W tym wpisie przeczytasz:
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla firm to w wielu przypadkach wielkie przedsięwzięcie. O powodzeniu nie przesądza zakup narzędzia, lecz dojrzałe przygotowanie organizacji: jasne określenie, kto, w jakich rolach i na jakich warunkach będzie działać w scentralizowanym ekosystemie KSeF.
Cel i rola Krajowego Systemu e-Faktur
KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Działa na podstawie jednolitego formatu XML, który zapewnia spójność danych i łatwiejszą kontrolę. System umożliwia podatnikom wymianę faktur w czasie rzeczywistym z kontrahentami. Platforma daje również możliwość weryfikacji, czy faktura faktycznie pochodzi od kontrahenta. Każda wystawiona faktura trafia od razu do administracji skarbowej, co zwiększa transparentność obrotu.
KSeF pełni funkcję zarówno archiwum, jak i repozytorium dokumentów. Dzięki niemu podatnicy teoretycznie nie muszą przechowywać faktur przesłanych do KSeF w wersji papierowej ani w PDF, jednak zaleca się, aby podatnicy niezależnie od tego przechowywali te faktury we własnym zakresie.
Od kiedy obowiązuje KSeF?
KSeF wchodzi w życie od 1 lutego 2026 roku i od tego dnia każdy przedsiębiorca w Polsce powinien być z nim zaznajomiony. W przepisach dotyczących KSeF wprowadzono pewne etapy rozpoczęcia wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
W KSeF pojawiają się dwie daty startu w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych:
- 1 lutego 2026 roku – dla podatników, u których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 roku dla podatników, u których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 mln zł.
Co istotne – nawet jeśli dana firma rozpocznie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 kwietnia 2026 roku, musi liczyć się z tym, że przed tą datą będzie otrzymywała już od kontrahentów faktury w KSeF. Tym samym, każda firma powinna być gotowa na umiejętność korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 roku.
Czy są podmioty, które mają więcej czasu na KSeF?
KSeF wchodzi w życie od 1 lutego 2026 roku, a dla niektórych podatników od 1 kwietnia 2026 r., jednakże ustawodawca pozwolił części podatników na wystawianie faktur do końca roku 2026 poza KSeF. Do grup tych należą podatnicy, którzy:
- wystawiają faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,
- wystawiają tzw. faktury uproszczone, czyli paragony z NIP,
- wystawiają faktury do łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku udokumentowaną tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu na mniej lub równo 10 000 zł.
Przykład 2.
Pani Ania wystawia co miesiąc faktury wyłącznie na kwotę brutto 6 000 zł, nie musi więc wystawiać tych dokumentów w KSeF.
Jednak, jeśli pani Ania w lipcu 2026 roku wystawi faktury na kwotę 20 000 zł, to od pierwszej faktury, którą przekroczy próg 10 000 zł, musi wystawiać już ustrukturyzowane i przesłać do KSeF.
Czy są podmioty, które nie będą miały obowiązku wystawiania faktur w KSeF?
Ustawa przewiduje kilka sytuacji, w których podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Należą do nich:
- Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju firma z siedzibą we Francji (jeśli jednak firma chce wystawiać faktury w KSeF, to ma takie prawo).
- Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę np. firma z siedzibą we Francji i stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce, ale transakcja, na którą wystawiana jest faktura, nie dotyczy tego stałego miejsca w Polsce (jeśli jednak firma chce wystawiać faktury w KSeF, to ma takie prawo).
- Podatnik korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII rozdz. 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach, a zatem:
- procedura nieunijna dotycząca niektórych usług,
- szczególna procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
- szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych,
na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, np. polska firma, która sprzedaje komputery osobom fizycznym bez działalności gospodarczej (jeśli jednak firma chce dla takich osób także wystawiać faktury w KSeF, to ma takie prawo).
- Podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, czyli podatnik z siedzibą w innym państwie członkowskim UE korzystający ze zwolnienia podmiotowego w Polsce z VAT w ramach SME.
Przykłady warte rozważenia
- Prowadzę małą firmę i dokonuję sprzedaży dla osób fizycznych, sporadycznie zdarzy mi się faktura dla firmy. Raz na kilka miesięcy osoba fizyczna bez działalności gospodarczej poprosi o fakturę np. do jakiejś dotacji. Czy muszę korzystać z KSeF?
Wystawiając fakturę dla firmy, masz obowiązek, aby była ona ustrukturyzowana i przesłana do KSeF. Jeśli wystawiamy takie faktury do kwoty nie wyższej niż 10 000 zł miesięcznie, to do końca roku 2026 możemy wystawiać je poza KSeF. Należy jednak pamiętać, że od 1 stycznia 2027 roku taka faktura będzie musiała być w KSeF.
W zakresie faktury dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej ustawa nie przewiduje obowiązku wystawiania faktur w KSeF, jeśli jednak chcemy wystawić ją w KSeF, to jest taka możliwość.
- Sprzedaję towary tylko do osób fizycznych nieprowadzących działalności i rejestruję tę sprzedaż na kasie fiskalnej. Czy KSeF mnie obowiązuje?
Sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej rejestrowana na kasie fiskalnej nie wymaga wystawiania faktur w KSeF.
Trzeba jednak pamiętać, że w KSeF będziemy otrzymywać także faktury zakupowe, a zatem z samego KSeF korzystać będziemy musieli, aby np. opłacić faktury dostawców.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Wdrożenie KSeF wymaga jasno określonych ról, procesów i zasad działania, nie tylko zakupu narzędzia.
- Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla największych podatników (powyżej 200 mln zł obrotu w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. dla większości pozostałych podatników.
- Część podatników będzie mogła wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r. (np. faktury z kas rejestrujących, uproszczone paragony z NIP, faktury do 10 tys. zł miesięcznie).
- Nawet jeśli Twoja firma wejdzie do KSeF od 1 kwietnia, już od lutego 2026 r. możesz otrzymywać faktury od kontrahentów poprzez system.
- W wybranych przypadkach nie będzie obowiązku korzystania z KSeF – np. dla firm zagranicznych bez siedziby w Polsce, podatników korzystających z określonych procedur szczególnych czy zwolnień z VAT.
- Niezależnie od obowiązków fakturowych, każda firma będzie musiała korzystać z KSeF w celu odbierania i weryfikacji faktur od dostawców.
Artykuł napisany przez:
Patrycja Kubiesa
Doradca podatkowy, członek Zarządu Małopolskiego Oddziału Krajowej Izby Doradców Podatkowych oraz członek Stowarzyszenia Naukowego Prawa Podatkowego. Absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie i Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie, szkoleniowiec, autorka wielu opracowań i artykułów w uznanych firmach i wydawnictwach w Polsce.
