Znaczenie dokumentów wewnątrzzakładowych
Współpraca pracodawcy z pracownikami opiera się na pewnych uzgodnieniach, porozumieniach i zasadach. Część z nich ustala się w sposób nieformalny – jak choćby wzajemny szacunek – a część w sposób ściśle regulowany, np. czas pracy. Ustalenia te dotyczą zarówno spraw specyficznych dla danej firmy, jak i ogólnych praw regulowanych przez państwo. Państwo reguluje bardzo wiele kwestii, ale nie jest i nie będzie podmiotem, który zdoła ustalić lub narzucić wszystko pracownikom i pracodawcom. Miarą rozwoju praw socjalnych jest przechodzenie do wyższych standardów – przykładowo, od XIX-wiecznego całkowitego zakazu pracy dzieci, do dopuszczenia jej w ściśle określonych okolicznościach i za zgodą urzędnika (np. praca dziecka w teatrze).
Rozróżnienie możliwości i obowiązków wpływa na to, co robi pracodawca tj. co musi, a co może uregulować. Istotną rolę w określaniu zasad współpracy odgrywają zagadnienia, które zależą od pracodawcy, a Państwo nie zmusza do regulacji tego zakresu lub pozostawia w nim dowolność. W wielu przypadkach to pracodawca decyduje, co i jak uregulować, gdyż Państwo uznało, że to on będzie wiedział najlepiej, jak to zrobić.
Ustalenia ustne w wielu przypadkach wystarczają, jednak w przypadku sporów lub zapomnienia o nich prowadzi to do nieporozumień i konfliktów. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest zapisanie pewnych ustaleń w formie pisemnej. Forma pisemna ustaleń (papierowa lub elektroniczna) jest lepsza nie tylko ze względów praktycznych – same sądy uznają dowód z dokumentu za pewniejszy niż np. z zeznań świadków czy stron.
Dokumenty wewnątrzzakładowe pełnią istotną rolę w organizowaniu pracy, gdyż umożliwiają wprowadzanie własnych zasad, a tym samym uzupełniają przepisy powszechnie obowiązujące. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że takie regulacje nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy powszechnie obowiązujące.
A czy warto regulować wszystko? Odpowiedź zawsze brzmi: nie warto. Należy regulować tylko to, co jest organizacji naprawdę potrzebne.
Rodzaje dokumentów wewnątrzzakładowych
Prawo dopuszcza ustalanie własnych zasad w trzech kategoriach.
Pierwsza kategoria obejmuje podstawowe zasady wykonywania pracy, do których należą takie regulacje jak układ zbiorowy pracy, regulamin pracy, informacja o dodatkowych warunkach wykonywania pracy oraz obwieszczenia.
Druga kategoria dotyczy zasad wynagradzania i rozliczania, zawierających w sobie regulamin wynagradzania, regulamin premiowania, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Pracowniczych, a także regulaminy Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej oraz Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Trzecią kategorią są dodatkowe ustalenia związane z wykonywaniem pracy, w ramach których funkcjonują m.in. regulamin RODO, regulamin przyjmowania i wprowadzania gości na teren zakładu, regulaminy dotyczące przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji, nierównemu traktowaniu oraz molestowaniu, jak również regulamin dotyczący zgłoszeń sygnalistów.
Powyższe zestawienie jest tylko przykładem różnych możliwości, ale nie określa wszystkich dokumentów wewnątrzzakładowych jakie mogą funkcjonować w firmach.
Konsekwencje braku regulacji lub nieprawidłowych ustaleń
W przypadku niewłaściwej decyzji podjętej przez pracodawcę w zakresie uregulowań i/lub ich braku w organizacji mogą pojawić się kłopoty. I to nie tylko jako nieporozumienia na linii pracownik – pracodawca, ale mogą one dotyczyć wręcz odpowiedzialności: finansowej, karnej oraz etyczno-moralnej.
Przykłady z życia – Odpowiedzialność finansowa
W jednej z firm funkcjonujących na terenie RP podczas kontroli PIP stwierdzono nieprawidłowości w zakresie czasu pracy. Firma nie określiła precyzyjnie w swoim regulaminie pracy, jak należy go liczyć.
Stan faktyczny przedstawiał się następująco:
- Pojęcie czasu pracy było zbieżne z opisem w Kodeksie pracy – tj. od momentu pozostawania w dyspozycji pracodawcy.
- W firmie funkcjonowały systemy rejestracji czasu pracy, z których korzystano przy jego rozliczaniu.
