Kurs zatrudniania oraz rozliczania cudzoziemców i pracowników delegowanych - kontrola PIP i ZUS

Moduł I: Cudzoziemcy oraz pracownicy oddelegowani do państw UE – od zatrudnienia do rozliczenia.

Temat 1 – Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 r.

1. Zatrudnianie obywateli Ukrainy po 24.02.2022 r.
   • Komu przysługuje ochrona czasowa do 30 września 2025 r.?
   • Czy członkowie najbliższej rodziny korzystają z ochrony czasowej bez względu na obywatelstwo?
   • Wymogi związane w zatrudnianiem obywateli Ukrainy korzystających z ochrony czasowej.
   • Zakres powiadomienia do PUP w związku z zatrudnianiem obywateli Ukrainy na podstawie ochrony czasowej.
2. Legalność pobytu i możliwość wykonywania pracy na terenie RP. Czy można zatrudniać bez wizy np. osobę z Ukrainy?
   • Jak uniknąć kary w przechowywaniu dokumentacji legalizującej pobyt?
     • Ruch bezwizowy.
     • Rezydent długoterminowy UE.
     • Pobyt czasowy i pobyt stały.
     • Czy każda wiza upoważnia do podjęcia pracy?
   • Zwolnienie niektórych pracowników z obowiązku posiadania jakiegokolwiek tytułu prawnego zezwalającego na wykonywanie pracy.
   • Pracownicy wykonujący pracę na oświadczeniu o zamiarze powierzenia wykonywania pracy na terenie RP na okres 24 miesięcy – uprzywilejowani obywatele 5 państw.
3. Regulacje prawne związane z zatrudnianiem cudzoziemców w Polsce.
   • Regulacje prawne zatrudniania obcokrajowców na terytorium RP.
   • Swoboda przepływu pracowników.
   • Procedura zatrudniania cudzoziemców objętych i nieobjętych swobodą przepływu.
4. Dokumenty związane z zatrudnianiem cudzoziemców. W jaki sposób prowadzić dokumentację personalną obcokrajowców? Po co jest mi potrzebne zezwolenie na pracę dla obcokrajowca?
   • Zezwolenia na pracę.
     • Typy zezwoleń.
     • Procedura uzyskania.
     • Czy możliwe jest skrócenie czasu oczekiwania na wydanie zezwolenia?
   • Zezwolenia na pobyt i na pracę – co z odciskiem stempla w dokumencie pobytowym?
   • Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy.
     • Czy w przypadku zmiany nazwy stanowiska konieczne jest nowe oświadczenie?
     • Liczba godzin pracy zawarta w oświadczeniu a realnie przepracowane godziny.
     • Najczęstsze błędy w realizacji zaewidencjonowanego oświadczenia.
     • Jak uniknąć sporów z organami administracji?
   • Zezwolenie na pracę krótkoterminową i sezonową cudzoziemca.
   • Czy można zatrudnić studenta, ucznia albo cudzoziemca posiadającego Kartę Polaka?
   • Członkowie zarządu, prokurenci i komplementariusze – jak ich legalnie zatrudnić?
   • Dokumentacja dotycząca pobytu cudzoziemca i sposoby przedłużania pobytu.
   • Opłaty za złożone wnioski do organów publicznych.
   • Zawieranie umów o pracę.
   • Ustalenia w umowach cywilnoprawnych.
   • Tłumaczenia dokumentacji pracowniczej oraz sporządzanie dokumentacji w dwóch językach.
   • Inne wymogi.
     •  
     • Ubezpieczenia społeczne.
     •  
     • Potrącenia z umowy o pracę i umów cywilnoprawnych.
     • Zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu.
   • Praktyczne wskazówki w zatrudnianiu cudzoziemców w organizacji.
5. Delegowanie pracowników na teren RP w celu wykonywania pracy.
   • Wymogi prawne wynikające z implementacji dyrektyw UE w zakresie delegowania.
   • Pracownicy z terenu UE i spoza terenu UE.
   • Pracownicy tymczasowi delegowani do RP.
   • Wyłączenia z zakresu stosowania unormowań dotyczących delegowania pracowników do RP.
   • Sankcje za nieprawidłowości w zakresie delegowania pracowników – jaka kara wiąże się z pomyłką przy zatrudnianiu cudzoziemców?
   • Kara grzywny dla pracodawcy (lub jego pełnomocnika) za niedopełnienie obowiązków zgłoszeniowych oraz niewykonanie nałożonych na nich obowiązków.
   • Kara grzywny za brak tłumaczeń lub nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej.
6. Wykroczenia i kary wynikające z naruszenia przepisów dotyczących cudzoziemców.

