofnięcie wskazań zegarów na 2:00, a więc w październiku godzina między 2:00 a 3:00 wystąpi dwukrotnie i powinna być oznaczona jako „2a”).
Zmiana czasu z zimowego na letni
Skutki dla działu kadr
Zmiana czasu w marcu powoduje skrócenie doby pracowniczej o jedną godzinę. W praktyce oznacza to, że pracownicy wykonujący pracę w nocy z 28 na 29 marca 2026 r. przepracują faktycznie o 1 godzinę mniej, niż wynika to z harmonogramu, ale jednocześnie pozostawali w gotowości do świadczenia pracy przez pełen zaplanowany czas. Z punktu widzenia przepisów Kodeksu pracy mamy tu do czynienia z przestojem, a więc sytuacją, w której:
- niewykonanie pracy następuje z przyczyn niezależnych od pracownika,
- pracownik nie ponosi odpowiedzialności za niedopracowanie wymiaru czasu pracy.
Wynagrodzenie za „niedoczas” – zasady rozliczeń
W przypadku pracowników wynagradzanych stałą stawką miesięczną niedopracowanie jednej godziny nie wpływa na wysokość wynagrodzenia, a pracodawca nie ma podstaw do dokonania odliczenia. W odniesieniu do pracowników wynagradzanych stawką godzinową brak jest szczegółowych regulacji ustawowych dotyczących tej sytuacji, przyjmuje się jednak, że pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za pełny wymiar czasu pracy. W praktyce oznacza to obowiązek wypłaty wynagrodzenia co najmniej na poziomie wynagrodzenia przestojowego. Wysokość wynagrodzenia przestojowego oparta jest na wynagrodzeniu wynikającym z osobistego zaszeregowania (zasadnicze, jednak nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę). Wynagrodzenie przestojowe nie obejmuje innych składników wynagrodzenia, stąd dopuszczalne jest rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika poprzez ustalenie wynagrodzenia za niedoczas w tej samej wysokości, jak za faktycznie przepracowane godziny.
Art. 81. § 1. Kodeksu pracy
Pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.
Dodatek za pracę w porze nocnej
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pora nocna obejmuje 8 godzin między 21:00 a 7:00. Za każdą przepracowaną godzinę przysługuje dodatek w wysokości 20% stawki minimalnej.
W przypadku zmiany czasu na letni pracownik faktycznie przepracuje mniej godzin w porze nocnej. Ponieważ dodatek nocny przysługuje wyłącznie za faktycznie przepracowane godziny, brak jest podstaw do wypłaty dodatku za godzinę, o którą została skrócona zmiana. W praktyce nie będzie to odczuwalna zmiana, bo w marcu ten dodatek wynosi całe 5,46 zł brutto za godzinę
Art. 151(8). § 1 Kodeksu pracy
Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.
Praca w godzinach nadliczbowych
Zmiana czasu w październiku będzie skutkować wydłużeniem zmiany pracowniczej. Pracownik wykonując pracę przez 9 godzin, mimo że harmonogram przewiduje 8 godzin (ewentualnie 13 godzin, mimo iż harmonogram przewidywał 12 godzin – dotyczy równoważnego systemu czasu pracy), przekroczy dobową normę czasu pracy, bądź przedłużony harmonogramowo dobowy wymiar czasu pracy, a więc w konsekwencji powstanie godzina nadliczbowa (dobowa).
Zaplanowanie pracownikom godzinnej przerwy o godzinie 2a celem uniknięcia pracy w godzinach nadliczbowych co do zasady jest niedozwolone, z wyjątkiem pracownika zatrudnionego w przerywanym systemie czasu pracy (art. 139 Kodeksu pracy). Tako zachowanie może być potraktowane jako wykroczenia przeciwko prawom pracownika, o którym mowa w z art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy.
Oczywiście pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników, łącznie z dodatkową godziną pracy i sposobem jej rekompensaty.
