W tym wpisie przeczytasz:
- Jak udokumentować nowe okresy aktywności zawodowej?
- Co mówią nowe przepisy?
- Czas na udowodnienie stażu
- Kiedy pracownik odczuje skutki zmian?
- Wyjątki – kiedy okresy nie zostaną doliczone?
- Jak zmieni się sytuacja pracowników?
- Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 29 października 2025 r. w sprawie zasad wypłaty nagrody jubileuszowej
- Podsumowanie
- Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
Nowelizacja przepisów dotyczących stażu pracy istotnie rozszerza katalog aktywności zawodowych, które będą wliczane do okresu zatrudnienia. Oprócz umów o pracę, do stażu będą doliczane także m.in. okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych, prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okresy współpracy przy takiej działalności. Warto też pamiętać, że dotyczy to również studentów do 26. roku życia, którzy często zdobywają pierwsze doświadczenia zawodowe na umowach zlecenia lub umowach o świadczenie usług. Zmiany te mają realny wpływ na uprawnienia pracownicze, takie jak prawo do dłuższego urlopu, długość okresu wypowiedzenia czy wysokość odpraw.
Jak udokumentować nowe okresy aktywności zawodowej?
Aby nowe okresy mogły zostać zaliczone do stażu pracy, pracownik będzie musiał je odpowiednio udokumentować. Choć przepisy pozwalają doliczyć wiele nowych form pracy, to każdą z nich trzeba potwierdzić stosownym dokumentem. Ustawodawca precyzyjnie wskazał, jakie zaświadczenia należy uzyskać.
Pozarolnicza działalność gospodarcza
Jeśli ktoś prowadził firmę, współpracował przy jej prowadzeniu albo zawiesił działalność, aby opiekować się dzieckiem — okres ten może zostać zaliczony do stażu pracy. Jednak konieczne jest zaświadczenie z ZUS o opłaceniu składek emerytalnych, rentowych lub wypadkowych.
Umowy cywilnoprawne — zlecenia, usługi czy agencje
ZUS potwierdzi te okresy zaświadczeniem o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Co mówią nowe przepisy?
- 302^1 § 1 – do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.
- 302^1 § 3 – do okresu zatrudnienia wliczane będą także ww. okresy działalności zawodowej określone w art. 302^1 § 1 i 2, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Są to okresy wykonywania pracy lub działalności co do zasady stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych.
- 302^1 § 4 – do okresu zatrudnienia wlicza się udokumentowany, przebyty za granicą okres innej niż zatrudnienie działalności zarobkowej.
Okres wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia lub świadczenia usług zawartych z obecnym pracodawcą zostanie zaliczony zarówno do ogólnego, jak i do tzw. zakładowego stażu pracy.
Czas na udowodnienie stażu
Nowe rozwiązania dotyczące wliczania okresów aktywności zawodowej nie działa automatycznie. Ustawodawca dał pracownikom dokładnie dwa lata, aby złożyć dokumenty potwierdzające ich wcześniejsze zajęcia zawodowe.
Termin ten liczony będzie od:
- 1 stycznia 2026 r. — w sektorze publicznym,
- 1 maja 2026 r. — w sektorze prywatnym.
Jest to więc okno czasowe, w którym każdy pracownik powinien zgromadzić i przekazać odpowiednie zaświadczenia. Po jego zamknięciu pracodawca nie ma już obowiązku przeliczenia stażu.
Kiedy pracownik odczuje skutki zmian?
Choć nowe okresy mogą liczyć się do stażu, ich wpływ na uprawnienia pracownicze zacznie działać dopiero od określonych dat:
- 01.01.2026 r. – w jednostkach sektora publicznego,
- 01.05.2026 r. – u pozostałych pracodawców.
W praktyce oznacza to, że nawet jeśli ktoś pracował „na zleceniu” 10 lat temu, to dopiero od 2026 r. jego staż zostanie podwyższony, a uprawnienia — odpowiednio zwiększone. Co ważne, pracownik nie może domagać się wyrównania uprawnień za lata wcześniejsze. Zmiana działa wyłącznie na przyszłość.
Przykład
Pan Zenon od 2023 r. pracuje w prywatnej firmie. Zanim został zatrudniony:
- 4 lata pracował na umowie zleceniu,
- 5 lat prowadził własną działalność gospodarczą.
Łącznie daje to 9 lat aktywności, które do tej pory nie miały wpływu na jego prawa pracownicze. Gdy dostarczy dokumenty z ZUS, jego staż pracy zostanie przeliczony od 1 maja 2026 r. Od tego dnia:
- będzie miał prawo do 26 dni urlopu,
- jego okres wypowiedzenia się wydłuży,
- wzrośnie potencjalna wysokość odprawy.
Jednak (co podkreśla ustawa) nie będzie mógł żądać wyrównania za okres sprzed 1.05.2026 r.
Wyjątki – kiedy okresy nie zostaną doliczone?
Zasada wliczania nowych okresów nie obowiązuje we wszystkich sytuacjach. Ustawodawca przewidział, że:
- W przypadku naborów doliczenia nie stosuje się przy rekrutacjach:
- rozpoczętych przed 1.01.2026 r. w sektorze publicznym,
- rozpoczętych przed 1.05.2026 r. w sektorze prywatnym.
