W tym wpisie przeczytasz:
- Organizm jednokomórkowy w firmie
- Punkt widzenia pracodawcy
- Jakie są możliwości i ograniczenia dla pracodawcy w zakresie telefonów służbowych?
- Jak się zachowywać w zakresie korzystania przez pracowników z telefonów prywatnych dla celów służbowych i dla celów prywatnych?
- Punkt widzenia pracownika
- Zagrożenia dla pracodawcy w związku z telefonami komórkowymi
- Podsumowanie
- Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
W obecnych czasach wszyscy mamy i posiadamy telefony komórkowe w celach osobistych, zawodowych, rozrywkowych itd. Niektóre osoby są uzależnione od posiadania, dysponowania tym urządzeniem co może bardzo pomóc albo bardzo zaszkodzić tej osobie lub w danej sytuacji. Nasze społeczeństwo już się do obecności w życiu tego urządzenia przyzwyczaiło, jednakże czy ten przedmiot użytkowy będzie stanowić wsparcie, czy zagrożenie dla pracodawców?
Pracodawca powinien się zastanowić czy ten przedmiot użytkowy bardziej pomaga, czy bardziej przeszkadza w pracy. Rozpatrując to zagadnienie należy popatrzeć i z punktu widzenia pracownika, jak i pracodawcy oraz ważne są także okoliczności wykonywania pracy np. inaczej oceniam pracownika za korzystanie z telefonu na przerwie śniadaniowej (rozrywka/informacja/komunikacja), a inaczej dzwonienie z telefonu służbowego na numer alarmowy w związku z wypadkiem w pracy (narzędzie do zawiadomienia odpowiednich służb ratunkowych).
Należy podkreślić, że to pracodawca decyduje czy i w jakim zakresie pracownik będzie korzystać z telefonu komórkowego w firmie, a nie pracownik. To pracodawca winien określić zasady korzystania lub niekorzystania z telefonu w sytuacjach służbowych, tak aby uniknąć nieporozumień. Regulacje najlepiej zapisać w przepisach wewnątrzzakładowych np. w regulaminie i/lub informacji o dodatkowych warunkach wykonywania pracy.
Punkt widzenia pracodawcy
Pracodawca może ustalić zasady co do korzystania z telefonów prywatnych i służbowych w sposób zróżnicowany, ale powinien to być wyraźny podział i dla organizacji, i dla pracownika np. czy połączenie na telefon prywatny to pracownik ma odbierać, czy nie? Ten przykład najlepiej pokazuje czy w firmie są ustalone zasady, czy raz pracownik odbierze, innym razem nie odbierze to jest problem, czy nie ma problemu? Nie wszystko da się opisać w regulaminach i nie wszystko warto opisywać, ale większość pracowników chciałby wiedzieć, czy może, czy musi odebrać połączenie. Pracownicy także inaczej podchodzą do telefonów służbowych „złote kajdanki”, a inaczej do telefonu prywatnego na który przełożeni dzwonią, bo telefon służbowy jest wyłączony lub zajęty.
Jakie są możliwości i ograniczenia dla pracodawcy w zakresie telefonów służbowych?
Telefon służbowy
Zatrudniając pracowników pracodawcy w większości już mają ustalone czy ta osoba będzie wyposażona w telefon służbowy, gdyż jest to narzędzie konieczne do skutecznego wykonywania pracy na danym stanowisku.
Korzystanie z telefonu służbowego jest konieczne np. w pracy przedstawiciela handlowego, menadżera itd., natomiast w przypadku innych czynności służbowych mogą się pojawić wątpliwości, gdyż to narzędzie może być kłopotliwe dla pracodawcy, jak i korzystającego z tego urządzenia pracownika tj.:
- telefon służbowy – dostępność pracownika pod tym numerem, obowiązek odbierania połączeń?
- telefon dla zarządzającego/kierującego pracownikami – jak się kontaktować po godzinach pracy, dzwonić w czasie nieobecności (chorobowe, opieka, urlop)?
- telefon dla pracownika – wzywanie na nadgodziny, prośby o wyjaśnienia/informacje, dyżury pracowników?