Rozliczenie nadgodziny
Dodatkowa godzina pracy powinna zostać rozliczona zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Pracownikowi przysługuje więc normalne wynagrodzenie za przepracowaną godzinę oraz dodatek 100% wynagrodzenia. Alternatywnie możliwe jest udzielenie czasu wolnego w stosunku 1:1 – na wniosek pracownika, bądź 1:1,5 – jeśli udzielenie czasu wolnego nastąpiło z inicjatywy pracodawcy. Jeżeli pracownik pracujący w nocy z 24 na 25 października 2026 r. byłby pracownikiem zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy, wysokość wynagrodzenia będzie zależała od tego jak została zaplanowana jego zmiana. Jeżeli zmiana robocza pracownika niepełno etatowego zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy byłaby zaplanowana na 8 godzin, dodatkowa godzina pracy będzie stanowiła nadgodziny, Jeżeli liczba zaplanowanych godzin byłaby mniejsza niż 8 (dotyczy podstawowego systemu czasu pracy), dodatkowa godzina nie będzie stanowiła przekroczenia dobowej normy czasu pracy. W konsekwencji dodatkowej godziny pracy nie policzymy jako godziny nadliczbowej, a jedynie jako ponadwymiarową, za którą pracodawca wypłaci normalne wynagrodzenie oraz dodatek za pracę w porze nocnej. Ewentualny dodatek, o którym mowa w art. 151(1) Kodeks pracy z tytułu pracy ponadwymiarowej pracodawca naliczy wyłącznie po przekroczeniu limitu godzin określonego w umowie o pracę.Dodatek za pracę w porze nocnej nocny przy 9-godzinnej zmianie
Zmiana czasu na zimowy rodzi istotne wątpliwości w zakresie naliczenia dodatku za pracę w porze nocnej. W tym zakresie funkcjonują dwa odmienne stanowiska: (1) dodatek przysługuje maksymalnie za 8 godzin, co wynika to z ustawowego limitu pracy nocnej, oraz (2) dodatek przysługuje za faktycznie przepracowane godziny w porze nocnej (9 godzin). Drugie stanowisko znajduje oparcie w orzecznictwie sądowym oraz jest zgodne z zasadą uprzywilejowania pracownika.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
Zmiana czasu nie jest wyłącznie techniczną operacją – generuje realne obowiązki organizacyjne, finansowe i prawne po stronie pracodawcy.
Po pierwsze, konieczne jest odpowiednie przygotowanie harmonogramów pracy oraz systemów kadrowo-płacowych. W marcu należy uwzględnić „niedoczas”, który nie może skutkować obniżeniem wynagrodzenia, natomiast w październiku trzeba zaplanować i rozliczyć dodatkową godzinę pracy jako nadliczbową lub ponadwymiarową.
Po drugie, kluczowe znaczenie ma prawidłowa ewidencja czasu pracy. Szczególnie w październiku należy wyraźnie oznaczyć powtarzającą się godzinę (np. jako „2a”), aby uniknąć błędów w rozliczeniach oraz potencjalnych sporów z pracownikami lub organami kontrolnymi, takimi jak Państwowa Inspekcja Pracy.
Po trzecie, organizacja powinna przyjąć spójne podejście do naliczania dodatków nocnych i nadgodzin. W sytuacjach niejednoznacznych (jak 9 godzin pracy w nocy) warto stosować zasadę uprzywilejowania pracownika, co ogranicza ryzyko sporów sądowych.
Artykuł napisany przez:
Anna Stokłosa
LL .M. radca prawny. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz The Catholic University of America (Waszyngton, USA). Ukończyła studia doktoranckie w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Referent międzynarodowych konferencji naukowych. Prowadzi własną kancelarię prawną. Posiada bogate doświadczenie praktyczne w kwestiach związanych ze stosowaniem prawa, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach kontrolnych i sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia oraz ochrony danych osobowych w zakresie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Szkoliła takie jednostki jak Urząd Miasta Stołecznego Warszawy wraz ze wszystkimi Urzędami Dzielnic, Radnych m. st. Warszawy, Dzielnicowe Biura Finansów Oświaty m. st. Warszawy, Teatr Powszechny, Teatr Studio czy Muzeum Karykatury oraz przeprowadziła ponad 100 szkoleń zamkniętych i otwartych z tematyki RODO dedykowanych przedsiębiorcom, jak również kursów IOD.