Chodzi o zachowanie równości wobec osób już uczestniczących w procesach naboru.
- Trwających okresów wypowiedzenia – jeśli umowa została wypowiedziana przed wejściem przepisów w życie, długość wypowiedzenia liczona jest jeszcze po staremu.
Jak zmieni się sytuacja pracowników?
Nowe regulacje mają wpływ m.in. na:
- Urlop wypoczynkowy – dzięki doliczeniu cywilnoprawnych form pracy, wielu pracowników szybciej osiągnie 10-letni staż i nabędzie prawo do 26 dni urlopu.
- Nagrody jubileuszowe i urlopy wychowawcze – szczególnie odczuwalne będzie to w jednostkach publicznych, gdzie staż decyduje o wielu świadczeniach.
- Odprawy przy zwolnieniach -im większy staż zakładowy, tym wyższa odprawa.
Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 29 października 2025 r. w sprawie zasad wypłaty nagrody jubileuszowej
Dziennik Gazeta Prawna wystosował następujące pytanie do MRPiPS: Pracownik sądu (analogicznie np. pracownik samorządowy lub inny pracownik, który jest objęty przepisami przewidującymi nagrody jubileuszowe przyznawane za wieloletnią pracę co 5 lat) ma 23 lata stażu pracy według dotychczasowych zasad, po 1 stycznia 2026 r. udokumentuje dodatkowy staż 7 lat wynikający z umowy zlecenia. Czy to oznacza, że pracodawca jest zobowiązany wypłacić jednocześnie dwie nagrody jubileuszowe: za 25 i za 30 lat pracy?
Wystosowana została następująca odpowiedź MRPiPS: Zasady nabywania uprawnień pracowniczych – w tym prawa do nagród jubileuszowych – określają przepisy szczególne właściwe dla danej grupy zawodowej. Przy ustalaniu stażu uprawniającego do nabycia nagrody mogą zostać uwzględnione nowe okresy dotychczas niewliczane.
Pracownicy sądów i prokuratury nabywają prawo do nagród jubileuszowych zgodnie z ustawą z dnia 18 grudnia 1998 r. o pracownikach sądów i prokuratury oraz przepisami wykonawczymi. Analogiczne zasady dotyczą pracowników samorządowych na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz właściwych rozporządzeń. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, jeżeli w dniu wejścia w życie nowych przepisów upływa okres uprawniający pracownika do dwóch lub więcej nagród jubileuszowych – wypłacana jest tylko jedna, najwyższa nagroda. Jeśli natomiast w ciągu 12 miesięcy pracownik nabędzie prawo do nagrody wyższego stopnia, wówczas niższa nagroda jest wypłacana, natomiast po upływie tego okresu wypłacana jest różnica do nagrody wyższej. Takie rozwiązanie zapobiega kumulowaniu świadczeń, ale jednocześnie chroni słuszne prawa pracownicze.
Podsumowanie
Nowe przepisy to odpowiedź na rzeczywistość, w której ścieżki zawodowe są bardziej zróżnicowane, docenia się różne formy pracy, a pracownicy zyskują prawo do bardziej sprawiedliwego ustalania stażu. Oczywiście jest to także obowiązek — trzeba skompletować niezbędne dokumenty i dostarczyć je w ciągu 24 miesięcy. Bez tego zmiana nie zadziała.
Dla wielu osób nowelizacja będzie szansą na realne podwyższenie uprawnień pracowniczych. Warto więc już teraz rozpocząć kompletowanie dokumentów i przygotować się do nadchodzących zmian.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Konieczność przygotowania procesu zbierania dokumentów od pracowników.
- Obowiązek uwzględnienia dodatkowych okresy aktywności zawodowej tylko wtedy, gdy pracownik dostarczy dokumenty w ciągu 24 miesięcy (od 1.01.2026 r. w sektorze publicznym i od 1.05.2026 r. w prywatnym).
- Uwzględnienie, że większa liczba pracowników osiągnie progi stażowe (np. 10 lat urlopu, wyższe odprawy), a w sektorze publicznym wzrośnie liczba osób uprawnionych do nagród jubileuszowych.
- Dział HR będzie musiał sprawdzać zaświadczenia potwierdzające składki emerytalne/rentowe/wypadkowe lub (w przypadku ulgi na start) ubezpieczenie zdrowotne.
- Zaliczenie umów zlecenia z obecnym pracodawcą do stażu zakładowego.
- Nowe zasady nie obowiązują przy rekrutacjach rozpoczętych przed 2026 r. ani przy wypowiedzeniach złożonych przed tą datą.
- Warto rozważyć już dziś aktualizację regulaminów i systemów kadrowo-płacowych.
Artykuł napisany przez:
Barbara Pawełko-Czajka
Wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu. Stale współpracuje m. in. ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce, Bankowym Ośrodkiem Doradztwa i Edukacji. Posiada praktyczne doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, dydaktyki akademickiej, doradztwie oraz w wdrażaniu przepisów prawnych z zakresu: ochrony danych osobowych (RODO), prawa pracy, zatrudniania cudzoziemców, umów cywilno-prawnych, prawa ubezpieczeń społecznych w firmach, urzędach i instytucjach.