- telefon „przechodni” na dział/wydział – kto odpowiada za odbieranie połączeń, kto dba o to, aby urządzenie nie było nadmiernie zużywane?
- telefon służbowy – gdzie kończy się funkcja służbowa, a gdzie zaczyna korzystanie dla celów prywatnych, co zrobić z połączeniami prywatnymi/wiadomościami prywatnymi na takim telefonie, co zrobić z połączeniami na płatne/lub zakazane numery telefonów, jak zareagować na połączenia internetowe na niedozwolone strony?
- telefon służbowy – sytuacje związane z zagrożeniami, czy połączenia na numery alarmowe mają pracownicy wykonywać telefonów służbowych?
- telefon służbowy – czy pracownicy powinni korzystać z tych telefonów w miejscach w których pracodawca tego zakazał np. zakaz korzystania w jednostkach związanych z wojskiem (tajemnice państwowe), zakaz korzystania z uwagi na tajemnice handlowe lub związane z bhp, zakaz korzystania z uwagi na zagrożenia związane z wymogami sanitarnymi (przenoszenie bakterii/zarazków/wirusów na tych urządzeniach)?
- telefon służbowy – kto płci za ponadnormatywne zniszczenie/zużycie tego urządzenia?
- telefon służbowy – monitorowanie obecności i pracy pracownika z względu na bezpieczeństwo?
- telefon służbowy – dowód w postępowaniu np. o naruszanie własności intelektualnej, o szpiegostwo przemysłowe, o stosowanie mobbingu?
Jak się zachowywać w zakresie korzystania przez pracowników z telefonów prywatnych dla celów służbowych i dla celów prywatnych?
Telefon prywatny
Telefon prywatny dla celów służbowych musi być inaczej traktowany niż to co zostało powyżej opisane, gdyż w tym zakresie wchodzimy w strefę prywatną i osobistą dla pracownika. Prywatność pracownika jest chroniona prawnie oraz są dodatkowe przepisy w zakresie RODO i zgodnie z tymi uregulowaniami pracodawca winien się do tego dostosować. Czy rozdzielenie sfery zawodowej od sfery prywatnej jest proste i oczywiste … niestety nie np. czy mogę wymagać od pracownika, który korzysta z telefonu prywatnego dla celów prywatnych, aby oddzwaniał do szefa w godzinach pracy?
W przypadku stosowania telefonu prywatnego dla celów służbowych często nie ma żadnych ustaleń, jest tylko dobra wola i pracownika, i pracodawcy, a to może nie być wystarczające tj.:
- telefon prywatny – pracownik musi, czy nie musi go mieć przy sobie i odbierać połączenia służbowe?
- telefon prywatny – praca zdalna, dyżur, wyjazdy służbowe, nieobecności – co może, a czego nie może pracodawca/przełożony?
- telefon prywatny – ten numer pracodawca może przekazywać innym pracownikom, innych kontrahentom?
- telefon prywatny – czy pracownik może prowadzić swoją aktywność zawodową przy użyciu telefonu prywatnego, a nie służbowego – zagrożenie dla organizacji np. odejście z pracy z bazą klientów?
- telefon prywatny – zakaz w pracy korzystania z telefonów prywatnych, a tylko niektórzy pracownicy mają specjalne względy i mogą korzystać – co z równym traktowaniem w zatrudnieniu?
- telefon prywatny – co w sytuacji alarmowej, nagłej można dzwonić?
- telefon prywatny – nadzorowanie pracownika, weryfikacja, gdzie się znajduje – GPS?
- telefon prywatny – pilnowanie, aby pracownik pracował, a nie bawił się/korzystał z komunikatorów społecznościowych/wykonywał częste połączenia tylko w sprawach prywatnych?
Punkt widzenia pracownika
Pracownik ma prawo do prywatności i niepodawanie numeru telefonu pracodawcy, jest to jedno z dóbr osobistych i podlega ochronie, jednakże to pracodawca jako organizator pracy może ograniczyć prawo do korzystania z telefonu komórkowego w ramach obowiązków służbowych. W takim zakresie także zazwyczaj nie ma regulacji wewnętrznych, ale warto się zastanowić czy wymogi wewnętrzne muszą być ustalane i kontrolowane, czy wystarczy nieformalne uzgodnienie zasad.