Temat 2 – Rozliczanie podatkowo-składkowe wynagrodzeń i świadczeń pracowników oddelegowanych do państw UE oraz cudzoziemców zatrudnionych na terytorium RP (2 dni).

1. Delegowanie pracowników – nowe zasady świadczenia usług.
   • Dyrektywa 2018/957 – wprowadzenie od 31.07.2020r. do dyrektywy 96/71 zasady „taka sama płaca za taką samą płacę”.
     • Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy – według jakiego prawa?
     • Delegowanie krótkoterminowe/długoterminowe – które wybrać?
     • „Wynagrodzenie” w przepisach ustawowych i innych wykonawczych układach zbiorowych na poziomie krajowym, sektorowym, lokalnym i na poziomie przedsiębiorstwa – co to oznacza i gdzie ich szukać?
     • Obowiązkowe składniki wynagrodzenia w państwie świadczenia usługi, kontrola organów państw UE oraz konsekwencje wadliwego wynagrodzenia.
     • Kto ponosi wydatki na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych?
     • Co stanie się w chwili przekroczenia okresu delegowania krótkoterminowego?
     • Jakie informacje ma obowiązek przekazać pracodawca na piśmie dla pracownika przed delegowaniem według dyrektywy (UE) 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy?
     • Delegowanie obywateli państw trzecich (np. z Ukrainy) do państwa członkowskiego UE.
   • Delegowanie, a podróż służbowa – podobieństwa i różnice.
     • Transgraniczna działalność związana z pracą – czy zawsze potrzebne jest zaświadczenie A1?
     • Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy na temat łącznego wystąpienia przesłanek delegowania i podróży służbowej.

