W tym wpisie przeczytasz:
- Wprowadzenie – dlaczego ekwiwalent za urlop wciąż budzi wątpliwości?
- Zmiany, które wejdą w życie od 2026 roku, stanowią dobrą okazję do kompleksowego omówienia poszczególnych zagadnień
- Prawo do urlopu wypoczynkowego jako fundamentalna zasada
- Urlop zaległy – kiedy powstaje i jakie ma znaczenie?
- Jednostronne wyznaczenie urlopu zaległego przez pracodawcę
- Niewykorzystany urlop a rozwiązanie stosunku pracy
- Moment powstania prawa do ekwiwalentu
- Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
Wprowadzenie – dlaczego ekwiwalent za urlop wciąż budzi wątpliwości?
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy od lat stanowi jedno z najbardziej problematycznych zagadnień w praktyce prawa pracy. Choć przepisy regulujące to świadczenie funkcjonują od dawna, ich stosowanie w praktyce niejednokrotnie rodzi pytania i wątpliwości.
Problemy pojawiają się zwłaszcza w sytuacjach takich jak:
- rozwiązanie umowy w trakcie miesiąca,
- niewykorzystanie urlopu z przyczyn niezależnych od pracownika,
- kumulowanie urlopów zaległych,
- spory co do terminu wypłaty i sposobu obliczeń.
Zmiany, które wejdą w życie od 2026 roku, stanowią dobrą okazję do kompleksowego omówienia poszczególnych zagadnień
- czym jest prawo do urlopu wypoczynkowego,
- kiedy powstaje urlop zaległy,
- w jakich sytuacjach przysługuje ekwiwalent,
- jak i kiedy należy go wypłacić po nowemu.
Prawo do urlopu wypoczynkowego jako fundamentalna zasada
Prawo do wypoczynku jest jedną z podstawowych zasad prawa pracy i pełni funkcję ochronną wobec pracownika. Zgodnie z Kodeksem pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie można się zrzec ani ograniczyć w drodze umowy.
Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Urlop powinien być wykorzystywany w naturze, a jego zastąpienie świadczeniem pieniężnym w trakcie trwania stosunku pracy jest co do zasady niedopuszczalne.
Urlop zaległy – kiedy powstaje i jakie ma znaczenie? uprzedzenia?
Jeżeli urlop wypoczynkowy nie zostanie wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, staje się on urlopem zaległym. Nadal przysługuje pracownikowi, jednak jego wykorzystanie podlega szczególnym regułom.
Do najczęstszych przyczyn powstania urlopu zaległego należą:
- długotrwała choroba,
- oddelegowanie do innych obowiązków,
- korzystanie z urlopów związanych z rodzicielstwem,
- szczególne potrzeby organizacyjne pracodawcy.
Urlop zaległy powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Jednostronne wyznaczenie urlopu zaległego przez pracodawcę
W przypadku urlopu zaległego nie obowiązuje zasada porozumienia stron co do terminu jego wykorzystania. Pracodawca ma prawo jednostronnie wskazać termin urlopu zaległego, nawet bez zgody pracownika.
Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy, uznając, że pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w wyznaczonym terminie, nawet wbrew jego woli (wyrok SN z 24.01.2006 r., I PK 124/05).
Niewykorzystany urlop a rozwiązanie stosunku pracy. kandydatów?
W momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy sytuacja ulega zasadniczej zmianie. Jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu – zarówno bieżącego, jak i zaległego – traci możliwość jego wykorzystania w naturze.
W takiej sytuacji ustawodawca przewiduje obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Jest to jedyna dopuszczalna forma „rozliczenia” urlopu wypoczynkowego po zakończeniu zatrudnienia.
Moment powstania prawa do ekwiwalentu
Prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop powstaje z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.
Zmiany od 2026 roku – nowy moment wypłaty ekwiwalentu
Prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop powstaje z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.
Zmiany od 2026 roku – nowy moment wypłaty ekwiwalentu
Od 2026 roku zmieniają się zasady dotyczące wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. 7 stycznia 2026 r. Prezydent podpisał nowelizację ustawy z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych a nowe przepisy wejdą po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Nowelizacja nie ingeruje w samo prawo do ekwiwalentu ani w sposób jego obliczania, ale istotnie modyfikuje termin spełnienia tego świadczenia.