- Pracownicy mieli obowiązek trzykrotnie oznaczyć swoją obecność w systemie elektronicznym: po raz pierwszy podczas wejścia na teren zakładu (kołowrotek lub szlaban na parkingu służbowym), po raz drugi przy wejściu do budynku z wydziałami, oraz po raz trzeci, gdy wkraczali na „swój” wydział.
- Pracodawca nie uregulował w regulaminie pracy, od którego etapu liczony jest czas pracy. Znajdowało się tam tylko ogólne odniesienie do art. 128 § 1 KP: „Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.”
Problem: Od którego momentu (rejestrowanego z dokładnością do 1 minuty) należy liczyć czas pracy pracowników?
Rozstrzygnięcie: Inspektor PIP – po uzyskaniu informacji z przesłuchań pracowników, że już po wejściu na teren firmy jest im coś komunikowane, narzucane i wskazywane – uznał, że czas pracy powinien być liczony od pierwszego momentu rejestracji w systemie. Nie spotkało się to ze zrozumieniem ze strony pracodawcy, gdyż dotychczas liczył on czas pracy dopiero od… trzeciego momentu skorzystania z systemu.
Konsekwencje: Zakład został zobowiązany do ponownego przeanalizowania czasu pracy z uwzględnieniem liczenia go od pierwszego odbicia karty. Naliczone różnice wynikające z odmiennej interpretacji zapisów regulaminu między pracodawcą a Inspektorem PIP na samej tylko próbie wynosiły kilkanaście tysięcy złotych. Ostatecznie, po odwołaniach pracodawcy i przejściu drogi sądowej, firma wypłaciła… jeszcze większe kwoty (wyliczone już z całości, a nie z próbki) wraz z należnymi odsetkami.
Puenta: Czy ustalając moment, od którego należy liczyć czas pracy, powinien on być precyzyjnie określony? Jak najbardziej. A jak Twoja firma uregulowała i zapisała rozliczanie czasu pracy u siebie?
Przykłady z życia – Odpowiedzialność karna
W jednej z firm funkcjonujących na terenie RP wystąpiła sytuacja dotycząca rejestrowania czasu pracy i potwierdzania stanów faktycznych.
Stan faktyczny przedstawiał się następująco:
- W firmie był dział X, w którym kierownik Y zarządzał zespołem, w skład którego wchodził pracownik Z.
- Kierownik Y był zaprzyjaźniony z pracownikiem Z, który często się spóźniał, jednak kierownik zawsze przesyłał do kadr informację, że pracownik Z pracuje w godzinach 8:00 – 16:00.
- Pewnego dnia Dyrektor nadzorujący kierownika Y otrzymał pismo z policji z prośbą o informację, w jakich godzinach pracownik Z świadczył pracę konkretnego dnia.
- Dyrektor poprosił kadry o przygotowanie pisemnej odpowiedzi, a kadry – na podstawie posiadanych zestawień – wpisały, że we wskazanym dniu pracownik Z pracował od 8:00 do 16:00.
- Po pewnym czasie policja ponowiła swoją prośbę o potwierdzenie godzin pracy pracownika Z, a Dyrektor udzielił dokładnie takiej samej odpowiedzi.
- W tym samym czasie policja była w posiadaniu materiału wideo, na którym pracownik Z został nagrany o godz. 8:10 w miejscu popełnienia przestępstwa.
- Kierownik Y, jak zawsze, wpisał w ewidencji czasu pracy, że pracownik rozpoczął pracę o 8:00, pomimo że tak naprawdę dotarł do niej o 8:30.
Problem: Które dane są prawdziwe dla pracodawcy? Pracodawca zawsze miał wpisywane przez kierownika Y rozpoczęcie pracy o 8:00, a Dyrektor wierzył, że przekazane dane są prawdziwe (choć mijały się z prawdą). Pracownik Z nie tracił na tym finansowo, za to firma systematycznie nadpłacała mu po kilka lub kilkadziesiąt minut z tytułu spóźnień. W tym konkretnym dniu odmienność stanów faktycznych spowodowała, że Dyrektora oskarżono o poświadczenie nieprawdy (z art. 271 § 1 Kodeksu karnego). W przypadku skazania uniemożliwiłoby mu to dalsze pełnienie funkcji.
Rozstrzygnięcie: Po dłuższej batalii prawnej pełnomocnik Dyrektora doprowadził do wycofania przez prokuraturę wniosku o postawienie Dyrektora w stan oskarżenia.