2. Podleganie ubezpieczeniom społecznym pracowników oddelegowanych do państw UE.
   • Oddelegowanie pracownika i zleceniobiorcy.
     • Kiedy spełniony jest warunek co najmniej miesięcznego podlegania ubezpieczeniom?
     • Czy możliwe jest delegowanie pracownika na okres dłuższy niż 24 miesiące?
     • Jak liczyć okres 24 miesięcy?
     • Zaświadczenia A1 i postępowanie przed zakładem ubezpieczeń społecznych.
       • Jak skrócić czas oczekiwania na wydanie przez ZUS zaświadczenia?
       • W jakiej formie powinna nastąpić odmowa wydania zaświadczenia (czy wystarczy informacja telefoniczna)?
       • Zaskarżenie decyzji odmownej.
       • Zaświadczenie A1 dla obywatela państwa trzeciego.
     • Różnice między terminem „zamieszkanie” i „ośrodek interesów życiowych”.
     • Jak ZUS interpretuje przepisy po wyroku trybunału sprawiedliwości unii europejskiej w sprawie C-477/17 (Balandin)?
     • Wykonywanie pracy na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich.
   • Podstawa wymiaru składek ZUS oddelegowanego w 2025 r.
     • Kurs, po którym należy przeliczyć przychody w walutach obcych.
     • Wyłączenie równowartości diet za każdy dzień pobytu za granicą.
     • Podstawa wymiaru składek ZUS w razie wykonywania pracy przez część miesiąca w różnych stanach faktycznych.
       • Rozpoczęcie pracy w trakcie miesiąca.
       • Pełny i niepełny miesiąc wykonywania pracy za granicą.
       • Praca w Polsce i za granicą w danym miesiącu.
       • Wykonywanie pracy w danym miesiącu za granicą w sytuacji absencji chorobowej lub wykorzystania urlopu wypoczynkowego.
     • Jak przerwy w pracy spowodowane chorobą wpływają na okres delegowania pracowników?
   • Jak obliczyć podstawę zasiłku chorobowego dla pracownika oddelegowanego w 2024 r.?
     • Wyłączenie stosowania ogólnych zasad uwzględniania składników wynagrodzenia w podstawie wymiaru (nagrody, premie, dodatki).
     • Zmiana wymiaru czasu pracy w okresie oddelegowania.
     • Uzupełnianie składników wynagrodzenia w przypadku nieprzepracowania pełnego okresu przyjętego do podstawy.
   • Delegowanie kierowcy w transporcie międzynarodowym.
     • Jak ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym zmieniła zatrudnianie kierowców w transporcie międzynarodowym?
     • Jakie warunki pracy należy zapewnić, aby wypełnić regulacje unijne, w tym I Pakietu Mobilności?
     • Nowe zasady opodatkowania i oskładkowania wynagrodzeń kierowców międzynarodowych.
   • Opodatkowanie wynagrodzenia pracownika oddelegowanego.
     • Ustalenie kraju właściwego do opodatkowania pracownika.
     • W jaki sposób obliczyć dni pobytu pracownika w innym państwie?
     • Odliczenie od podatku 30% diety.
     • Zaprzestanie poboru zaliczek na podatek w związku z oddelegowaniem.
     • Wniosek pracownika o naliczanie podatku dochodowego.
     • Czy pracownik delegowany za granice podlega PPK?
     • Jak opodatkować wynagrodzenie pracowników oddelegowanych do ukończenia 26 lat?
     • Zasady dotyczące opodatkowania innych kategorii dochodów otrzymywanych przez osoby delegowane:
       • wolny zawód,
       • opodatkowanie dochodów członków organów stanowiących spółkę,
       • działalność gospodarcza.
     • Umowy o unikania podwójnego opodatkowania – kiedy stosować i którą metodę wybrać?
     • Zasady sporządzania przez płatników informacji dla pracowników pracujących za granicą.
       • Obowiązki płatników.
       • Sporządzanie informacji PIT-11.
       • Przeliczanie dochodów zagranicznych i podatku zapłaconego za granicą na złote.
     • Wybrane świadczenia otrzymywane przez pracowników oddelegowanych za granicę.
       • Koszty zakwaterowania i przejazdów delegowanego pracownika – z podatkiem czy bez? Nowa linia orzecznicza po wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z sierpnia 2023 r. oraz najnowsze interpretacje podatkowe.
       • Opieka medyczna, dodatek za rozłąkę, zwrot kosztów przeniesienia służbowego a także używanie samochodu prywatnego do celów służbowych i służbowego do celów prywatnych.
     • Przychody cudzoziemców zatrudnionych w Polsce na podstawie umowy o pracę i umów cywilnoprawnych.
       • Zatrudnienie obywateli państw trzecich (np. Ukrainy) na podstawie umowy o pracę i umowy zlecenia wykonującym pracę na terytorium RP.
       • Funkcja rezydencji podatkowej i jej prawidłowe ustalenie, umowa zlecenia z obywatelami państw UE. Jakie elementy muszą być zawarte w umowie zleceniu z obcokrajowcem?
       • Certyfikat rezydencji.
       • Stanowisko Ministerstwa Finansów w sprawie pisemnych oświadczeń obywateli z Ukrainy dotyczące rezydencji podatkowej. Czy oświadczenia rezydencji podatkowej składane przez obywateli Ukrainy są skuteczne od daty ich złożenia?
       • Przykładowe rozliczenie obywatela Ukrainy:
         • umowy zlecenia,
         • umowy o pracę.
       • PESEL czy NIP? Remedium na brak numeru PESEL.
       • Obowiązki płatnika dla rezydenta i nierezydenta – deklaracje: PIT-11 oraz IFT-1/IFT-1R.

