Od 1 lipca 2024 większość przedsiębiorców w Polsce będzie zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Niektórzy przedsiębiorcy będą mieli dodatkowe pół roku na przygotowanie się (m.in. zwolnieni z podatku VAT). W rzeczywistości jednak będą otrzymywać faktury zakupowe w tym systemie, więc w praktyce powinni rozważyć również rozpoczęcie stosowanie systemu od lipca. Do czego służy nowy system i czemu warto się już przygotować na wejście w życie nowych zasad?
Do czego służy KSeF?
Jak wskazuje ustawa o podatku od towarów i usług zgodnie z art. 106nd ust. 2 Krajowy System E-Faktur służy do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu
e-Faktur, - powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu,
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu
e-Faktur, posiadanych przez podmioty, - wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym
w Krajowym Systemie e-Faktur, - analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- powiadamiania podmiotów o:
- dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
- dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem,
- braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur,
- powiadamiania podmiotów innych o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Faktura ustrukturyzowana – forma
Sama faktura ustrukturyzowana będzie wystawiana zgodnie ze strukturą logiczną w formacie xml. Formy tej faktury nie będzie można zastąpić np. wydrukiem PDF, natomiast będzie możliwość jej wizualizacji w formie np. PDF czy wydruku, ale po opatrzeniu kodem QR. Używanie jakiejkolwiek faktury poza systemem będzie wymagało znacznika w postaci tego kodu.
Uprawnienie do korzystania z KSeF
Co istotne – aby korzystać z systemu należy nadać pracownikom, czy podmiotom współpracującym w zakresie fakturowania z przedsiębiorcą odpowiednie uprawnienia.
Uprawnienie nadane może być do wystawiania faktur, do ich pobierania czy też zarządzania uprawnieniami.
Logowanie się do systemu KSeF wymagać będzie autoryzacji poprzez:
- profil zaufany,
- podpis elektroniczny,
- pieczęć kwalifikowaną.
Oznacza to, że osoby prawne najczęściej będą zobowiązane do złożenia formularza ZAW-FA nadającego uprawnienia, ponieważ najczęściej nie mają możliwości zalogowania się z użyciem powyższych metod.
Ograniczenia KSeF
Kolejnym wyzwaniem jest fakt, iż KSeF nie będzie powiadamiał o tym, że otrzymaliśmy fakturę zakupową w systemie. Tym samym to przedsiębiorcy będą musieli zadbać o to, w jaki sposób zorganizować uzyskiwanie tych faktur. Do tego służyć będą najczęściej ich programy finansowo-księgowe lub ERpy na których pracują. Jeśli nie mają żadnych takich programów muszą zacząć organizować sobie pracę w tym zakresie, być może z rozwiązaniami darmowymi oferowanymi przez Ministerstwo Finansów. Nie będą to jednak rozwiązania, które każdemu będą odpowiadać.
Kolejnym problemem jaki się pojawia przy pobieraniu faktur, to fakt, iż będą tam zarówno faktury na przelew, ale i te rozliczane przez pracowników. Nie lada wyzwaniem będzie więc umiejętność rozdzielania tych faktur wśród podmiotów, które mają faktur wiele.
Niecały rok przed nami, ale na prawidłowe zdiagnozowanie i dostosowanie procesów w firmach, w szczególności dużych to nie jest dużo czasu, dlatego warto już teraz rozpocząć przygotowanie do wdrożenia.
Artykuł napisany przez:
Patrycja Kubiesa
Doradca podatkowy, członek Zarządu Małopolskiego Oddziału Krajowej Izby Doradców Podatkowych oraz członek Stowarzyszenia Naukowego Prawa Podatkowego. Absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie i Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie, szkoleniowiec, autorka wielu opracowań i artykułów w uznanych firmach i wydawnictwach w Polsce.