Konsekwencje: Relacje pomiędzy kierownikiem Y a Dyrektorem po powyższych wydarzeniach uległy zasadniczej zmianie, co ostatecznie doprowadziło do tzw. zewnętrznego transferu talentów (zwolnienia) kierownika Y, aby mógł realizować swoje cele, zadania i przyjaźnie w innej organizacji.
Puenta: Czy jesteś w stanie określić, od której dokładnie godziny i minuty Twój pracownik faktycznie świadczy pracę?
Przykłady z życia – Odpowiedzialność etyczno-moralna
W jednej z firm funkcjonujących na terenie RP nastąpiła sytuacja dotycząca relacji pomiędzy pracownicą X a pracownikiem Y.
Stan faktyczny przedstawiał się następująco:
- W firmie Z, w której pracowała pracownica X oraz nowy pracownik Y, zaczęło dochodzić do coraz częstszych spotkań pomiędzy nimi, niekoniecznie związanych z obowiązkami służbowymi.
- W firmie Z takie spotkania pomiędzy X i Y z początku nikomu nie przeszkadzały, mimo że zdarzały się sytuacje jednoznacznie wskazujące na ich prywatny charakter.
- Relacja X i Y trwała przez pewien okres, do momentu, gdy pracownik Y zaczął reagować na spóźnienia pracownicy X w sposób dla niej nieakceptowalny. Doprowadziło to do sytuacji, w której ich prywatne drogi się rozeszły, a przebywanie w jednym pomieszczeniu kończyło się wymianą zdań w górnych rejestrach dźwięków dopuszczalnych przez polskie normy.
- Funkcjonowanie tych dwóch wrogich sobie osobowości stało się tym bardziej trudne od momentu, gdy pracownica X została przełożoną pracownika Y.
Problem: Pracodawca potrzebował obydwojga pracowników – zarówno pracownicy X, jak i pracownika Y. Jednak ich wzajemne relacje wpływały na całą firmę i nie przynosiły organizacji żadnych korzyści. Problemem nie były same przeszłe relacje, ale dalsze wykonywanie przez nich obowiązków służbowych po ich zakończeniu. Pracodawca nie posiadał żadnych wewnętrznych regulacji ani pomysłu, jak ten problem rozwiązać – a w tle pojawiło się ryzyko złożenia pozwu o mobbing, nierówne traktowanie, dyskryminację czy wręcz molestowanie.
Rozstrzygnięcie: Pracodawca, po paru tygodniach poruszania się na „linii frontu”, uznał, że żadne zawieszenie broni, partnerstwo dla pokoju czy rozejmy nie rozwiążą tego węzła gordyjskiego. Postanowił zakończyć współpracę z pracownikiem Y, gdyż był on „łatwiejszy” do zwolnienia. Decyzja ta nie była prosta – dla szefa lepszym rozwiązaniem byłoby rozstanie z pracownicą X, jednak z uwagi na brak procedur i czas, który upłynął, istniało ryzyko przegranej w sądzie.
Konsekwencje: Pracownik Y i tak poszedł do sądu. Pracodawca nie miał zbyt wielu argumentów potwierdzających, że zapewniał należyte przestrzeganie procedur dotyczących przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji czy molestowaniu… i sprawę w sądzie przegrał.
Puenta: Czy w Twojej firmie są przewidziane procedury, zasady lub pomysły na sytuację, gdy niegdysiejsza para, a dzisiaj wrogowie, muszą pracować w tych samych zespołach?
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Przeanalizuj, czy w Twojej firmie funkcjonują wszystkie kluczowe dokumenty wewnątrzzakładowe i czy są one aktualne.
- Zastanów się czy posiadane uregulowania są wystarczające i skutecznie chronią Twoją organizację.
- Dokonaj świadomej analizy i zdecyduj, które obszary faktycznie wymagają uregulowania w firmie, zamiast pozostawiać je bez jednoznacznych zasad.
Artykuł napisany przez:
Daniel Pałyga
Absolwent Uniwersytetu Opolskiego Wydziału Ekonomicznego na kierunku Administracja. Ukończył także Studia podyplomowe na Wydziale Zarządzania, Informatyki i Finansów na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu. Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener oraz wykładowca na uczelni wyższej, który od 2012 r. który przeprowadza szkolenia dla podmiotów publicznych i prywatnych. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. W trakcie wykonywania pracy w PIP Opole wielokrotnie współpracował z jednostką Straży Granicznej w Opolu oraz Komendami Powiatowymi Policji na terenie województwa opolskiego. Prowadził szkolenia dla jednostek publicznych z ramienia PIP w Opolu np. Urzędów Pracy i szkół. Od 1997 r. związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada szerokie doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.