Moduł II – Kontrola PIP oraz ZUS bez stresu

Temat 1 – Klasyfikacja umów w świetle kontroli ZUS i PIP.

1. Zasada równego traktowania pracowników.
2. Zakaz dyskryminacji na każdym etapie zatrudnienia.
3. Umowy o pracę jako podstawa nawiązania stosunku pracy.
   • Jakich informacji możemy żądać od kandydata do pracy a jakich od pracownika?
   • Jakich danych potrzebujemy od cudzoziemca?
   • Rodzaje umów o pracę i ich obligatoryjne elementy po zmianach przepisów.
   • Jak zawieramy umowę na okres próbny po zmianach przepisów?
   • Wniosek pracownika o zmianę treści umowy o pracę jako nowe uprawnienie – jakie są zasady i konsekwencje?
   • Jaki wpływ na umowę na zastępstwo ma doprecyzowanie umowy na czas określony?
   • Jakie mogą być przesłanki zawarcia umowy na zastępstwo i jakie może zawierać elementy w świetle najnowszych stanowisk ministerstwa i RODO?
   • Przebieg zgłoszenia do PIP umowy na czas określony zawartej powyżej 33 miesięcy z obiektywnymi przyczynami.
4. Rozwiązanie umowy.
   • Tryby rozwiązania umowy o pracę.
   • Jakie są wymogi formalne oświadczenia o rozwiązaniu umowy?
   • Zmiany w rozwiązaniu umowy na czas określony.
   • Gdzie i w jaki sposób przesyłać korespondencję do cudzoziemców?
   • W jaki sposób rozwiązać umowę cywilnoprawną?
   • Kwestie dotyczące rozwiązania umów podlegające kontroli.
   • Nakaz zatrudnienia pracownika jako zabezpieczenia roszczenia o przywrócenie do pracy.
5. Umowa zlecenia a umowa o pracę – podobieństwa i różnice.
   • Umowy cywilnoprawne a umowa o pracę w świetle kontroli Inspekcji Pracy.
   • Kiedy inspektor zakwestionuje rodzaj umowy?
   • Umowa zlecenia z własnym pracownikiem.
   • Co jest wykroczeniem?
6. Umowy cywilnoprawne – aspekt zatrudnieniowy.
   • Umowa o dzieło a umowa zlecenia (o świadczenie usług) – charakterystyka umowy rezultatu i umowy starannego działania.
   • Pojęcie „dzieła” i charakterystyka jego elementów konstytutywnych pozwalających na ustalenie, czy mamy do czynienia z „dziełem”.
   • Postanowienia umowy o dzieło autorskie.
     • Utwór jako rezultat umowy.
     • Pola eksploatacji.
     • Dyspozycje odnośnie praw autorskich.
     • Zasady kształtowania wynagrodzenia.
   • Prawa autorskie.
   • Wskazówki w zakresie prawidłowego konstruowania postanowień umów cywilnoprawnych.
   • Kto i kiedy może kwestionować zawarte umowy cywilnoprawne z cudzoziemcami?
   • Jakie elementy umów o pracę najczęściej kontrolują funkcjonariusze straży granicznej i PIP?
7. Nowy Obowiązek informowanie ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło.
   • Terminy zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS.
   • Kiedy nie mamy obowiązku zgłoszenia?
8. Umowy cywilnoprawne – aspekt ubezpieczeniowy.
   • Umowy cywilnoprawne podlegające i niepodlegające ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym.
   • Zbieg tytułu ubezpieczenia społecznego – jednoczesne wykonywanie umowy o pracę i umowy zlecenia.
   • Zbieg tytułu ubezpieczenia społecznego przy jednoczesnym wykonywaniu kilku umów cywilnoprawnych.
9. Płaca minimalna w umowach zlecenia w 2025 r.
   • Minimalne stawki godzinowe w umowach cywilnoprawnych.
   • Zasady dokumentowania wypłaty minimalnego wynagrodzenia.
   • Potrącenia z wynagrodzeń zleceniobiorców a płaca minimalna.
   • Jaki jest zakres kontroli PIP?
10. Umowa cywilnoprawna a ogólne przepisy BHP.
11. Obowiązki podmiotu kontrolowanego.
12. Uprawnienia Inspektora Pracy.
13. Jakich dokumentów, informacji i wyjaśnień może żądać Inspektor Pracy – czy regulacje RODO ograniczają dostęp Inspektora do danych osobowych pracowników?
14. Co może zakwestionować PIP?
15. Protokół z kontroli.
    • Co może zawierać protokół?
    • Ustalenia dokonane w toku kontroli.
    • Prawo do kwestionowania treści protokołu.
16. Rozstrzygnięcia pokontrolne – nakaz, wystąpienie lub decyzja ustna.
17. Postępowanie w sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
18. Uprawnienia organów PIP w zakresie kontroli związanych z nowymi uregulowaniami w zakresie minimalnego wynagrodzenia za pracę.
19. Nowe wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
20. Planowane zmiany w ustawie o PIP – zwiększenie uprawnień Inspektora w ustaleniu istnienia stosunku pracy

