Od 1 lutego 2026 będzie można odbierać faktury w KSeF przy użyciu bezpłatnych narzędzie udostępnionych przez Ministerstwo Finansów
Faktura wystawiona w KSeF, która została przyjęta do systemu i został jej nadany numer KSeF jest automatycznie dostępna po stronie nabywcy, o ile w dokumencie został uwzględniony jego identyfikator podatkowy NIP (w części Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP).
Ważne jest to, że z dniem 1 lutego 2026 r. zostaje uchylony art. 106na ust. 2 ustawy, co oznacza, że otrzymywanie e-Faktur nie będzie już wymagało akceptacji odbiorcy tej faktury.
Data otrzymania faktury ustrukturyzowanej (TRYB ON LINE)
Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru KSeF. W myśl natomiast art. 106na ust. 4 ustawy przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli np. nabywcy zagranicznemu, podatnikowi z innego kraju UE, korzystającemu ze zwolnienia w ramach procedury SME, podmiotowi, który nie posługuje się numerem NIP, czy konsumentowi – w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Przykład:
Podatnik wystawia fakturę w trybie ONLINE. W pliku faktury wskazał 1 lutego 2026 r. jako datę wystawienia faktury i w tym samym dniu (o godz. 23:56) przesłał fakturę do KSeF. Faktura została przyjęta na bramce w tym samym dniu. Numer KSeF faktury został nadany 2 lutego 2026 r. (o godz. 00:01). Nabywcą nie był podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy. Datą otrzymania faktury jest w tym przypadku data przydzielenia fakturze numeru KSeF, czyli 2 lutego 2026 r.
Otrzymanie faktury w KSeF. Dostęp do faktury
Sprzedawca
Sprzedawca (Podmiot1), którego NIP został uwzględniony w wystawianej fakturze posiada do niej dostęp jako jedna ze stron transakcji. W przypadkach szczególnych, gdy np. wystawienie faktury odbywa się w ramach samofakturowania przez nabywcę towaru lub usługi bądź wystawcą faktury w imieniu podatnika będzie np. organ egzekucyjny, sprzedawca także otrzyma taką fakturę w KSeF. Wynika to z faktu, że na tej fakturze, w elemencie Podmiot1 znajdzie się jego identyfikator podatkowy NIP. Dostęp do wystawianych przez sprzedawcę faktur (samodzielnie lub przez osoby i podmioty przez niego uprawnione) będzie posiadał zarówno sam sprzedawca jak również osoby fizyczne i podmioty, którym ten sprzedawca nadał uprawnienie do dostępu do faktur. Uprawnienie do dostępu do faktur obejmuje dostęp do wszystkich faktur, w których dany podatnik występuje jako strona transakcji (sprzedawca, nabywca, podmiot trzeci, podmiot trzeci, podmiot upoważniony).
Nabywca
KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że po przesłaniu przez sprzedawcę pliku XML do KSeF, nadaniu numeru KSeF faktury, nabywca (Podmiot2), którego identyfikator podatkowy NIP podano w tej fakturze (w polu NIP) otrzyma ją również w tym systemie. Nabywca (lub osoba fizyczna bądź podmiot uprawniony przez nabywcę do dostępu do faktur), po uwierzytelnieniu się w KSeF uzyska dostęp do wszystkich swoich faktur, w tym faktur zakupowych.
Podsumowanie
Od 1 lutego 2026 r. każdy podatnik VAT będzie mógł — i będzie miał obowiązek — odbierać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), także jeśli nie wystawia faktur przez ten system, lecz otrzymuje je od kontrahentów. Faktura, która zostanie wystawiona w KSeF i został jej nadany numer KSeF – jest automatycznie dostępna po stronie nabywcy, o ile w dokumencie został uwzględniony jego identyfikator podatkowy NIP (w części Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP).
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale przede wszystkim procesowa. Aby przygotować się na 1 lutego 2026 r., Twoja organizacja powinna skupić się na następujących aspektach:
- Obowiązek systemowy: Każdy podatnik VAT będzie musiał odbierać faktury przez KSeF, nawet jeśli sam ich w tym systemie jeszcze nie wystawia.
- Weryfikacja danych: Niezbędne jest sprawdzenie prawidłowości wystawianych dokumentów, ze szczególnym uwzględnieniem numerów NIP, które warunkują poprawną dystrybucję faktur w systemie.
- Zniesienie akceptacji: Organizacja musi dostosować procedury wewnętrzne do faktu, że otrzymywanie e-faktur nie wymaga już zgody nabywcy.
- Zarządzanie uprawnieniami: Konieczne jest wyznaczenie osób i podmiotów, które po uwierzytelnieniu będą miały dostęp do faktur zakupowych i sprzedażowych w imieniu firmy.
- Przygotowanie techniczne i merytoryczne: Wymagane jest opanowanie technicznych aspektów wystawiania e-faktur oraz dokładne zrozumienie ostatecznych regulacji prawnych.
- Działania wdrożeniowe: Należy podjąć konkretne kroki operacyjne, aby systemy finansowo-księgowe były gotowe na nową definicję daty otrzymania faktury.
Artykuł napisany przez:
Iwona Biernat-Baran
Prawnik, doradca podatkowy (nr wpisu 12273). Posiada ponad 10 – letnie doświadczenie zawodowe związane z prawem podatkowym. Początki kariery związała z pracą w administracji skarbowej, m.in. w urzędzie skarbowym oraz izbie skarbowej. Obecnie prowadzi kancelarię doradztwa podatkowego. Jest trenerem z zakresu podatku od towarów i usług (VAT) oraz KSeF. Pomaga wdrożyć KSeF w firmach oraz przeprowadza audyty wdrożeniowe KSeF. Jest autorką publikacji z zakresu prawa podatkowego oraz organizatorem i uczestnikiem wielu konferencji naukowych, na których prezentuje tematy związane z prawem podatkowym. Prezes Stowarzyszenia Naukowego Prawa Podatkowego, członek Krajowej Rady Doradców Podatkowych, Przewodnicząca Kolegium Redakcyjnego Wydawnictw KIDP, Redaktor Naczelna Wydawnictw KIDP.