Nowelizacja przepisów wprowadza ważne zmiany dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Dotychczasowy art. 171 Kodeksu pracy:
- 1. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
- 2. (uchylony)
- 3. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Nowe brzmienie art. 171 Kodeksu pracy
w art. 171 po § 3 dodaje się § 4 i 5 w brzmieniu:
- 1. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
- 2. (uchylony)
- 3. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
- 4. Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85.
- 5. Przepisu § 4 nie stosuje się, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 przypada na dzień przed zakończeniem stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, dokonuje się w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym.
Zasada jest prosta – od 2026 roku ekwiwalent nie będzie już traktowany jako świadczenie wymagające osobnej, natychmiastowej wypłaty w dniu zakończenia pracy.
Po zmianach ekwiwalent będzie wypłacany razem z wynagrodzeniem, czyli w tym samym terminie, w którym pracodawca wypłaca pracownikom pensje. Oznacza to, że w większości przypadków pracownik otrzyma pieniądze za niewykorzystany urlop wraz z ostatnią wypłatą, a niekoniecznie w dniu odejścia z pracy.
Ustawodawca przewidział jednak sytuacje, w których termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. W takim przypadku ekwiwalent nie przepada ani nie jest odkładany bezterminowo – musi zostać wypłacony najpóźniej w ciągu 10 dni od dnia zakończenia stosunku pracy.
Dodatkowo przepisy porządkują kwestię dni wolnych od pracy. Jeżeli wyznaczony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu przypadnie na dzień wolny, świadczenie powinno zostać wypłacone w dniu poprzedzającym
Celem wprowadzonych zmian jest przede wszystkim uproszczenie rozliczeń związanych z zakończeniem zatrudnienia. Zmiana przepisów ma bardzo konkretny wymiar praktyczny. Po nowelizacji pracodawca będzie mógł przekazać ekwiwalent w standardowym terminie wypłaty wynagrodzenia, bez konieczności dokonywania odrębnego przelewu w dniu zakończenia zatrudnienia.
Przykładowo, jeżeli w danej firmie wynagrodzenia są wypłacane 10. dnia miesiąca, a pracownik rozwiązuje umowę o pracę z końcem poprzedniego miesiąca, to:
- ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie musi być wypłacony w dniu odejścia z pracy,
- pracownik otrzyma go łącznie z ostatnią pensją, czyli 10 dnia miesiąca następującego po ustaniu zatrudnienia.
Nowe zasady mają ograniczyć liczbę błędów w naliczaniu ekwiwalentu, wyeliminować konieczność wykonywania oddzielnych przelewów oraz realnie odciążyć działy kadrowo-płacowe, zwłaszcza w firmach, w których często dochodzi do zmian kadrowych i dużej rotacji pracowników.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje wyłącznie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i nie ulega zmianie.
- Zmianie ulega termin wypłaty ekwiwalentu, który co do zasady będzie realizowany w terminie wypłaty wynagrodzenia obowiązującym u pracodawcy.
- Zniesiony zostaje obowiązek wypłaty ekwiwalentu w dniu zakończenia zatrudnienia.
- W przypadku gdy termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, ekwiwalent podlega wypłacie w terminie do 10 dni od dnia ustania stosunku pracy.
- Nowe przepisy precyzują zasady wypłaty ekwiwalentu w sytuacji, gdy ustalony termin przypada na dzień wolny od pracy.
- Wprowadzone regulacje upraszczają rozliczenia związane z zakończeniem stosunku pracy oraz ograniczają obciążenia administracyjne po stronie pracodawców, w szczególności w działach kadr i płac.
Artykuł napisany przez:
Barbara Pawełko-Czajka
Wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu. Stale współpracuje m. in. ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce, Bankowym Ośrodkiem Doradztwa i Edukacji. Posiada praktyczne doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, dydaktyki akademickiej, doradztwie oraz w wdrażaniu przepisów prawnych z zakresu: ochrony danych osobowych (RODO), prawa pracy, zatrudniania cudzoziemców, umów cywilno-prawnych, prawa ubezpieczeń społecznych w firmach, urzędach i instytucjach.
