Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) to program finansowany z Funduszu Pracy, którego celem jest wspieranie rozwoju kompetencji pracowników i pracodawców. W praktyce oznacza to możliwość sfinansowania szkoleń, kursów czy studiów podyplomowych, które odpowiadają na realne potrzeby firmy i rynku pracy.
Kiedy jest nabór KFS 2026?
Nie ma jednego ogólnopolskiego terminu naboru – każdy urząd pracy ogłasza go indywidualnie. Dotyczy to nie tylko powiatowych urzędów pracy, ale również miejskich czy wojewódzkich jednostek. Najczęściej pierwsze nabory pojawiają się na przełomie lutego i marca i mogą trwać nawet do kwietnia, jednak same okna aplikacyjne są bardzo krótkie – często to tylko kilka dni.
Warto pamiętać, że oprócz naborów głównych mogą pojawiać się także nabory rezerwowe. Są one uruchamiane wtedy, gdy część środków nie została wykorzystana, wróciła do urzędu albo pojawiła się dodatkowa pula do rozdysponowania. Dla wielu firm jest to druga szansa na uzyskanie dofinansowania, jeśli nie udało się złożyć wniosku w pierwszym terminie.
Cała procedura jest ściśle sformalizowana. Urząd ma obowiązek ogłosić nabór z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych, co daje czas na przygotowanie dokumentów. Sam nabór musi trwać minimum 5 dni roboczych, jednak w praktyce środki często wyczerpują się znacznie szybciej.
W wielu przypadkach o przyznaniu dofinansowania decyduje kolejność zgłoszeń. Systemy elektroniczne rejestrują wnioski co do sekundy, dlatego kluczowe jest złożenie dokumentów już w pierwszych minutach po otwarciu naboru.
Warto również pamiętać, że jeśli wniosek zawiera błędy formalne – na przykład brakuje załączników, podpisu lub pojawią się nieścisłości – urząd wezwie do ich uzupełnienia. Zazwyczaj jest na to od 7 do 14 dni. Niedotrzymanie tego terminu oznacza pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia, a tym samym utratę szansy na dofinansowanie w danym naborze.
W praktyce oznacza to jedno – aby skutecznie zdobyć środki z KFS, trzeba być przygotowanym wcześniej i działać bardzo szybko.
Jak wygląda nabór wniosków?
Od 2026 roku cały proces został w pełni zdigitalizowany – nie ma już potrzeby drukowania dokumentów ani składania ich w urzędzie. Wnioski składa się wyłącznie online, za pośrednictwem portalu praca.gov.pl, który stanowi centralne narzędzie obsługi KFS.
Aby złożyć wniosek, pracodawca musi posiadać aktywne konto na portalu oraz narzędzie do autoryzacji, takie jak Profil Zaufany (ePUAP) lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Sam proces polega na wypełnieniu dedykowanego formularza (PSZ-KFS), jego podpisaniu i przesłaniu do właściwego urzędu pracy.
Po złożeniu dokumentów urząd dokonuje oceny wniosku pod względem formalnym i merytorycznym. W razie braków może wezwać do ich uzupełnienia, a po pozytywnej decyzji następuje podpisanie umowy i rozpoczęcie realizacji szkolenia.
Nowe zasady KFS 2026 – na co trzeba zwrócić uwagę?
Imienna lista uczestników i numery PESEL
Jedną z najważniejszych zmian jest obowiązek wskazania konkretnych uczestników szkolenia. Nie można już wnioskować o środki dla „anonimowych stanowisk”. We wniosku należy podać imienną listę uczestników wraz z numerami PESEL.
Oznacza to, że już na początku trzeba dokładnie określić, kto weźmie udział w szkoleniu, a także uzyskać od tych osób zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
Obowiązek utrzymania zatrudnienia – zasada 3 miesięcy
Kolejną istotną zasadą jest obowiązek utrzymania zatrudnienia przez minimum 3 miesiące po zakończeniu szkolenia. Dotyczy to zarówno pracowników, jak i przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą.
Warunek ten ma bezpośredni wpływ na rozliczenie otrzymanego dofinansowania.
Co jeśli pracownik odejdzie?
W przypadku wcześniejszego zakończenia współpracy kluczowa jest przyczyna rozwiązania umowy.
Jeśli to pracodawca podejmie decyzję o zwolnieniu pracownika, konieczny będzie zwrot środków wraz z odsetkami. W sytuacji, gdy to pracownik sam złoży wypowiedzenie lub zostanie zwolniony dyscyplinarnie, zazwyczaj nie ma obowiązku zwrotu – jednak trzeba to odpowiednio udokumentować.
Sankcje i karencja
Naruszenie warunków umowy KFS wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Oprócz obowiązku zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami, możliwe jest również nałożenie karencji, czyli zakazu ubiegania się o środki w kolejnym roku.
Jeśli chcesz dokładnie sprawdzić, jakie są aktualne priorytety KFS 2026, zajrzyj do naszego szczegółowego artykułu na ten temat.
Podsumowanie
Nabór KFS 2026 to proces, który wymaga nie tylko znajomości terminów, ale przede wszystkim dobrego przygotowania i szybkiego działania. Krótkie okna naborów, pełna cyfryzacja oraz nowe obowiązki – takie jak wskazanie konkretnych uczestników czy konieczność utrzymania zatrudnienia – sprawiają, że cały proces jest bardziej wymagający niż w poprzednich latach.
Największe szanse na dofinansowanie mają pracodawcy, którzy przygotują się wcześniej, dopasują szkolenia do aktualnych priorytetów oraz złożą kompletny i przemyślany wniosek już na początku naboru. Kluczowe jest również uwzględnienie lokalnych potrzeb rynku pracy oraz realnego wpływu szkolenia na rozwój firmy.
KFS w 2026 roku to wciąż bardzo atrakcyjne źródło finansowania rozwoju kompetencji, jednak wymaga podejścia strategicznego. Dobrze zaplanowany proces może przełożyć się na realne korzyści dla organizacji i jej pracowników.
Sprawdź nasze kursy i szkolenia