Temat 2 – Dokumentacja pracownicza po zmianach w świetle kontroli.

1. Szkolenia z zakresu BHP w świetle kontroli.
2. Szkolenie zleceniobiorcy w świetle stanowiska PIP.
3. Badania lekarskie.
   • Jakie rodzaje badań przeprowadzamy?
   • Kiedy możemy uwzględnić badania z poprzedniego zakładu?
   • Czy należy uzyskać orzeczenie od zleceniobiorcy?
4. Jak zapewniać badania medycyny pracy i szkolenia BHP dla obcokrajowców?
5. Co jest dokumentacją pracowniczą po zmianie przepisów?
6. Jaką dokumentacje prowadzimy dla zleceniobiorcy?
7. Teczka akt osobowych po nowemu.
   • Przepisy o ochronie danych osobowych a dokumentacja pracownicza.
   • Jakich danych żądamy przy umowach cywilnoprawnych?
   • Dokumenty cudzoziemca.
   • Informacja dodatkowa w teczce akt osobowych po zmianach.
   • Kiedy mamy obowiązek kontynuacji teczki akt osobowych?
8. Czy prowadzimy akta osobowe dla umów cywilnoprawnych?
9. Przechowywanie dokumentacji w świetle stanowisk Ministerstwa i PIP – jakie są nowe okresy?
10. Co może zakwestionować PIP?
11. Dokumentacja czasu pracy w świetle kontroli PIP.
    • Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy po zmianach?
    • W jakich sytuacjach możemy prowadzić uproszczoną ewidencję czasu pracy?
    • Różnice między listą obecności a ewidencją czasu pracy.
    • Co to jest czas pracy i jakie elementy zaliczamy do czasu pracy?
    • Prawidłowe planowanie czasu pracy pracownika.
    • Jakie elementy planu pracy mogą być zakwestionowane w czasie kontroli?
    • Jakie są najczęściej popełniane błędy przy organizowaniu czasu pracy pracowników?
    • Co może skontrolować Inspektor Pracy?
12. Dokumentacja urlopów wypoczynkowych w świetle kontroli.
    • Warunki nabycia prawo do urlopu wypoczynkowego.
    • Jak prawidłowo ustalić wymiar urlopu?
    • Udzielanie urlopu wypoczynkowego – co może zakwestionować Inspektor?
    • Urlop na żądanie – czy pracodawca może odmówić jego udzielenia?
    • Udzielanie urlopu osobie niepełnosprawnej.
13. Zwolnienia od pracy oraz sposoby usprawiedliwiania nieobecności w pracy – jakich dokumentów żądamy od pracownika?
14. Gdzie przechowujemy dokumentację nieobecności pracownika?
15. Urlop bezpłatny.
16. Opieka nad dzieckiem do lat 14.
17. Jak wnioskujemy i udzielamy wolnego z powodu działania siły wyższej?
18. Zasady wnioskowania i udzielania urlopu opiekuńczego.
19. Dokumentacja wynagrodzeń.
    • Obligatoryjne składniki wynagrodzenia.
    • Nowe zasady ustalenia wynagrodzenia minimalnego.
    • Procedura zmiany w przepisach wewnątrzzakładowych.
    • Obligatoryjne potrącenia z wynagrodzenia za pracę.
    • Jak dokonujemy potrąceń z umów cywilnoprawnych?
20. Jakich dokumentów w czasie kontroli może zażądać Inspektor?
21. Wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Temat 3 – Kontrola ZUS: prawa i obowiązki kontrolowanego płatnika składek oraz najczęstsze nieprawidłowości ustalane przez inspektorów kontroli ZUS.