Zagrożenia dla pracodawcy w związku z telefonami komórkowymi
To co jest opisywane w tej części warto sobie przeanalizować, czy warto podejmować ryzyko (się jakoś dogadamy z pracownikiem), czy lepiej to uregulować.
Co może być problemem – przykłady:
- Brak kontaktu z pracownikiem:
- zagrożenie dla życia i zdrowia tegoż pracownika np. był w strefie zagrożenia zawaleniem się budynku, a doszło do katastrofy budowlanej,
- należy coś pilne zrobić, a szef nie może uzyskać istotnych informacji od pracownika,
- kontrahenci nie mogą się dodzwonić.
- Pracownik nie chce rozmawiać z przełożonym:
- pracownik nie odbiera telefonów, gdyż będzie miał więcej zadań do wykonania lub będzie się musiał tłumaczyć
- pracownik nie ma zamiaru ograniczać swojego życia prywatnego, bo są jakieś pilne sprawy służbowe, a posiada tylko telefon prywatny i nie chce służbowego.
- Pracownik może dokonać nagrania lub kopiowania danych chronionych np. nagrania tajemnic służbowych.
- Pracownik fizycznie wnosi w strefę zakazaną telefon komórkowy co może doprowadzić do skażenia na hali produkcji – zagrożenia dla reżimu sanitarnego.
- Pracownik bawi się/korzysta z komunikatorów społecznościowych/połączeń tylko prywatnych w czasie pracy czym naraża organizację na koszty.
- Pracownik jest monitorowany – a nie zostało to właściwie uregulowane przez pracodawcę.
Podsumowanie
Współczesne zarządzanie kadrami wymaga od pracodawcy precyzyjnego uregulowania zasad korzystania z telefonów, co pozwala uniknąć konfliktów i ryzyk prawnych. To pracodawca, jako organizator pracy, decyduje o zakresie używania urządzeń mobilnych, a odpowiednie zapisy powinny znaleźć się w regulaminie zakładowym, by jasno oddzielić sferę służbową od prywatnej. Brak takich regulacji generuje zagrożenia dla wydajności, bezpieczeństwa danych oraz reżimu sanitarnego, a także utrudnia egzekwowanie odpowiedzialności za mienie firmowe. Szczególnej uwagi wymaga ochrona prywatności pracowników korzystających z własnych telefonów, gdyż ich numery są dobrem osobistym chronionym przez RODO. Skuteczna polityka mobilna w firmie musi zatem łączyć dbałość o interesy organizacji z poszanowaniem praw pracowniczych, wskazując jednocześnie konkretne zasady dostępności oraz sankcje za naruszanie ustalonych norm.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Konieczność ustalenia czy i w jakich okolicznościach stosujemy telefony służbowe i prywatne.
- Ustalenie w przepisach wewnętrznych np. regulaminach co i jak stosowane w sferze zawodowej i jak i w sferze prywatnej.
- Wskazanie zakresu odpowiedzialności, kar jakie będzie mógł ponosić pracownik w przypadku niestosowania się do ustalonych unormowań.
Artykuł napisany przez:
Daniel Pałyga
Absolwent Uniwersytetu Opolskiego Wydziału Ekonomicznego na kierunku Administracja. Ukończył także Studia podyplomowe na Wydziale Zarządzania, Informatyki i Finansów na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu. Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener oraz wykładowca na uczelni wyższej, który od 2012 r. który przeprowadza szkolenia dla podmiotów publicznych i prywatnych. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. W trakcie wykonywania pracy w PIP Opole wielokrotnie współpracował z jednostką Straży Granicznej w Opolu oraz Komendami Powiatowymi Policji na terenie województwa opolskiego. Prowadził szkolenia dla jednostek publicznych z ramienia PIP w Opolu np. Urzędów Pracy i szkół. Od 1997 r. związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada szerokie doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.