1. Kontrole okresowe i doraźne.
   • Sytuacje, które powodują zarządzenie danego rodzaju kontroli.
   • Zakres przedmiotowy przeprowadzanych kontroli.
2. Zasady dotyczące sposobu i trybu przeprowadzania kontroli.
   • Obowiązki inspektora kontroli:
     • przed wszczęciem kontroli,
     • w czasie trwania kontroli.
   • Prawa podmiotu kontrolowanego oraz sposób egzekwowania ich uwzględniania przez inspektora kontroli.
   • Zasady reprezentowania płatnika składek w czasie kontroli.
   • Prawa inspektora kontroli w czasie przeprowadzanej kontroli.
   • Sposób dokumentowania i dowodzenia ustaleń kontroli przez inspektora kontroli.
3. Prawa i obowiązki płatnika składek po zakończeniu kontroli.
   • Wniesienie sprzeciwu lub zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli.
   • Prawo otrzymania decyzji administracyjnej.
   • Data powstania obowiązku korygowania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych.
   • Sposób korygowania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w związku z ustaleniami kontroli ZUS.
4. Najczęstsze nieprawidłowości stwierdzane w czasie kontroli planowych.
   • Podleganie ubezpieczeniom społecznym.
   • Ustalanie podstawy wymiaru składek dla pracowników.
   • Rozliczanie świadczeń.
   • Nadpłaty i niedopłaty świadczeń.
5. Cel i sposób przeprowadzania oraz dokumentowania ustaleń kontroli doraźnych.
   • Zasadność zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych lub podstawy wymiaru np. w związku z ubieganiem się o wysokie świadczenie.
   • Zasadność zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osoby prowadzącej pozarolniczą działalność lub osoby z nią współpracującej np. w związku z ubieganiem się o wysokie świadczenie chorobowe lub zasiłek macierzyński.
   • Inne np.:
     • „prawie jednoosobowa spółka z o.o.”,
     • „iluzoryczny wspólnik”,
     • menadżer.

6. „Wyłączenia” z podstawy wymiaru składek za pracowników na podstawie tzw. Rozporządzenia składkowego będące sprawami spornymi z ZUS np.:
   • świadczenia urlopowe,
   • świadczenia z ZFŚS,
   • karty lunchowe,
   • świadczenia niepieniężna takie jak:
     • pakiet medyczny,
     • karta multisport,
     • zwrot kosztów noclegów,
     • zwrot kosztów podróży służbowych przy pracownikach mobilnych.

• Kurs tylko w wersji online.
• Czas trwania kursu to 6 spotkań po 6 godzin zegarowych.
• Nagrania wideo – dostępne zawsze na 21 po rozpoczęciu kursu.
• Termin ustalimy telefonicznie po wcześniejszej rezerwacji (dodaj do koszyka).
• Darmowe konsultacje: w ciągu 7 dni od szkolenia z prowadzącym ekspertem.
• Materiały szkoleniowe: kluczowe informacje dostępne pod ręką!
• Możliwość przeprowadzenia kursu dla Twoich pracowników w formie zamkniętej.